Использование функций просмотр и впр

Создайте на листе Ведомость таблицу по образцу(рис. 32).

Рис. 32

Для того, чтобы можно было подставлять данные автоматически необходимо создать справочники (рис. 33).

Рис. 33

Для простоты дальнейшей работы присвоим имена справочникам. Для этого нужно выделить диапазоны с данными и выполнить команду контекстного меню Имя диапазона (рис. 34). Набрать имя и щелкнуть кнопку Добавить.

Рис. 34

Аналогично присвойте имя справочнику Товары.

Подставлять данные из справочников по коду или по имени товара можно с помощью функций ПРОСМОТР или ВПР (Вертикальный просмотр).

Основное требование для использования этих функций: данные в столбце по которому будет производиться поиск (в нашем случае это первые столбцы) должны быть отсортированы в порядке возрастания!

Рис. 35

Рис. 34

Например, подставим данные по поставщикам с использованием функции ПРОСМОТР. Установите курсор в первую ячейку столбца Поставщики и вставьте функцию ПРОСМОТР (рис. 35).

Данная функция имеет два формата. Нам удобнее работать со вторым списком аргументов: искомое_значение; массив.

Задайте аргументы, как показано на рис. 36 Искомое значение (код поставщика в основной таблице — для 4 строки B4) будет найдено в первом столбце указанного массива (Поставщики) и значение из второго столбца этого же массива.

После того, как функция будет скопирована на весь столбец он будет заполнен именами поставщиков.

Рис. 36

С использованием функции ПРОСМОТР возможно заполнить и столбец Цена, однако мы воспользуемся другой функцией — ВПР, которая имеет более широкие возможности. Установите курсор в первую ячейку столбца Цена и вставьте функцию ВПР (рис. 37).

Аргументы функции:

Искомое значение — ячейка с наименованием товара, который надо найти в Таблице Товары.

Номер столбца — из него данные будут подставлены в поле Цена (в нашем случае — это 2-ой столбец справочника)

Интервальный просмотр — поставим 0.

Нажимаем ОК, и любым способом копируем функцию в другие ячейки поля Цена.

Принципиальным отличием функции ВПР является возможность подставлять данные из справочника, в котором больше, чем 2 столбца, например, справочник Поставщики мог содержать Адрес, р/счет и др. , а справочник Товары — артикул, страну-производитель и др.

Кроме того, если данные отсутствуют в справочнике, то функция ПРОСМОТР вернет значение из соседней строки, а это неверно. У функции ВПР аргумент Интервальный_просмотр = 0 позволяет избежать такой ситуации.

Рис. 37

Заполните оставшиеся столбцы как на рис. 38, в столбце Стоимость вставьте соответствующую формулу (Количество*Цена). С помощью Автосуммирования вычислите Итого.

Рис. 38

Сводные таблицы

Для получения отчетов разной формы удобно использовать Сводные таблицы (вкладка Вставка, Сводная таблица). Перетаскивая различные поля из Списка полей в Область строк и Область столбцов можно получать таблицы требуемой формы (рис. 39). Заметим, что предварительно нужно выделить таблицу с заголовками столбцов, затем согласиться с предложенными параметрами.

Рис. 39

Перетаскивая поле Товар в Область строк, поле Дата в Область столбцов, поле Сумма в Область элементов данных мы получим динамику получения различных товаров (рис. 40). Названия полей можно как перетаскивать прямо на диаграмме, так и выбирая в соответствующих окнах справа внизу экрана.

Рис. 40