Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, откройте базу данных Сластена Лили, разверните окно программы до размеров полного экрана.

13. Создать комбинированное поле списка

Когда операторы компании «Сластена Лили» принимают по телефону новые заказы, скорость и точность их обработки приобретают первостепенное значение. Чтобы помочь им, вы несколько измените конструкцию форм ввода информации в базу данных.

В настоящее время оператор вынужден вводить в поле формы Заказы код заказчика. Вы замените управляющий элемент в виде текстового поля комбинированным полем списка. В нем будут отображаться как полное имя заказчика, так и его код. По имени оператор идентифицирует клиента, и его код автоматически сохранится в записи.

Как правило, список получают, создавая специальный запрос. В нем вы определяете, как данный список должен быть организован. Затем вы указываете программе, что поля запроса служат столбцами списка.

 Если вы хотите заменить текстовое поле надписью, полем списка или одноколонным комбинированным полем списка, вы можете воспользоваться функцией изменения строения управляющего элемента. Находясь в режиме конструктора, выделите заменяемое текстовое поле, выберите команду Формат  Преобразовать элемент и в открывшемся подменю щелкните на нужном типе элемента.

Для рассматриваемого примера вам нужен список, содержащий имя и фамилию, а также код заказчика компании. Вы можете создать такой запрос, а можете воспользоваться готовым запросом Список заказчиков. Прежде чем создавать комбинированное поле списка, следует познакомиться с этим запросом.

1. В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы и откройте запрос Список заказчиков в режиме конструктора. В верхней части окна показано, что данный запрос построен на базе таблиц Заказы и Заказчики. Поле Код заказчика связывает обе таблицы.

2. Переключите запрос в режим таблицы и посмотрите, как в нем отображается имеющаяся информация.

3. Закройте запрос.

Удалите из формы текстовое поле. Чтобы легче было включить в форму комбинированное поле списка, нужно выделить для него соответствующее пространство в макете формы. Для этого лучше всего подходит место, занимаемое текстовым полем Код заказчика и его надписью.

4. В окне базы данных щелкните на ярлычке Формы и откройте форму Заказы в режиме конструктора.

5. Увеличьте окно формы, чтобы были видны все ее управляющие элементы.

6. Щелкните на поле Код заказчика и нажмите клавишу Delete. Поле вместе с надписью пропадет с экрана.

Создайте управляющий элемент в виде комбинированного поля списка. Новый управляющий элемент будет присоединен к полю Код заказчика запроса Список заказчиков. Если оператор выделит нужного клиента в списке, в поле таблицы будет сохраняться его код.

Создают комбинированное поле с помощью активизации соответствующего инструмента панели элементов и последующего перетаскивания поля из списка полей в форму. На этом пути вас будет сопровождать Мастер создания полей со списком.

7. Убедитесь, что на экран выведена панель элементов. В противном случае щелкните на кнопке Панель элементов.

8. В панели элементов щелкните по очереди на кнопках Мастер элементов и Поле со списком.

9. Поместите указатель мыши в будущий левый верхний угол поля со списком и перетащите его вправо и немного вниз, чтобы наметить очертания поля. Когда вы отпустите кнопку мыши, откроется первое диалоговое окно Мастера. Далее следуйте инструкциям Мастера для создания поля со списком.

10. В первом диалоге убедитесь, что включена верхняя опция, определяющая, что поле со списком включает значения из таблицы или запроса. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В группе опций Показать щелкните на кнопке Запросы и в появившемся списке запросов базы данных выделите Список заказчиков, после чего щелкните на кнопке Далее.

12. По очереди дважды щелкните на пунктах списка Доступные поля; Код заказчика, затем Имя и наконец Фамилия, чтобы они перешли в список Выбранные поля. Затем щелкните на кнопке Далее.

13. Произведите по двойному щелчку на линиях раздела столбцов справа от заголовка столбца, чтобы отрегулировать ширину колонок. Щелкните на кнопке Далее.

14. Выделите пункт Код заказчика в качестве имени столбца, значение которого будет храниться в таблице базы данных. Затем щелкните на кнопке Далее.

15. Убедитесь, что включена опция Запомнить и щелкните на кнопке Далее.

16. В поле имени надписи автоматически появляется текст Код заказчика. Поскольку вас это устраивает, щелкните на кнопке Готово. Форма с новым полем откроется в режиме конструктора.

17. Щелкните на новом поле правой кнопкой мыши. Откроется лист свойств.

18. Откройте вкладку Все и щелкните в строке Данные. Справа появится кнопка со стрелкой.

19. Щелчком на этой кнопке откройте список полей и выберите там пункт Код заказчика.

20. Поместите курсор в строку Имя и наберите тот же текст Код заказчика.

21. Закройте лист свойств. Вы можете тут же проверить работу нового поля.

22. Переключитесь в режим формы.

23. Щелкните на кнопке со стрелкой в правой части поля. Откроется список с выделенным именем и фамилией заказчика, чей код находился перед тем в поле. Прокрутите список и щелкните на строке с именем другого клиента. Вся информация, касающаяся заказчика, изменится. Если теперь в фирму позвонит зарегистрированный клиент, оператору достаточно открыть в форме заказов список и найти там имя клиента.

Задайте для нового управляющего элемента порядок переходов. Когда вы переключаете форму из режима конструктора в режим формы, то поле Дата заказа выделено. Если вы хотите, чтобы при появлении на экране формы, всегда оказывалось выделенным поле Код заказчика, вы можете обеспечить это, поменяв порядок переходов. Эта функция определяет, в какой последовательности переходит по полям формы курсор ввода по мере их заполнения.

Когда вы создаете новый элемент управления, Microsoft Access ставит его на последнее место в последовательности переходов вне зависимости от того, куда вы поместили этот элемент в своей форме. Вы так отредактируете порядок перехода, чтобы поле Код заказчика оказалось первым.

24. Переключитесь в режим конструктора и выделите щелчком комбинированное поле Код заказчика.

25. Выберите команду меню Вид  Последовательность переходов. Откроется одноименный диалог (рис 4.10).

26. С помощью полосы прокрутки переместитесь в конец списка.

27. Щелкните на поле слева от имени пункта Код заказчика, чтобы выделить его, и перетащите в начало списка.

28. Щелкните на ОК. Новый элемент занял подобающее ему место в порядке переходов.

29. Переключитесь в режим формы и проверьте, работает ли новый порядок переходов.

30. Сохраните форму Заказы.