12Чим характеризується змістовна уніфікація документів

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою стуктурою,використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту.Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією.Така інформація може бути подана у вільному викладі,але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму.Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає

введення певних обмежень ,що полягають в уніфікації структури тексту,шляхом дотримання чіткої послідовності,розташування його змістових компонентів,а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа,який складається з двох частин:вступної,що містить обгрунтування проблеми,встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти4основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів .Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління,супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових.Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікаціїї за різними ознаками : використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності ,що забезпечується використанням єдиних форм документації,які входять до пов’язаних між собою систем,призначених для обслуговування управлінської сфери.

Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

-введення обмежувальних переліків форм документів;

-створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів,однакових або близьких за призначенням ;

-уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;

До методів змістовної уніфікації відносяться: встановлення складу форм, створення типових форм, побудова єдиної моделі документів для груп однорідних задач з використанням формуляра-зразка, уніфікація і стандартизація інформаційних елементів і використовуваних показників.

13Охарактеризуйте систему документації підприємства

ЄДСД типовою інструкцією по діловодстві встановленно, що діловодство

організується на основі повної або часткової централізації. Вибір

системи організації діловодства залежить від об’єму документаційної

роботи, структури підприємства та територіального розміщення його

підрозділів, численності діловодного персоналу та технічного

забезпечення. У відповідності до цієї системи всі діловодні операції (

прийом, реєстрація, направлення документа на виконання, контроль

виконання, оформлення та відправко ) здіснюється спеціальними

структурними підрозділами діловодної служби.При організації діловодства за частковою централізацією ( вона може

називатися змішаною ). Одна частина діловодних операцій використовується централізовано а інша, децентралізовано.Централізовано здіснюється найбільш трудомісткі діловодні операції, які можна механізувати – це може бути розподіл документа, їх доставка виконавцям або в структурні підрозділи, контроль відправка. А діловодніпроцеси, які пов’язані безпосереднім обслуговуванням керівників іспеціалістів ( може бути: оформлення документа, їх зберігання ),виконуються децентралізовано.Типова інструкція по діловодству рекомендує приймати централізовану систему організації діловодства в установах з невеликою кількістю

струоіктурних підрозділів та об’ємом документа більше як 10000документів.