50. Систематизация и хранение документов.

Для четкой орг док-та в орг в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематезированны, а для повторного использования – сохранены. Систематиз и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Номенклатура дел – систематизи-й перечень наимен дел, заводимых в орг, с указ сроков их хран, оформ в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах.

Н(-типовые(составл-ся для однор.предпрю по хар-рудеят-ти и стр-ре); - примерные (сост.дляоднор.похар-рудеят., но разн.постр-ре); 3)конкретного предпр (для ог., имеет свою специф.)

Разделами Н - наименования структподразд орг. Внутри разделов Н расп-ся заголовки дел с присвоением им соотв индексов.

Заголовок дела в номенк должен состоять из эл-в, расп-х в след посл-ти:

– название вида документа (приказы, контракты, протоколы);

– краткое содержание;

– дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок хранения каждого дела в Н определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соотв статью перечня.

Форм дела – груп-е исп-х док в дело в с-и с Н дел и системат док внутр дела.

Делом – сов-ть док, относ-ся к одному ? или уч-ку д-ти, помещенных в отдельную обложку.

При форм дел необхприд-ся следующего порядка:

– в дело помещаются документы, работа над которыми завершена;

– док, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

– документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

– документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

– в дело формируются, как правило, документы одного года;

– в дело включается, как правило, один экземпляр;

– каждый док, помещ в дело, д б прав оформлен (иметь дату, подпись и т. д.).

– док внутр дела расп-ся в обратнойхронпосл-ти.

– прик по осн д-ти фор-ся отдельно от приказов по личному составу;

Выделяют оперативное и архивное хранение дел.

Опер - хранение дел в местах их формир до передачи на арххран. Во время оператхран дела могут выдаваться сотрорг только по указ рук-ля структур подразд. Дела выдаются во врем пользсотр структур подразд не более чем на один месяц. Срок оператхран дел составляет от 1 -3 лет.

Для опред сроков хран док, подгот док к арххран и отбора док для уничтож на предпр создается экспертная комиссия.

Опр сроков хран док проводится по «Перечню типовых упр-х док, обр-ся в д-тиорг, с указ сроков хран»

В рез-е раб экспертн ком док подразделяются на три группы: документы, передаваемы в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет) – это год фин отчеты, устав, списки акционеров, и др. док, необх для дальнейшисп-я в дел-ве ( до 10 лет включительно); документы, подлежащие уничтожению.

Дела отобранные в архив, требуют дополнительного оформлен: документы должны быть расположены в хронологическом порядке; произвести нумер листов в правом верх углу простым карандашом; подшить в конце дела заверит лист, указать количество листов в деле; на наиболее важные документы составить внутренние описи; переплести дело или прошить его спец нитками в четыре прокола;