Задание: изучение и закрепление на практике методов формирования и использования специальных формуляров для просмотра и/или модификации графических данных, хранящихся в таблицах.

Методические указания

Часто таблицы БД должны хранить графическую информацию (например, фотографии сотрудников, чертежи зданий и т.п.). Работа с подобными данными (занесение, просмотр, удаление) возможна только через формуляры. Тип поля таблицы для хранения графики - «Поле объекта OLE». При создании формуляра для работы с объектами такого поля на бланке формуляра автоматически выделяется окошко, размеры которого в режиме конструктора можно подгонять к размерам обрабатываемой графики.

Вставка объектов в форму в режиме Конструктора производится через панель Инструменты конструктора форм, меню Элементы управления, кнопку Рисунок. Выделяется требуемая область для размещения графического объекта и открывается окно Выбор рисунка, в котором находится и выбирается требуемый объект для вставки в форму.

Удаление изображения в БД производится средствами, стандартными для Windows-приложений.

Второй вид графики, представляемый только средствами формуляров - графики и диаграммы на основе информации, хранящейся в таблицах. Можно экспортировать для этих целей таблицы в ЭТ Excel (см. лабораторную работу № 4), обладающую мощными и эффективными механизмами такой обработки, но в СУБД Access для этих целей существуют свои средства - специальные формуляры. Их создание производится на основе следующих шагов:

1. Нажатие кнопки Сводная диаграмма меню Формы панели Создание;

2. В окне Список полей диаграммы (вызывается при включенной опции Список полей меню Показать или скрыть панели Работа со сводными диаграммами нажатием ЛКМ) выбирают поля для отображения в диаграмме (их выбор подобен сводным диаграммам в Excel). При этом используются служебные зоны, которые переключаются опцией Зоны меню Показать или скрыть панели Работа со сводными диаграммами;

3. В опции Изменить тип диаграммы панели Работа со сводными диаграммами выбирается нужный тип диаграммы;

4. В опции Страница свойств меню Сервис панели Работа со сводными диаграммами устанавливаются параметры диаграммы (нужный элемент для настройки выбирается во вкладке Общие):

• Элемент со значением Ряд позволяет через опцию Добавить подпись данных в списке опций Добавление вывести в диаграмму подписи данных,

• Элемент со значением Ось категорий позволяет через опцию Добавить заголовок в списке опций Добавление вывести в диаграмму макет заголовка горизонтальной оси, значение которого устанавливается по аналогичной технологии при выборе элемента типа Ось категорий Заголовок,

• Элемент со значением Ось значений позволяет через опцию Добавить заголовок в списке опций Добавление вывести в диаграмму макет заголовка вертикальной оси, значение которого устанавливается по аналогичной технологии при выборе элемента типа Ось значений Заголовок,

• Элемент со значением Область диаграммы позволяет через опцию Добавить заголовок в списке опций Добавление вывести в диаграмму макет заголовка, значение которого устанавливается по аналогичной технологии при выборе элемента типа Заголовок.

5. Вывод легенды осуществляется через опцию Легенда меню Показать или скрыть панели Работа со сводными диаграммами.

Выполнение лабораторной работы

1. В соответствии с вариантом выбрать из таблицы 0 предметную область и создать для нее таблицу из 4 - 5 полей, включая графическое.

2. Создать формуляр для данной таблицы, определить размер окна просмотра графики в 4х4 или 5х5 см.

3. Средствами любого графического редактора создать четыре рисунка такого же размера на тему заданной предметной области или найти требуемые рисунки в информационном пространстве компьютера. Все рисунки должны иметь разные графические форматы: bmp, gif, jpg, pcx и т.п.

4. Заполнить сформированную таблицу четырьмя записями. Зафиксировать, какие графические форматы позволяют внедрять графику непосредственно из файлов, а какие требуют использования для ввода специализированных программных инструментов.

Задание: Создание и использование отчетов в MS Access. Понятие отчета, типы и режимы создания.

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

1) с помощью Мастера отчетов;

2) на основе таблиц или запросов;

3) в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 10) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рис. 10. Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рис. 11) укажите размер наклейки,

систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Рис. 11. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки

записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 12).

Рис. 12. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 13) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рис. 13. Вычисление итоговых значений суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.