Создание сводной таблицы в ms Excel хр(2003)
10. Создать новый лист (пункт меню Вставка). Переименовать Лист4 в лист с названием "Форма заказов". В пункте меню Данные выбрать команду Сводная таблица. Откроется Мастер сводных таблиц.
10.1. На шаге 1 Мастера установить переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица.
10.2. На шаге 2 Мастера указать диапазон, содержащий исходные данные. Для этого следует нажать кнопку Обзор, открыть лист Список заказов и выделить таблицу "Список фирм-заказчиков" (рис.1.11). В диапазоне не допускаются имена столбцов в объединенных ячейках.
Рисунок 1.11 – Шаг 2 Мастера сводных таблиц и диаграмм
10.3. На шаге 3 Мастера, выбрать место размещения таблицы на листе Форма заказа и нажать кнопку Макет (рис.1.12). Откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм-макет (рис.1.13).
Рисунок 1.12 – Шаг 3 Мастера сводных таблиц и диаграмм
Рисунок 1.13 – Макет сводной таблицы
10.4. В правой части диалогового окна макета имеется список названий полей (столбцов выбранной таблицы). Следует выполнить следующие операции (рис.1.13):
– в область с надписью "Строка" последовательно перетащить поля "Код фирмы", "Наименование фирмы", "Код товара", "Наименование товара", "Количество";
– в область с надписью "Страница" перетащить поля "Код заказа" и "Дата заказа";
– в область с надписью "Данные" перетащить поле "Сумма, руб", данные из этого поля будут автоматически суммироваться;
– область с надписью "Столбец" в данном примере не использовались.
Для изменения расположения полей следует перетащить их из одной области окна в другую. Для того чтобы удалить поле, надо перетащить его в правую часть диалогового окна в список полей.
10.5. Создав нужный макет, нажать кнопку OK, а затем кнопку Готово (рис.1.14).
Рисунок 1.14 – Сводная таблица с итогами
10.6. Для фильтрации записей в сводной таблице следует раскрыть поле со списком и выбрать нужное значение (рис.1.16).
Рисунок 1.16 – Фильтрация сводной таблицы по Коду заказа
В сводной таблице каждое поле можно использовать для фильтрации данных. Для фильтрации данных с кодом заказа 22 следует раскрыть поле со списком в строке "Код заказа", выбрать значение 22 ОК. Для фильтрации данных по наименованию фирмы раскрыть список поля "Наименование фирмы", выбрать значение АО "Проект М" ОК.
10.7. Как правило, автоматически созданная сводная таблица содержит промежуточные итоги, которые загромождают таблицу. Например, итоги по полям "Код фирмы", "Код товара" и др. (рис.1.14).
Чтобы убрать строки с промежуточными итогами надо последовательно два раза щелкнуть по имени каждого поля (кроме поля Итого). В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы каждого поля следует отметить переключатель ИтогиНетОК (рис. 1.15).
Рисунок 1.15 – Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы
Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы можно использовать для изменения имени поля. Так для переименования поля Дата, в поле с именем "Дата выполнения заказа" следует ввести новое имя в соответствующее поле диалогового окна.
10.8. Для завершения создания сводной таблицы по образцу (рис.1.2) выбрать на панели инструментов Сводная таблица кнопку Формат отчета. В открывшимся диалоговом окне Автоформат среди образцов оформления выбрать образец с подписью Нет. Выше таблицы добавить надпись ООО "Строймастер", а ниже таблицы надписи "Принял" и "Дата". В итоге получим сводную таблицу в виде, показанном на рисунке 1.17.
11. Для создания сводной таблицы "Итоговые суммы заказов" вставить в рабочую книгу новый лист. Переименовать Лист 5 в лист с названием Форма заказов. Выбрать команду Сводная таблица в пункте меню Данные и повторить операции 10.1-10.8. Для сводной таблице в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет для области "Строка" выбрать поля "Код товара" и "Наименование фирмы", а для области "Данные" поле "Сумма, руб.". Убрать для выбранных полей промежуточные итоги. Для фильтрации выбрать из списка в поле "Наименование фирмы" запись ОАО "Привет". Общий итог рассчитывается автоматически. Результат выполнения показан на рисунке 1.18.
Рисунок 1.17 – Сводная таблица "Форма заказа" заказа №22 в виде бланка
Рисунок 1.18 – Сводная таблица "Итоговые суммы заказов"
При изменении данных в исходных таблицах, данные в сводных таблицах также изменяются.