49. Организация документооборота (понятие, происхождение входящей и исходящей документации, регистрация документов).

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Входящий документ - документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение документов руководством;

5) направление на исполнение;

6) контроль исполнения;

7) исполнение документов;

8) подшивку документов в дело.

При первичной обработке осуществляют: проверку правильности доставки; проверку количества листов поступившего документа; проверку наличия приложения.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» и «Конфиденциально».

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи руководителю предприятия, заместителям руководителя предприятия, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная (экспедиции, службе делопроизводства)

Децентрализованная (местах составления исполнения документов).

Смешанная

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.