85. Правила деловых отношений: подготовка публичного выступления, проведение деловой беседы и делового собеседования, подготовка и проведения делового совещания.

Правила подготовки публичного выступления.

Подготовка к публичному выступлению включает 3 осн. группы правил:

1.Предварительная отработка навыков риторики может предусматривать неск-ко искусственных приемов, позволяющих поддерживать оратору повседневную общую готовность к работе с аудиторией:

-Выступление перед воображаемой группой слушателей с предварительно заданными тематикой и составом аудитории

-Краткое изложение выбранного текста.

-Использование аудио- или видеозаписи собственных выступлений

-Отработка определений каких-либо терминов и понятий, используемых в сфере профессиональной деятельности оратора.

-Использование опыта ведущих ораторов.

2. Непосредственная подготовка к публичному выступлению.

Структура:

- вступление, стержневая идея доклада;

- краткая история рассматриваемого вопроса;

- тенденции развития проблемы;

-накопленный опыт (полож и отриц)

- решения рассматриваемых вопросов;

- предложения по решению проблемы;

- заключение.

3. Изучение навыков поведения во время выступления.

Поведение во время выступления должно способствовать достижению его целей, реализации подготовленного плана выступления (при необходимости — его оперативной корректировке), использованию продуманных заранее преимуществ устной речи.

Правила подготовки и проведения деловой беседы.

Деловая беседа — процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

Подготовка к беседе включает: Планирование: предварительный анализ участников и ситуации; инициатива проведения беседы и определение ее задач; определение стратегии и тактики; подробный план подготовки к беседе. Оперативная подготовка: сбор материалов; отбор и систематизация материалов; обдумывание и компоновка материалов; рабочий план; разработка основной части беседы; начало и окончание беседы. Редактирование: контроль (т.е. проверка проделанной работы); придание окончательной формы беседы. Тренировка: мысленная репетиция; устная репетиция; репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Структура деловой беседы:

Фаза I. Начало беседы

Задачи: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания; побуждение интереса к беседе.

Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы; взаимное представление собеседников; название темы; представление лица, ведущего беседу; объявление последовательности рассмотрения вопросов.

Обращение к собеседникам по имени и отчеству, соответствующий внешний вид, проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам, обращение за ответом.

Фаза II. Передача информации

Задачи: сбор спец. инф-ции по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника; выявление мотивов и целей собеседника; передача запланированной инф-ции; анализ и проверка позиции собеседника.

5 основных групп вопросов:

1. Закрытые вопросы

2. Открытые вопросы

3. Риторические вопросы — цель вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы и обеспечить поддержку нашей позиции со стороны участников беседы путем молчаливого одобрения.

4. Переломные вопросы — удерживают беседу в строго установленном направлении или поднимают целый комплекс новых проблем. («Как Вы представляете себе структуру и распределение...?»).

5. Вопросы для обдумывания — вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано («Правильно ли я понял Ваше сообщение о том, что...?, «Считаете ли Вы, что...?).

Фаза III. Аргументация

Мелочи, имеющие иногда решающее значение:

1. Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.

2. Способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.

3. Вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику: всегда открыто признавать правоту собеседника;аргументами, которые приняты собеседниками; избегать пустых фраз.

4. Приспособить аргументы к личности вашего собеседника: направлять аргументацию на цели и мотивы собеседника; избегать простого перечисления фактов; употреблять терминологию, понятную вашему собеседнику.

5. Избегать неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование и понимание.

6. Попытаться как можно нагляднее изложить собеседнику свои доказательства, идеи и соображения.

Фаза IV. Опровержение доводов собеседника

Цели: убедительность изложения; надежность изложения; развеивание сомнений; мотивы сопротивления и точка зрения.

Фаза V. Принятие решения

Цели: подытоживание аргументов, призванных и одобренных вашим собеседником; нейтрализация негативных моментов в заключении; закрепление и подтверждение того, что достигнуто; наведение мостов для следующей беседы.

Правила проведения собеседования.

