Примечания к ячейкам
Для того чтобы было удобнее работать с таблицей, можно к ячейкам, содержащим важную информацию, писать пояснительный текст. В Excel такие тексты называются примечаниями.
В примечании, помимо пояснительного текста, указывается автор примечания. Информация об авторе вносится в поле Имя пользователя на вкладке Общие команды Сервис/Параметры.
Создание примечания:
активизировать ячейку;
вызвать команду Вставка/Примечание;
ввести текст примечания в открывшемся поле;
щелкнуть вне поля примечания.
В ячейке, для которой создано примечание, появляется индикатор примечания – красный треугольник. Для просмотра примечания достаточно поместить курсор мыши на ячейку с примечанием.
Индикаторы примечаний можно не отображать на экране. Для этого на вкладке Вид команды Сервис/Параметры в группе опций Примечание нужно выбрать вариант Не отображать. При выборе варианта Примечание и индикатор на экране будут отображаться одновременно все примечания.
Для удаления примечания следует активизировать ячейку и выполнить команду Правка/Очистить/Примечания.
Подготовка таблиц к печати
Все параметры, необходимые для печати таблицы, можно установить с помощью команды Файл/Параметры страницы.
На вкладке Лист окна Параметры страницы указывается диапазон ячеек, выводимых на печать. Нужно щелкнуть в поле Выводить на печать диапазон, затем в таблице выделить печатаемый блок ячеек (непрерывный!).
На вкладке Страница указывается размер бумаги, на которой будет печататься таблица, и ориентация страницы (книжная или альбомная). Кроме того, на данной вкладке задается масштаб изображения таблицы на страницах распечатки.
Масштаб можно указать двумя способами:
выбрать переключатель установить в группе Масштаб и задать конкретное значение масштаба в числовом поле;
выбрать переключатель разместить не более чем на и указать, сколько должно получиться страниц распечатки; Excel при этом сам рассчитает масштаб.
Второй способ указания масштаба удобнее, когда печатается большая таблица и ее необходимо уменьшить. Если же таблицу требуется увеличить, следует пользоваться первым способом.
Вкладка Поля используется для определения величины полей; здесь же можно установить режим центрирования таблицы на странице распечатки по горизонтали и по вертикали.
В Excel, так же как в Word, на печатаемых страницах есть колонтитулы: верхний колонтитул на верхнем поле и нижний колонтитул на нижнем поле. Определить содержимое колонтитулов можно с помощью средств вкладки Колонтитулы. В списках Верхний колонтитул и Нижний колонтитул можно выбрать один из готовых вариантов. Для создания собственного варианта нужно щелкнуть на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул.
Колонтитулы, и верхний, и нижний, состоят из трех частей. Информацию можно вводить в любую часть, выбрав предварительно ее мышью.
В колонтитулы можно включать любой текст и специальные коды (см. Рис. 2. 2). Для ввода кода нужно щелкнуть на соответствующей кнопке в окне Колонтитул.
Текст, вставленный в колонтитул, можно форматировать. Для этого текст нужно выделить и щелкнуть на кнопке Шрифт.
Рис. 2. 2
С многостраничной распечаткой большой таблицы гораздо удобнее работать, если на каждой странице распечатки повторяются строки и столбцы с заголовками.
Чтобы обеспечить эту возможность, нужно на вкладке Лист щелкнуть в поле сквозные строки (или сквозные столбцы), затем в таблице выделить строки (столбцы), содержащие заголовки.
После определения параметров печати и перед непосредственным выводом информации на печать следует просмотреть страницы распечатки в режиме Предварительный просмотр (команда Файл/Предварительный просмотр). Для перелистывания страниц служат кнопки Далее и Назад. Курсор мыши в данном режиме имеет вид лупы. Щелчок на какой-либо части страницы увеличивает масштаб изображения. Повторный щелчок уменьшает масштаб.
Выход из режима Предварительный просмотр – щелчок на кнопке Закрыть.