Aufgaben zur Konversation:

1. Betrachten Sie den Muster-Informationsbrief aus einer Begrüßungsmappe (Abbildung 1):

1. Überlegen Sie: In welcher Situation wird solch eine Begrüßungsmappe vorbereitet? Wer kann sie bekommen?

2. Überlegen Sie:

• Wer hat die Begrüßungsmappe vorbereitet?

• Zu welchen Zwecken wurde die Begrüßungsmappe zusammenstellt?

• Welche Informationen enthält die Begrüßungsmappe?

• Enthält der Informationsbrief irgendwelche guten Wünsche oder Einladungen zur Veranstaltungen?

3. Analysieren Sie die Struktur und sprachliche Form des Informationsbriefs:

• Welche Teile enthält der Brief?

• Werden einige Briefteile mit Hilfe von Klischees formuliert?

• Ist der allgemeine Ton des Briefs offiziell und sachlich oder ist er eher locker? Welche sprachlichen Elemente zeugen davon?

2. Betrachten Sie die weiteren Auszüge aus der Begrüßungsmappe (Auszug 1 und Auszug 2):

1. Welche Informationen kann man in den Auszügen finden?

2. Beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Welches Ziel hat die Unternehmensveranstaltung?

• Welche Themen stehen auf dem Programm?

Herzlich Willkommen!!! Sehr geehrte/r .............., unser gesamtes (Name Unternehmen).......... -Team freut sich, Sie ab heute bei uns an Board zu haben! Wir möchten Ihnen den Einstieg so leicht als möglich gestalten, damit Sie sich bei uns wohlfühlen und Ihren neuen Aufgaben ohne Komplikationen zuwenden können. Ihre neuen Kollegen und besonders Ihr Pate .............. (Name) werden Ihnen helfend zur Seite stehen. Zusätzlich haben wir für Sie eine Info-Mappe zusammengestellt. Hier erhalten Sie Unterlagen, in denen wichtige Informationen für Sie zusammengefasst sind. Inhalt Ihrer Info-Mappe: Programm der Einarbeitungsveranstaltung Allgemeine Informationen über das Unternehmen Unser Unternehmen von A-Z Handbuch für unser EDV-System Telefonliste Gebrauchsanweisung für das Telefon Jeden Monat findet eine Informationsveranstaltung für neue Mitarbeiter statt. Hierzu möchten wir Sie gerne einladen: Datum, Uhrzeit Ort Die Informationsveranstaltung soll Ihnen einen Überblick über das Unternehmen und unsere Produkte geben. Zusätzlich erhalten Sie wichtige Informationen über Organisatorisches. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Paten, Ihre Kollegen oder Ihren Vorgesetzten. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start! Das gesamte (Name Unternehmen) .......... –Team Anlage Begrüßungsmappe

Abbildung 1: Muster-Informationsbrief

• Finden Sie die Veranstaltung umfassend oder brauchen Sie als neuer Mitarbeiter noch mehr Informationen?

• Welche Fragen werden im Handbuch für Mitarbeiter behandelt?

• Wie meinen Sie, für die Vertreter welcher Positionen im Unternehmen ist dieses Handbuch bestimmt?

• Welche Fragen finden Sie besonders wichtig? Welche Themen sind, Ihrer Meinung nach, überflüssig?

Auszug 1: Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter

Zeit	Inhalt
9.00 - 9.15	Begrüßung und Agenda
9.15 - 9.45	Kennen lernen der neuen Kollegen
9.45 - 10.45	Unser Unternehmen (Historie, Entwicklung, Organigramm, Produkte, Kunden)
10.45 - 11.00	Pause
11.00 - 12.00	Vision und Strategie des Unternehmens Das Management-Team mit Kurzvorstellung der Aufgaben der einzelnen Bereiche
12.00 - 13.00	Gemeinsames Mittagessen
13.00 - 13.15	Führung durch das Haus
13.15 - 14.00	Human Resources bei uns
14.00 - 14.30	Unser Unternehmen von A-Z
14.30 - 15.00	Offene Fragen
15.30 - 16.30	EDV-Einführung
16.30 - 17.00	Abschluss und Feedback

Auszug 2: A-Z für neue Mitarbeiter

Abfall

Der Abfall wird nach Papier- und Restmüll sortiert. Hierzu stehen weiße Eimer für Papier sowie blaue Eimer für Restmüll zur Verfügung, die jeweils abends geleert werden. Papier wird, sofern es sich um firmeninterne Unterlagen handelt, durch den Aktenvernichter unkenntlich gemacht. Streng vertrauliche Dokumente können darüber hinaus auch sofort vernichtet werden - Aktenvernichter befinden sich in der Buchhaltung und in der Personalabteilung.

