3. Автоматизированные системы обработки информации на предприятии

3.1. Необходимость применения асои на предприятии

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей. Наше общество стало открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений.

Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства – главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации.

Для современных микроэкономических структур обладание информацией не менее важно. Так необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих объектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинуло на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Информационная структура охватывает вычислительную технику, средства коммуникации, методическое и программное обеспечение, технологии, вспомогательные виды деятельности.

В качестве целей создания автоматизированной системы выступают:

– создание основы для развития инфраструктуры подготовки и принятия управленческих решений,

– создание единой базы распорядительных и финансовых документов,

– мониторинг, учет и контроль в оперативном управлении,

– информационное обеспечение работы специалистов,

– усиление контроля над производительностью и эффективностью выполнения задач,

– создание условий для совершенствования организационной структуры управления и управленческих процессов (упрощение процедуры принятия решений, повышение их качества и т.д.), и др.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных – все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.

Основными достоинствами использования автоматизированной системы на предприятии являются:

– повышение производительности работы персонала;

– улучшение качества обслуживания клиентов;

– снижение трудоемкости и напряженности труда персонала;

– снижение количества ошибок в его действиях;

– улучшение использования ресурсов;

– рост прибыли и рентабельности и др.

Таким образом, актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна.

3.2. Состав задач (подсистем), решаемых асои

Основными подразделениями ООО «Рубикон», исходя из организационной структуры, представленной в п. 1.1. данной работы, через которые проходит наибольший поток информации, являются: бухгалтерия, сметно-договорный отдел и склад. Рассмотрим работу данных подразделений с точки зрения возникающих информационных потоков.

Самая высокая информационная нагрузка приходится на бухгалтерию, поэтому первой подсистемой в АСОИ на предприятии была создана подсистема «Бухгалтерского и налогового учета». Бухгалтерская информационная система постоянно взаимодействует с информационными системами внешних пользователей, таких как: налоговые органы, органы статистики, аудиторские фирмы, банки, страховые компании, пенсионный фонд и др.

Подсистема бухгалтерского и налогового учета включает:

– учет движения материалов;

– расчеты по зарплате;

– кадровый учет;

– учет основных средств;

– начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты;

– бухгалтерские отчеты и т.д.

Все данные бухгалтерского учета поступают в распоряжение главного бухгалтера и после ее просмотра и наложение визы, документы передают директору предприятия, для дальнейшей работы.

Также значительные объемы информации на предприятии приходятся на сметно-договорной отдел. Основными задачами отдела являются подготовка и оформление договоров-подрядов на капитальное строительство, договоров на выполнение строительно-монтажных работ с заказчиками, субподрядными и другими организациями; составление планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, на транспорт, коммунальное и другое обслуживание, а также отпускных цен на продукцию, изготовляемую предприятиями строительной организации.

Подсистема «Сметно-договорный учет» предусматривает:

– учет договоров;

– учет проектно-сметной документации – хранение плановых стоимостей работ, материалов и оборудования, а также плановых сроков реализации работ и необходимых поставок;

– учет плановых графиков производства, работ – отражение плановых сроков выполнения работ по проекту;

– учет плановых графиков снабжения и т.д.

Немаловажным информационным потоком является склад. Основные функции склада: прием, учет, хранение сырья и материалов, инструментов; координация деятельности по закупке сырья и материалов, инструментов с наличием свободных складских площадей и др.

Подсистема «Складкой учет» включает в себя:

– учет поступивших товаров и материалов на склад;

– учет выбывших товаров и материалов со склада;

– управление перемещением груза и т.д.

На предприятии ООО «Рубикон» автоматизированы только две из вышеперечисленных подсистем: «Бухгалтерский и налоговый учет» и «Сметно-договорный учет». Данные подсистемы реализованы на платформе «1С: Предприятие 8».

Предлагается автоматизировать на предприятии ООО «Рубикон» склад. Автоматизированная информационная система управления складом позволит:

– активно управлять складом;

– получить точную информацию о месте нахождения материалов, инструментов на складе;

– оптимизировать использование складской площади.