1.4 Материально-техническая база службы приема и размещения.

Помещение службы приема и размещения делится на передний и задний офисы. Передний офис – это непосредственно стойка приема и размещения гостей. В заднем офисе находится кабинет менеджера службы и помещение для работы и отдыха сотрудников.

Работа на стойке приема и размещения происходит на трех станциях. Две – основные, третья используется для кодирования электронных ключей. Основные станции состоят и компьютера, кассы, банковского терминала для оплат по электронным картам, сканнера, принтера, телефона. На третьей станции осуществление оплат невозможно. На стойке также находится пост-терминал для снятия денег с карты без ее прокатки.

В заднем офисе имеются еще три компьютера и аппарат 3 в 1 (сканнер, принтер, ксерокс), а также телефон-факс, два стационарных телефона, принтер.

Сотрудники также пользуются рациями для связи с техниками и горничными.

Программное обеспечение:

OPERA Property Management System (PMS) – программа по управлению номерным фондом: обработка бронирования, сбор информации о гостях, проверка счетов гостей, присвоение номеров, сбор статистических данных и т.д.

OPERA это торговая марка MICROS Systems, Inc.

Программа электронного кодирования ключей – позволяет быстро кодировать ключи от номеров, а также для всех сотрудников отеля. При заселении гостя программа срабатывает автоматически, сотрудник только вставляет ключ в специальный слот. При выселении гостя, ключ автоматически отменяется.

Программа миграционного учета иностранных граждан – позволяет зарегистрировать гостя на период проживания в гостинице, вести учет иностранных гостей, отсылать данные в Миграционную службу.

A-club challenge/envelopment – программа по заведению клубных карт Accor для гостей. Регистрирует гостя в системе, автоматически высылает приглашение вступить в клуб на электронную почту. Позволяет каждому сотруднику вести индивидуальный учет заведенных карт и накапливать баллы.

Microsoft Office Outlook – работа с электронной почтой гостиницы.

Глава 2. Описание кадровой политики предприятия.

2.1 Организационная структура и система управления гостиницы с подробным описанием специфики деятельности регистратора службы приема и размещения.

В гостинице Ibis Сибирь линейно-функциональная структура управления.

Выделяется 6 отделов, начальники которых напрямую подчиняются генеральному управляющему (GM), назначенному компанией Accor. GM является только руководителем бизнеса, но не его владельцем.

В номерном фонде выделяется две службы: приема и размещения (FO) и горничных (Housekeeping).

Администрация представлена кадровым отделом и службой безопасности.

Сотрудники финансовой службы подчиняются финансовому директору.

Служба маркетинга и продаж делится на прямые, корпоративные продажи и отдел бронирования, руководит которыми директор.

Технической службе подчинены техники и водители.

Независимо друг от друга работают служба питания (бар и ресторан) и кухня.

Регистратор службы приема и размещения выполняет следующие функции:

1.Регистрация гостей, правильное заполнение регистрационных карт.

2. Бронирование номеров для гостей.

3.Своевременная и правильная регистрация паспортных данных и виз гостей.

4.Ежедневная проверка данных об иностранных гостях.

5. Программирование электронных ключей, следуя инструкциям безопасности.

6. Ежедневная проверка списка заезжающих гостей и особо важных гостей и передача информации всем заинтересованным отделам.

7. Работа с запросами гостей, лично и по телефону, а также с запросами по бронированию.

8. Сортировка входящей корреспонденции и отправка ее соответствующим гостям или отделам отеля.

9. Участие в заселении групповых заездов.

10. Выселение гостей с проверкой их счетов.

11. Сверка отчетов из Оперы с банковскими отчетами и с показаниями кассового аппарата в конце каждой смены.

12. Осуществление платежных операций.

13. Продвижение продуктов гостиницы.