47.Обладання та оформлення офісу туристичної фірми. Організація роботи front-, back- та call-offices фірм-туроператорів.

Обладнання офісу турфірми

До загальноприйнятих вимог, які висуваються до офісу туристичної фірми відносять: 1. Оформлення приміщень для відвідувачів та персоналу: > обладнання робочого місця персоналу; > технічне забезпечення оперативної діяльності (засоби зв'язку, комп'ютер, копіювальна техніка); > обладнання для зберігання цінних документів, паперів; > місця для відвідувачів. 2. Наявність інформації для споживачів в доступному для них місці: > копія свідоцтва про реєстрацію; > копія ліцензії на право здійснення туристичної діяльності; > копія сертифікату відповідності; > копія ліцензії на використання знаку відповідності; > рекламні проспекти, каталоги та інші рекламні засоби, розроблені за окремими турами; > вивіска з інформацією про графік роботи. 3. Підтримка оптимального мікроклімату (температури, вологості повітря).

Front office -- це командний пункт, його нервовий центр, місце зустрічі гостей з готелем і прощання з ним. Для гостя Front office -- це обличчя готі більш того, часто все спілкування гостей з готелем обмежується спілкуванням з персоналом за стійкою служби прийому. Тому уміння спілкуватися з самими різними людьми -- важлива якість працівників цієї служби. Працівники цієї служби повинні уміти продавати товар -- готель, створити сприятливий імідж готелю, бути представником менеджменту готелю, здатним вирішити будь-яку проблему гостя, забезпечити його безпеку і, взагалі бути кращими друзями туриста.

Загальні вимоги до службового приміщення (офісу):

Наявність інформаційної вивіски або зовнішньої реклами із зазначенням найменування згідно з установчими документами та логотипу (за його наявності).

При вході в службове приміщення ліцензіата розміщується інформація про режим  його роботи. Туроператор на видному для туриста місці повинні розмістити такі документи:

• копію ліцензії;

• копію свідоцтва про державну реєстрацію;

• копію довідки банківської або іншої кредитної установи про підтвердження фінансового забезпечення відповідальності ліцензіата;

• відомості про працівників: прізвище, ім`я, по батькові керівника, його заступників, головного бухгалтера, менеджерів;

• книгу відгуків та пропозицій громадян;

• Ліцензійні умови; адреси та телефони центрального та місцевого органів виконавчої влади в галузі туризму, територіального управління у справах захисту прав споживачів, перелік номерів телефонів, факсів ліцензіата.

За останні десятиліття ніщо так не сприяло успішному розвитку економіки країн у всьому світі як різні технологічні інновації. Технічний прогрес дозволяє створювати нові і покращувати роботу існуючих підприємств різних напрямів.

Зараз вже важко уявити, як могли функціонувати готелі, санаторії, мотелі, туристичні фірми та інші компанії без систем комп'ютерного забезпечення. В даний час ці системи широко поширені і добре скоординовані. Висока економічна ефективність використання комп'ютерних систем спонукала їх власників боротися за вплив на ринку.

На сьогоднішній день існує декілька професійних розробок, які заслуговують уваги при виборі автоматизованої системи управління.

Найбільш поширеним універсальним продуктом є комплекс найбільшої в світі компанії «Micros - Fidelio», що спеціалізується на створенні систем управління для готелів і ресторанів впродовж 20 років. Така система встановлена на підприємствах більше 100 найбільших готельних ланцюгів (Sheraton, Hilton, Marriott, Kempinsky, Hyatt і ін.)

Fidelio Front Office – одна з найпопулярніших у світі систем автоматизації служби прийому і розміщення гостей. Програмний комгшекс Fidelio Front Office здійснює взаємозв'язок практично всіх відділів готелю і дозволяє автоматизувати бронювання номерів (у тому числі приймати бронювання з міжнародних центрів бронювання готелів та Інтернету), реєстрацію розміщення і розрахунок гостей, управління номерним фондом, дозвіллям гостей, складання прогнозів роботи готелю на майбутнє.

