Окончание занятия

Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окна базы данных или выберите команду меню Файл  Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл  Выход. Вы закроете окна и выйдете из программы.

Занятие 4.4Устранение ошибок при вводе данных

Степень подробности и достоверность информации, которую вы получаете из базы данных, зависит от качества данных, введенных в нее. Большая часть данных попадает в базу через формы. Поэтому очень важно, чтобы процесс ввода данных осуществлялся без ошибок. Делая формы максимально удобными в использовании и ставя в жесткую зависимость вводимые значения от типа данных, вы повысите скорость ввода данных и избежите возможных ошибок.

При поиске информации, например о клиентах, вам проще и удобнее идентифицировать их по имени, а не по номеру. Если при вводе фамилии вы выбрали бы готовый вариант из списка, а не печатали его полностью, то это не только ускорило бы работу, но и застраховало вас от опечаток. Напротив, компьютерная программа быстрее найдет искомый объект по присвоенному ему номеру-коду. Как же сконструировать форму, позволяющую быстро находить и обрабатывать нужную информацию и не допускать при этом ошибок?

С этой целью полезно создать поле списка или комбинированное поле, в котором вы выделите клиента по его имени, но в то же время сообщите программе его код.

На предыдущих занятиях вы использовали Мастер подстановок, чтобы создать в таблице Заказы поле подстановок. В качестве одной из проблем, решаемых Мастером в процессе разработки поля, было создание стандартного управляющего элемента в виде комбинированного поля. Во всех случаях включения поля таблицы в форму, обязательно появлялось комбинированное поле списка. На этом занятии вы научитесь создавать комбинированное поле списка, являющееся самостоятельным управляющим элементом формы. Оно позволит вам выбрать имя заказчика из списка, а в самом поле будет храниться код заказчика.

Даже при использовании форм, позволяющих выбирать значения из списка, существует возможность допустить ошибку. Например, вводя в текстовое поле нынешнюю дату, вы можете по ошибке указать прошлый год. В процессе просмотра данных вы нечаянно можете стереть их или изменить. Есть ли способ защитить данные ваших форм от подобных случайностей?

На этом занятии вы узнаете, что это возможно. Вы научитесь автоматически вводить текущую дату и создавать управляющие элементы, которые выводят на экран предупреждающее сообщение при вводе в них некорректного значения. Вы также научитесь задавать свойство поля, требующее обязательного ввода в него значения.

Как управляющие элементы и их свойства защищают данные? Выбирая данные из списка поля, вы обеспечиваете быстроту и точность ввода информации. Изменяя свойства таблицы или формы, вы можете принудить их воспринимать только значения, ограниченные определенными условиями (вспомните, как база данных не принимала значение цены конфет ниже заданного предела) и тем самым оградить себя от возможных ошибок.

В Microsoft Access есть два типа управляющих элементов, которые содержат списки вариантов: поля списков и комбинированные поля списков. Использование того и/или другого сделают работу с формой удобной и избавят вас от необходимости держать в голове массу сведений.

Разница между полем списка и комбинированным полем состоит в том, что из поля списка вы можете только выбрать значение, а в комбинированном поле можете выбрать пункт списка или ввести значение с клавиатуры.

Список в обоих типах управляющих элементов состоит из определенного числа строк с данными, причем данные могут распределяться и по столбцам. Вы указываете, данные какого столбца должны храниться в поле, а данные в остальных столбцах должны облегчить вам поиск нужной строки списка. Список может быть создан на основе таблицы или запроса.

Дополнительно защитить данные вам поможет значение, появляющееся в поле по умолчанию.

Кроме того, вы можете задать свойства, которые:

• описывают, какие данные соответствуют данному элементу управления с помощью условия на значение,

• выводят сообщения о том, как исправить ошибочно введенные данные с помощью сообщения об ошибке;

• предотвращают изменение данных с помощью разрешения изменений или работы с записями.