2.3. Управление организацией

На предприятии применяется линейно-функциональная структура управления, которая сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые они выполняют (см. рис. 2.3.1). Деятельность того или иного подразделения соответствует наиболее важным направлениям деятельности предприятия.

Линейно-функциональная структура представляет собой наложение линейной структуры управления на функциональную. Линейный руководитель высшего уровня осуществляет непосредственное управление линейными руководителями нижнего уровня по вопросам оказания услуг и контролирует функциональные звенья среднего по основным показателям их деятельности: прибыли, рентабельности, производительности труда, фонду заработной платы и т.п.

Функциональное звено управления руководит линейными звеньями нижнего уровня в рамках своей компетенции (косвенное управление).

Данная организационная структура является целесообразной для компании в силу преимуществ, которыми обладает линейно-функциональная структура:

- высокая компетентность функциональных руководителей;

- уменьшение дублирования усилий и потребления ресурсов в функциональных областях;

- улучшение координации в функциональных областях;

- высокая эффективность при небольшом разнообразии оказываемых услуг и рынков;

- формализация и стандартизация процессов;

- высокий уровень использования мощностей.

Рис. 2.3.1 Организационная структура ООО «Телесет»

К недостаткам линейно-функциональной структуры можно отнести следующее:

- чрезмерная заинтересованность в результатах деятельности "своих" подразделений. Ответственность за общие результаты только на высшем уровне;

- проблемы межфункциональной координации;

- увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований;

- реакция на изменения рынка чрезвычайно замедлена;

Рассмотрим функции некоторых отделов и служб на ООО «Телесет».

Цель департамента информационных технологий — обеспечение компании автоматизированными системами управления. Основными задачами департамента являются:

- разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления Компанией.

- экономия средств Компании за счет применения высокотехнологичных систем управления.

- выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования.

К задачам, решаемым финансовым департаментом относятся:

- реализация финансовой стратегии и финансовой политики компании; организация финансовой деятельности компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов;

- разработка прогнозов экономического развития компании и участие в формировании ключевых показателей деятельности;

- участие в разработке бизнес-планов, составление перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов компании и оперативный контроль их выполнения; предоставление необходимой финансовой оперативной, регулярной и аналитической информации внутренним и внешним пользователям;

- комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности компании;

- контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;

- взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в рамках компетенции.

Департамент по работе с персоналом ведет учет личного состава предприятия в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за соблюдением графиков очередных отпусков, за состоянием трудовой дисциплины в организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсии работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. В связи с введением индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования проводит регистрацию застрахованных лиц, оформляет документы на получение страховых свидетельств, представляет сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период работы в организации и сведения о трудовом стаже.

Основной функцией отдела автоматизированных расчетов является обеспечение автоматизированного ведения расчетов с контрагентами.

Функции административного отдела:

- подготовка созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания;

- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

- подготовка и выпуск организационно-распорядительных документов;

- ведение структуры предприятия, канцелярия и делопроизводство в масштабах всей организации.

Департамент маркетинга и продаж занимается продвижение услуг, предоставляемых компанией, потребителю.

Технический отдел занимается прокладкой кабелей, следит за их состоянием и эксплуатацией.

Юридический отдел составляет договора с поставщиками, субподрядными организациями, заказчиками, следит за юридической силой всех документов, занимается регистрацией транспортных средств, зданий и т.д., производит организацию и контроль за осуществлением претензионно-исковой работы, защиту правовыми средствами законных прав и интересов предприятия.

Отдел службы безопасностью следит за соблюдением порядка на территории предприятия, а также осуществляет контрольно-пропускной режим.

Для эффективного управления предприятием требуется обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные обоснованные решения. Получение такой информации требует обработки большого объема экономической информации для реализации функций планирования, прогнозирования, учета, оперативного управления, т.е. решения функциональных задач управления.

Важнейшим фактором прогресса является совершенствование форм и методов управления предприятием на основе вычислительной техники и средств связи, представляющих собой материально-техническую базу автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия. Она выполняет следующие функции:

- воспринимает вводимые пользователями исходные данные и запросы,

- обрабатывает введенные и хранимые в системе данные в соответствии с определенными алгоритмами,

- формирует требуемую выходную информацию.

Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документарный фонд предприятия.

Все документы регистрируются централизованно в день поступления и каждый документ должен регистрироваться только один раз. На все поступающие документы наносится регистрационный штамп, на первой его странице в правом нижнем углу проставляется дата поступления документа и порядковый номер.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-оперативное и качественное составление и исполнение документов;

-организацию быстрого поиска документов;

-более активное использование ЭВМ при составлении документов.

Ответственность за правильное и грамотное изложение содержания документов, а также его оформление несет руководитель структурного подразделения. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документов (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

Выделяют основные группы документов:

- организационные документы (устав, штатное расписание);

- распорядительные документы (приказы, указания);

- документы по личному составу предприятия, личные дела, карточки;

- финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, главная книга);

- информационно-справочные документы (справки, докладные записки);

- нормативные документы вышестоящих органов.