До основних модулів комплексу Fidelio Front Office відносяться:

1. модуль бронювання, який цілком автоматизує процес бронювання номерів готелю, що дозволяє працювати з індивідуальними, корпоративними, груповими замовленнями;

2. модуль керування тарифами – дозволяє досягти оптимальної структури тарифів, беручи до уваги такі фактори, як рівень заповнюваності готелю, типи номерів, пакети послуг, корпоративні угоди;

3. модуль прийому і розміщення – дозволяє гнучко організувати і реалізувати поселення гостей та ефективно здійснювати операції з обслуговування проживаючих;

4. модуль ведення рахунків і розрахунку з клієнтами – дозволяє вести індивідуальні рахунки гостей, компаній, реєструвати послуги, зроблені гостю (як вручну, так і автоматично) за допомогою інтерфейсів різними системами;

5. модуль керування номерним фондом (модуль господарського відділу) – дозволяє отримувати оперативну інформацію про стан номерів, видавати персональні завдання покоївкам на прибирання номерного фонду готелю (відображає поверховий план та історії кімнат);

6. модуль головного інженера – дозволяє реєструвати заявки на ремонт обладнання гостьових номерів, службових приміщень та простежувати їх виконання;

7. модуль керування дозвіллям – дозволяє ефективно бронювати центри дозвілля готелю як для гостей, так і для відвідувачів, які не проживають у готелі;

8. модуль звітів включає більш 500 стандартних звітів (бронювання, проживання, профайли, фінансові звіти, звіти нічного аудиту, статистика, звіти змін тощо), а також генератор звітів, що дозволяє створювати власні звіти;

9. модуль роботи з дебіторами дозволяє оперативно відслідковувати заборгованості контрагентів / замовників;

10. модуль постійного гостя – дозволяє працювати з програмами заохочення постійних клієнтів (як існуючі програми авіакомпаній, так і власні програми готелю);

11. модуль роботи з турагентами дозволяє оперативно розраховувати комісійні для туристичних фірм.

Комплекс Fidelio Front Office забезпечує зв'язок майже з 500 різними системами, використовуваними в готелях, - телефонними станціями, ресторанними системами, системами контролю доступу, платного телебачення, міні-барів, авторизації кредитних карток, енергозабезпечення, централізованого бронювання і багатьма іншими. У найближчий час готелям запропонується новий інтерфейс з фіскальним реєстратором, що дозволяє замінити використання касових апаратів.

До переваг Fidelio Front Office слід віднести легкість в експлуатації, обумовлену досить простою логікою побудови системи та зручністю інтерфейсу; підвищений рівень безпеки використовується суворе розмежування доступу користувачів, гнучкість настроювання; як показала практика, Fidelio Front Office може з успіхом використовуватися як у готелях, що належать міжнародним мережам з суворим стандартами роботи, так і в незалежних готелях і пансіонатах із зовсім різною технологією роботи.

Система HRS Back Office є рішенням для автоматизації бухгалтерського обліку та всією фінансово-господарською діяльністю з урахуванням специфіки будь-якого об'єкта (готель, санаторій чи ресторан). Це потужний інструмент для зростання ефективності управління Вашим підприємством, який сприяє досягненню найбільших успіхів у Вашому бізнесі.

Система побудована по модульному принципу, що дозволяє найбільш гнучко вирішувати задачі комплексної автоматизації готелів та ресторанів. 

Система "HRS Back Office" дозволить Вам вести облік в гривні, іноземних валютах та гривневому еквіваленті товарно-матеріальних цінностей,

при цьому:

• деталізувати облік по рахунках розширеного аналітичного обліку, а також по ряду допоміжних ознак, якими можна доповнювати бухгалтерські проводки; 

• здійснювати калькуляцію блюд, проводити на її основі списання продуктів, а також одержувати звіти по ресторану; 

• вести облік матеріальних цінностей за методами: <Середні ціни>, <ФИФО>, <ЛИФО>, а також по складам та матеріально-відповідальним особам; 

• одержувати оборотні відомості переміщення ресурсів по синтетичних та аналітичних рахунках; 

а також:

• готувати управлінські звіти для керівництва готелю чи ресторану;

• готувати внутрішньогосподарські документи на переміщення матеріальних цінностей. 

• Бэк-офис — операционно-учётное подразделение, обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении активами и пассивами организации.

• front- office – відділ безпосередньої роботи з клієнтами (обслуговування, продажі, маркетинг)