Работа с простейшими базами данных

1. Создание новой базы данных

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле (файл БД) с расширением mdb. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных (бд). После запуска Microsoft Access выводит первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных. Если первое диалоговое окно не выводится, начать создание бд можно с помощью команды «Создать» меню «Файл» или кнопки «Создать базу данных», расположенной на панели инструментов. Access выведет окно «Создание», в котором необходимо указать диск и папку, где будет хранится файл бд, ввести имя файла вместо стандартного названия (db1) и нажать кнопку создать.

Окно бд состоит из нескольких вкладок, на каждой из которых расположены значки созданных объектов и три кнопки:

«Открыть» - запускает выделенный объект;

«Конструктор» - вызывает соответствующий конструктор для изменения выделенного объекта;

«Создать» - позволяет создать новый объект.

2. Создание новой таблицы базы данных

Таблица базы данных состоит из строк и столбцов. Одну строку таблицы будем называть записью, а один элемент записи – полем. Поле имеет название – это имя соответствующего столбца. В один столбец могут входить только данные одного типа. Имя столбца может содержать до 64 символов, не может начинаться с пробела и включать «•», «!», >, <. Имя не может содержать управляющие символы с кодами ASCII 00-31.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать вкладку «Таблицы» и нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне «Новая таблица» выбрать один из режимов создания таблицы. Самым универсальным является режим Конструктор. Строка Конструктор в окне «Новая таблица» определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения её структуры в режиме конструктора таблиц. Режим конструктора позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы. При выборе режима конструктора таблиц, появляется окно «Таблица1: таблица», в котором определяется структура таблицы базы данных.

Следует иметь в виду, что при переходе в режим конструктора таблиц меняется состав меню, и панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов конструктора таблиц.

Для определения поля в окне конструктора таблиц (рис. 5) задаются Имя поля (Field Name), Тип данных (Date Type), Описание (Description) – краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля (Field Properties) - на вкладке Общая (General) и Тип элемента управления (Display Control) – на вкладке Подстановка (Lookup).

3. Типы данных

Тип данных определяется значениями, которые предполагает вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access конкретный тип для поля выбирается в окне конструктора таблиц (рис. 6) из списка следующих типов данных.

Текстовой (Text) – тип данных по умолчанию. Тест или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля (Field Size). Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.

Поле МЕМО (Мемо). Тексты длиной до 64 000 символов. Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш <Sift> + <F2>.

Числовой (Number). Различные числа, используемые в математических вычислениях. Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных – Денежный (Currency). Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля (Field Size).

Денежный (Currency). Суммы и числа, используемые в расчетах, производящих с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой. Учитывая последнее обстоятельство, рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных.

Дата/время (Date/Time). Значения даты или времени, относящиеся к годам со 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байтов.

Счётчик (AutoNumber). Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа. Значение этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы.

Логический (Yes/No). Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл./Выкл.). Длина поля 1 бит.

Поле объекта OLE (OLE Object). Специальное поле, в котором содержится ссылка на объект, созданный другим приложением (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access. Длина поля до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска). Для полей типа OLE и МЕМО не допускаются сортировка и индексирование.

Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:

Текст – текст, выводимый в поле или в элементе управления;

Адрес – путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL).

Дополнительный адрес – смещение внутри файла или страницы.

Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду Гиперссылка из меню Вставка.

Каждая из трех частей в типе Гиперссылка моет содержать до 255 символов.

Мастер подстановок… (Lookup Wizard). Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в таком поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответственно фактический тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.