Глава 3. Способы документирования

Документирование – это “запись информации на различных носителях поустановленным правилам”.1 В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Если документирование создается на естественном языке, то в этом случае создаются текстовые документы. Также документирование может осуществляться на искусственных языках, т.е. документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин.

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная с ручки и карандаша и заканчивая электронными средствами.

Текстовое документирование.

Первым способом документирования в истории было начертательное письмо. Начертательное письмо – письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

1. пиктографическое;

2. идеографическое (логографическое);

3. слоговое (силлабическое);

4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

«Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях». 2

Основными достоинствами пиктографического письма являются:

• возможность вводить новые промежуточные звенья повествовательности;

• достаточно высокий уровень абстрагирования, выделение главного, существенного;

• отсутствие необходимости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения.

Особенностью пиктографического письма является его доступность. Оно не связано, с каким либо конкретным языком и может быть расшифровано на любом языке.

Когда пиктографическое письмо перестало удовлетворять возрастающие человеческие потребности, возникло более совершенное – идеографическое письмо.

Идеографическое письмо (от греч. idéa — идея, образ и grápho — пишу), тип письма, знаки которого (идеограммы) обозначают не звуки и не слоги, как в звуковом и слоговом письме, а целые слова или же значимые части слов — морфемы.

«Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до н.э. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами.

Идеографическое письмо является сложным для обучения и поэтому неудобно для повседневного пользования.» 3

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д.

Во 2 тыс. до н.э. из слогового письма возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему (от греч. “phonema” - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим.

Применение текстового документирования.

Текстовый документ возникает в результате текстового документирования. Он содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

«Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях»

Фотодокументирование.

В результате технического прогресса, научных открытий, технических изобретений в ХIX веке наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования. Например, фотодокументирование.

Фотодокумент – это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись). Фотография представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

Сразу же после своего появления фотография получила широкое применение в самых различных сферах человеческой жизни: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. С фотографией тесно связано развитие отраслей, занимающихся технической обработкой информации: полиграфии, картографии, репрографии. Фотодокументам отводится важная роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п.