Вставка функций

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А5:А9) — сумма ячеек А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) — среднее значение ячеек G4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для вставки функции в текущую ячейку можно воспользоваться кнопкой Сумма на вкладке Главная (рис. 1). Применяется для наиболее часто использующихся функций вычисления Суммы, Среднего и др.

Рис. 1

Команда Другие функции вызовет диалоговое окно Мастера фукнций (рис. 2):

• в диалоговом окне Мастер функций, выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

• щелкнуть ОК;

• в полях окна диалога выбранной функции ввести аргументы (числовые значения или ссылки на ячейки);

• чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;

• щелкнуть ОК.

Константы — текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Рис. 2

Для вызова Мастера функций можно щелкнуть кнопку в строке формул. или на вкладке Формулы выбрать Вставить функцию (рис. 3)

Рис. 3

Форматы данных

В MS Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, 1AВС109, 127 XYZ, 12-976. Число может состоять из символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E. Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Цифровые данные автоматически выравниваются вправо, текстовые — влево.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:

• если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

• если в ячейке содержится формула, то часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т. п.;

• если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, или пробел.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер; могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Основной формат используется по умолчанию; обеспечивает запись данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

• выделить ячейку;

• выбрать диалоговое окно Формат ячеек (Ctrl+1 или щелкнуть по стрелке кнопки названия группы Число) (рис.4);

• в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа — параметры формата;

• в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

• чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

• щелкнуть ОК.

Рис. 4

Финансовый и Процентный форматы можно выбрать сразу на вкладке Главная, группа Число .