3. Реквізити документів. Вимоги, які пред'являються до первинної документації

Показники бухгалтерських документів називаються реквізитами.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати обов'язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа, код, дата і місце складання, зміст

господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витраченням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

4. Бухгалтерська обробка документів. Документооборот та його організація. Зберігання документів

Перед тим, як на підставі документу зробити запис в бухгалтерському обліку, вони підлягають бухгалтерській обробці, яка включає: перевірку документів, таксировку, групування, зведення та контировку.

Перевірка суті здійснених господарських операцій, відображених в документах, заключається в тому, що встановлюється законність самої операції, її відповідність діючим законоположенням, нормативним актам. Потім здійснюється арифметична

26

перевірка документів, яка включає повторення тих же арифметичних дій, які були використані при визначенні цифрових даних особами, які склали той чи інший документ.

Таксировка — це значить в документах проставити ціну для визначення вартості таксируємих матеріальних цінностей шляхом помноження їх ціни на кількість або визначення вартості виконаних робіт в нарядах на виконані роботи.

Групування документів здійснюється за відповідними ознаками, після чого складають накопичувальні та зведені відомості.

Контировка документів означає, що у спеціально відведених місцях або на вільному полі документів бухгалтер зазначає коди кореспондуючих рахунків, на яких треба записати показники господарських операцій.

Документооборот рух документів від моменту їх складання на даному підприємстві або одержання зі сторони до використання для бухгалтерських записів і передачі в архів.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств, установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються окремим підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером.

До передачі документів до архіву підприємства, установи документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером, як правило не більше одного року.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням.

Після закінчення зазначених строків зберігання, документи, які підлягають державному зберіганню, передають із архівів підприємств до державних, інші документи знищують, про що складають акт.