Anrede

Im Allgemeinen gilt folgende Regelung: soweit nicht anders vereinbart, werden Mitarbeiter mit Sie und Nachnamen angesprochen.

Arbeitsversäumnis, Krankheit

Wer nicht rechtzeitig zur Arbeit kommen kann, teilt dies direkt seinem Vorgesetzten mit, der dann die Personalabteilung informiert. Das gilt auch, wenn keine Nachweispflicht besteht (z.B. bei Kurzerkrankungen) und wenn das Arbeitsversäumnis länger dauert als ursprünglich angezeigt.

Arbeitsunfall

Bei Unfällen während der Dienstzeit ist der Vorgesetzte sofort zu informieren. Dieser meldet den Unfall an die Personalabteilung.

…

Besucher

Bei einer Terminvereinbarung sind folgende Informationen an den Empfang weiterzugeben:

• Vereinbarter Termin (Datum, Uhrzeit)

• Anzahl der Personen, Firma, Namen

• Name des Ansprechpartners

Bürobedarf

Büromaterial ist in den Schränken beim Empfang zu finden. Der Empfang ist auch für die Bestellung zuständig.

…

Direktversicherung

Sie können eine Direktversicherung bei einer Versicherung Ihrer Wahl abschließen. Die Beiträge werden monatlich bzw. als Einmalbetrag direkt vom Gehalt abgezogen. Es können Beiträge bis zu einem Höchstbetrag von derzeit 1800 EUR in die Versicherung einbezahlt werden. Eine Zuzahlung des Unternehmens zur Direktversicherung erfolgt nicht.

Erste-Hilfe-Schrank

Der Erste-Hilfe-Schrank befindet sich beim Empfang. Dort hängt auch eine Liste der Ersthelfer aus.

…

Faxgerät

Bitte wählen Sie grundsätzlich die Null vor und danach die Rufnummer. Bei den meisten Faxgeräten wird das Papier mit dem Gesicht nach unten aufgelegt.

Geburtstagsliste

Die aktuelle Geburtstagsliste finden Sie als Datei auf dem Server unter folgendem Pfad: ...

Gehalt

Das Gehalt wird am 25. des Monats direkt auf Ihr Konto überwiesen. Zur gleichen Zeit erhalten Sie Ihre Gehaltsabrechnung. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

Getränke

Wir stellen kostenlos kalte und warme Getränke zur Verfügung. Kaffee und verschiedene Teesorten sind in der Küche zu finden.

Geschäftsreisen- Genehmigung

Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor der Buchung einer Geschäftsreise eine Reisegenehmigung von Ihrem Vorgesetzten abzeichnen lassen.

…

Küche

In der Küche befinden sich ein Wasserkocher sowie eine Geschirrspülmaschine. Bitte stellen Sie Ihr Geschirr selbst in die Geschirrspülmaschine.

Laufwerk

Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Laufwerk, in welches er seine Daten abspeichern kann. Auf dieses Laufwerk hat nur er Zugriff. Darüber hinaus gibt es Abteilungslaufwerke, auf welche auch die Abteilungskollegen zugreifen.

Mitarbeiterdaten

Sämtliche im Zusammenhang mit der Einstellung gemachten Angaben werden vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter werden gebeten, die Personalabteilung über Änderungen unverzüglich zu informieren.

…

(Aus: www.lexware.de)

3. Bereiten Sie Ihre Begrüßungsmappe vor: Wählen Sie das Ziel der Begrüßungsmappe, schreiben Sie den Informationsbrief, stellen Sie die Anlagen zusammen. Tauschen Sie die Begrüßungsmappen in der Gruppe aus. Geben Sie Ihre Meinung über die Bewerbungsmappe Ihres Kollegen: Finden Sie die Inhalte interessant, ausreichend, gut formuliert etc.? Hören Sie die Meinung Ihrer Kollegen über Ihre Begrüßungsmappe.