12. Понятие юридической силы документа

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждого вида документа комплексом реквизитов. Законодательно установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под­пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор­ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа­ния организации необходимы не только перечисленные реквизи­ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен­ных видов документов в действующих правилах оформления раз­работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди­ческую силу.

13. Перечислите реквизиты управленческой (организационно-распорядительной) документации.

В составе организационно-распорядительных документов можно выделить:

Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.

Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.

Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Реквизиты: Государственный герб СССР или союзной республики; эмблема организации; изображения наград; код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО); код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД); наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке; название вида документа; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии положения; подпись; гриф согласования; визы; печать; отметка о заверении копии; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на машинный носитель; отметка о поступлении.