16. Перечислите виды писем и опишите порядок их оформления.

По характеру информации письма различают на большое количество видов.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу фирмы.

Письмо-просьба чаще всего совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письма-предложения о сотрудничестве в последнее время получили широкое распространение. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей.

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию в виде писем-ответов.

Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обязательств или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.

17. Перечислите и охарактеризуйте документацию по снабжению и сбыту (доверенность на получение материальных ценностей, протоколы разногласий к договорам поставки, претензионные письма).

Договоры заключаются в письменной форме путем подписа­ния сторонами единого документа или посредством обмена пись­мами.

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий. Протокол составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновремен­но с подписанным договором. Поставщик, получивший подпи­санный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы пере­дать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю. Если в течение указанного срока поставщик не передаст спор­ные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия до­говора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — это документ, который предприятия и организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-матери­альных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководите­лем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреп­лена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материаль­ных ценностей не может превышать 15 дней. Регистрация и выдача доверенностей работникам предприя­тия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представле­нием соответствующих приходных документов в пределах действия доверенности или возвратом доверенности, если она не будет использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия.

Накладная – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.

Претензия – это требование о добровольном устранении нарушения зако­нодательства. В целях урегулирования споров виновной сто­роне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указа­ны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требо­ваний заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необ­ходимости — банковские реквизиты заявителя. Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивиро­ванные ответы при отклонении претензий. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение бан­ку на перечисление денежных средств с отметкой об ис­полнении (принятии к исполнению). При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использовани­ем иных средств связи, обеспечивающих фиксирование от­правления ответа на претензии, либо вручается под расписку.