10

Дополнение к лекции «Основные элементы метода бухгалтерского финансового учета. Основы организации финансового учета»

Документирование и инвентаризация

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В первичном учетном документе допускаются исправления (в денежных документах исправления не допускаются). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учетные регистры группируются по ряду признаков.

1.По внешнему виду разделяют:

• книги – представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Длительное время бухгалтерские книги являлись единственным видом учетных регистров. Их ведение имеет существенные недостатки, прежде всего невозможность обеспечить разделение труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может делать только один работник. Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций;

• карточки – отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Карточки рационально применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров. В картотеке карточки размещаются по группам. Так, в картотеке аналитического учета материалов карточки размещаются по видам материалов, внутри них – по сортам, размерам и другим признакам. Карточки по основным средствам располагаются по местонахождению объектов, затем – по видам и наименованиям. Картотеки учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами строятся, как правило, по алфавиту.

Карточки регистрируются в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить наличие карточек и тем самым осуществить контроль за их сохранностью.

• свободные листы – разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.

Путь который проходит документ от момента выписки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

В процессе документооборота документ проходит ряд этапов:

1.Выписка;

2.Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель;

3.Группировка предусматривает группировку однородных документов по виду операции или объекту;

4.Контировка предусматривает указание в первичном документе бухгалтерской записи;

5.Проверка – единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности. Проверка может быть:

• по существу представляет собой проверку отраженной в документе операции на ее законность и целесообразность;

• формальная проверка представляет собой проверку оформления и наличия всех реквизитов;

• арифметическая проверка представляет собой проверку произведенных расчетов.

6.Текущее хранение предусматривает передачу документа в архив для последующего хранения.

Способы исправления в учетных регистрах

В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяются различные способы их исправления: корректурный, «красное сторно» (сторнировочные записи), дополнительные записи.

При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. В документах, оформляющих денежные операции (кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях), исправления, хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене.

Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, что и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетном регистре красным цветом. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильной корреспонденции счетов) способом «красное сторно» исправляются в два приема. Способ «красное сторно» используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения.

Дополнительную запись делают в случае, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. На разницу в сумме составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов.

Обязательное проведение инвентаризации требуется:

• при смене материально ответственных лиц – на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника;

• при передаче имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия – на дату оформления данных хозяйственных операций;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, наводнения, землетрясения и другие экстремальные условия);

• при реорганизации или ликвидации предприятия

• при составлении годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на инвентаризационную комиссию.

В процессе проведения инвентаризации заполняется инвентаризационная опись (оформляется в течение 10 дней), которую подписывают все члены комиссии.

В результате инвентаризации могут быть обнаружены излишки и недостача.

Бухгалтерские счета и двойная запись.

Система счетов – это способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за активами организации и хозяйственными операциями.

Информация, формируемая на счетах бухгалтерского учета, является основой для составления баланса и других форм отчетности.

Бухгалтерский счет можно представить в форме двусторонней таблицы, левая часть которой называется «дебет» (от лат. «он должен»), отсюда дебитор – должник или заемщик а правая – «кредит» (от лат. «он верит»), отсюда кредитор – заимодатель, т.е. лицо, давшее деньги или другие ценности другому лицу.