1.1.10Числовые форматы

В Excel существует много возможностей изменять вид чисел, введенных в ячейки. Все числовые форматы представлены на вкладке Число окна Формат ячеек. Числовые форматы собраны в категории.

Категория Числовой. Позволяет задавать количество десятичных знаков в числе и выбирать способ отображения отрицательных чисел. Если реально число содержит меньше десятичных знаков, чем установлено в формате, то в десятичной части будут добавляться 0. Если десятичных знаков в числе больше, чем указано в формате, число на экране будет округляться. Например: в формате задано 2 десятичных знака; числа 10 и 5,639 будут на экране выглядеть как 10,00 и 5,64.

Категория Денежный. Дополнительно к категории Числовой позволяет добавлять к числу знак денежной единицы.

Категория Финансовый. Используется для оформления бухгалтерских документов. Основное назначение форматов данной категории – выравнивать числа в ячейке относительно левой и правой границы. При этом добавляется отступ справа, знак “-“ у отрицательных чисел располагается по левой границе ячейки, вместо 0 ставится прочерк (-). В категории Финансовый можно выбрать количество отображаемых десятичных знаков.

Пример. В ячейки введены числа: 12,735; 0; -74,2. В формате Финансовый определено 2 десятичных знака и обозначение денежной единицы. Отформатированные числа будут выглядеть следующим образом:

Еще раз подчеркнем, что форматирование меняет только отображение чисел. В вычислениях же используются те числа, которые содержатся в ячейках. Это может приводить к кажущемуся несоответствию данных, представленных на экране, и результатов вычислений.

Для того чтобы убрать это несоответствие, можно на вкладке Вычисления команды Сервис/Параметры установить флажок Точность как на экране. При установке этого режима Excel в вычислениях использует те числа, которые отображаются на экране.

Категория Дата. Как уже упоминалось выше, в Excel нет типа данных «дата». Все вводимые даты преобразуются в числа. Те даты, которые мы видим на экране, - это только результат применения формата даты к числу. Чтобы проверить, какому числу соответствует та или иная дата, достаточно применить к ячейке числовой формат.

1.1.11Условное форматирование

Можно присваивать ячейкам форматы, которые будут меняться в зависимости от данных, вводимых в эти ячейки. Эта возможность особенно удобна при создании таблиц-шаблонов.

Порядок создания условного формата:

• выделить ячейки, для которых создается формат;

• вызвать команду Формат/Условное форматирование;

• указать числовой диапазон, для которого создается формат:

• выбрать вариант Значение в списке Условие;

• выбрать операцию сравнения;

• ввести числовую константу;

• щелкнуть на кнопке Формат; задать формат обычным образом;

• если нужно создать формат еще для какого-то диапазона, следует щелкнуть на кнопке А также>> и повторить вышеописанные действия.

Пример условного формата для трех диапазонов -Рис. 2. 1.

1.1.12Автоформат

Если нужно быстро оформить таблицу, можно воспользоваться одним из готовых форматов, имеющихся в Excel.

Для этого нужно:

• выделить ячейки, подлежащие форматированию;

• вызвать команду Формат/Автоформат;

• выбрать формат в Списке форматов.

Рис. 2. 1