Для успешного проведения собеседования интервьюеру необходимо иметь в наличии:

- контрольный список кандидатов с критериями и местом для заметок;

- модель (профессиограмму) рабочего места или должности, или краткие требования к кандидату на должность;

- должностные инструкции;

- план собеседования;

- подготовленные заранее для собеседования вопросы;

-  не менее 30 минут на каждого кандидата;

- подготовленное помещение (отдельная комната, стулья в коридоре для ожидающих и др.)

2. Постарайтесь сделать помещение максимально уютным и комфортным.

3.  Первые минуты собеседования лучше использовать для создания спокойной и комфортной атмосферы (для обеих сторон), психологического раскрепощения кандидата, налаживания позитивных и конструктивных отношений взаимопонимания, при которых можно вести продуктивную работу. 4. Конкретную информацию о фирме лучше всего давать в конце собеседования, отвечая на вопросы кандидата. Вообще, очень важно дать кандидату возможность задавать свои вопросы. Это дает ценную информацию о том, какие факторы приоритетны для конкретного человека.

5. График собеседований должен предусматривать, по крайней мере, 30-минутный перерыв перед началом беседы с очередным кандидатом. Это необходимо для нейтрализации психологических эффектов восприятия, когда впечатление от предыдущего кандидата проецируется на следующего. Первым необходимым умением интервьюера является умение задавать вопросы.

Второе, что вы должны уметь, — это контролировать ход собеседования, т. е. сделать так, чтобы претендент говорил о том, о чем вы хотите.

Третье важное умение — «умение слушать».

Четвертое умение — умение составлять суждение или принимать решение.

Чтобы интервьюируемый сказал больше о том, о чем вы его спрашиваете, то, задавая вопрос или заканчивая свою реплику, смотрите собеседнику прямо в глаза и улыбайтесь; не прерывайте говорящего; не делайте длинных пауз; занимайте активную позицию, рассказывая о себе или высказывая свое мнение; высказывайте свое одобрение поощрительными возгласами или выражайте несогласие.

После того как вы убедитесь, что собрали всю требуемую информацию, предоставьте претенденту следующие возможности:

- предложить собеседнику сказать, что, по его мнению, не было затронуто в собеседовании, или сообщить более подробно, о чем было сказано недостаточно;

-необходимо предложить претенденту задать вам вопросы о любых деталях, касающихся предлагаемой работы и условий.

Подытожьте, по каким вопросам достигнуто соглашение или взаимопонимание. Четко укажите, на что может рассчитывать претендент и когда это произойдет. Правила подготовки и проведения служебных совещаний.

Совещание — это форма делового общения, которое предусматривает обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их решения.

Совещания м. б. инструктивными, оперативными и проблемными,

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации.

В период подготовки совещания руководитель должен: -четко определить повестку дня, ключевую проблему и желаемый круг участников (не больше 8—10-ти человек); -довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и повестку дня.

-ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, которые имеют отношение к обсуждаемой проблеме; -продумать регламент совещания. Общее время проведения примерно не больше 1,5—2-х часов работы, перерыва, на 10 минут после 45—50-ти минут работы. Если в порядке совещания предусматривается обсуждение нескольких вопросов, то психологически обоснованным будет внести на рассмотрение сначала более простые, которые требуют менее времени и умственной энергии; -подготовить помещение для проведения совещания (необходимое освещение, оптимальная температура, проветривание, необходима наглядность).

Деловое настроение совещания зависит от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:

-начать точно во время;

-в небольшом вступительном слове четко сформулировать повод и задание совещания;

-согласовать правила и регламент совещания;

-назначить ответственного за ведение протокола совещания;

-не начинать совещания с критики и разноса подчиненных.

В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:

-сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;

-не прерывать выступления в дебатах (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);

-обеспечить непредубежденность в оценке выступлений;

-время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, трудности и тому подобное);

-не давать возможность отклоняться от главной проблемы, утопить поиск решения проблемы в пустой говорильне.

В заключение совещания руководитель:

- итоги обсуждения;

-свое мнение выкладывает в принятом решении (хотя иногда свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные варианты);

-благодарит всех участников совещания за работу.

После проведения совещания рук-ль должен:

-организовать доведение принятых решений до непосредственных исполнителей (если они не присутствовали на совещании) и контроль их выполнения.