2.2 Классификация систем электронного документооборота

2.2.1 Универсальная сэд

Универсальная СЭД - это программное обеспечение, предназначенное для неопределенного круга покупателей и поставляемое со стандартными для всех покупателей функциями.

Универсальные продукты обычно создаются и распространяются компанией-производителем с полным комплектом инструкций по установке и инсталляции, которыми может воспользоваться любой пользователь.

Самый характерный пример универсального продукта - это операционная система для персональных компьютеров Microsoft Windows. 

Существуют универсальные решения и более сложного типа, где установка требует специальных знаний и навыков. Основной признак такого универсального решения - заявленные заранее функциональные возможности, которые не подлежат изменениям, а сама система адаптируется под пользователей через стандартные настройки универсального продукта без участия компании-разработчика.

Универсальные СЭД, как правило, имеют лицензию с ограниченным количеством рабочих мест или функций. Есть универсальные СЭД, которые имеют облегченную по функционалу бесплатную версию.

Такие версии могут подходить небольшим коммерческим компаниям, которые могут использовать данный продукт без доработок и изменений.

Существуют и принципиально другие универсальные СЭД-платформы, относящиеся к свободному программному обеспечению (СПО). Подобные СЭД-платформы предназначены для самостоятельной доработки и адаптации под требования организации-заказчика.

СЭД-платформа - это универсальный продукт, в котором реализованы основные принципы СЭД, такие как бизнес-процессы по согласованию документов, принципы хранения электронных версий документов, совместной работы с электронными документами и другие. СЭД-платформа может потребовать небольших настроек или серьезных доработок в зависимости от требований и задач, которые ставятся перед СЭД. 

Распространение универсальных СЭД может происходить напрямую от разработчика заказчику или через посредника - дилера СЭД, который поможет установить и настроить СЭД. Способ распространения зависит от наличия в штате заказчика квалифицированных ИТ-специалистов. Таким образом, если содержать такого специалиста компании нет возможности или надобности, имеет смысл привлечь дилера.

Компания - разработчик универсального ПО - компания, выпускающая полностью готовый для использования продукт со всеми инструкциями по подключению.

Дилер универсального ПО - это посредник между компанией-разработчиком и потребителем коробочного ПО, оказывающий услуги по настройке и поддержке работоспособности коробочного ПО. Дилером может выступать как отдельная компания, так и подразделение компании-разработчика универсального ПО.

Организация - заказчик коробочного ПО - организация-потребитель ПО, которая может самостоятельно (через свою службу ИТ-поддержки) настроить и работать с коробочным продуктом или воспользоваться услугами дилера коробочного ПО.

Универсальные СЭД выпускают многие российские производители. И подобные решения имеют очевидные плюсы и минусы. Основной плюс универсального ПО - уменьшение затрат на покупку по сравнению с заказной разработкой. Основной минус - отсутствие возможности изменять функционал системы.

При правильном выборе универсального продукта выгода от покупки значительно превышает отсутствие возможностей по доработке программного продукта.

Плюсом от приобретения универсального ПО можно также назвать довольно короткий срок получения купленного продукта и минимальные затраты по его запуску, т. к. простота в настройке таких продуктов, как правило, является одним из конкурентных факторов среди решений СЭД.

Наличие единой службы технической поддержки пользователей можно назвать основным элементом затрат компании-разработчика на сопровождение универсальных продуктов. Причем, чем сложнее система, тем больше ресурсов для поддержки она требует. Для покупателей такая организация технической поддержки является еще одним плюсом, т. к. стоимость на содержание технической поддержки делится между всеми покупателями данного универсального решения и при достаточном количестве пользователей может быть практически незаметной для бюджета покупателя. Но стоит понимать и минус данного подхода - разработчик универсального ПО сам решает, в каком направлении развивать свой продукт и развивать ли его вообще, имеет ли смысл содержать службу технической поддержки данного продукта или стоит прекратить его поддержку и развитие. В случае покупки универсального решения направление дальнейшего развития ПО строит сам разработчик, и его подходы не всегда совпадают с задачами заказчиков, которые этот универсальный ПО приобрели. Самую большую прибыль разработчику обычно приносит первая продажа универсального решения, дальнейшее сопровождение - это бонусная опция для заказчиков и возможность привязать их к другим своим продуктам и решениям.

Иногда коммерческие компании прекращают выпуск обновлений для того или иного продукта. Это может быть связано с тем, что компании интересно развитие нового направления, а поддержка старого продукта становится неприбыльным занятием.

Разработчик универсальной СЭД не дает никаких гарантий, что данную СЭД или данную версию СЭД он будет в дальнейшем поддерживать (в том числе и устранять неисправности). В этом случае у пользователя универсального продукта есть выбор: использовать данный продукт без усовершенствований (и без поддержки российского законодательства в том числе) или поменять его на другой продукт.