Задание 2. Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код преподавателя>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 4.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р, на 470 р.

9.a Произведите сортировку данных в поле "Дата рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
1	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890р.
2	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200р.
3	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760р.
4	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450р.
5	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890р.
6	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790р.
7	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890р.

 

Технология работы

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор> . Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните

• команду Вид, Конструктор;

• в верхней части окна щелкните по полю "Должность";

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>.

Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле "Код преподавателя". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле "Код преподавателя" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

• выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение; "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля "Код преподавателя";

• выполните команду Формат, Ширина столбца;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля "Фамилия";

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8.Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.:

• переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке Образец введите 450 («,00р» не вводить!);

• в строке Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись - это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>. щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле "Дата рождения" по убыванию:

• щелкните по любой записи поля "Дата рождения";

• выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Дата рождения".

• Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина":

• щелкните по записи Доцент поля "Должность";

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

• выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

• для отмены фильтрации выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

• выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

• закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

Задание №2 Создание и использование форм в MS Access. Понятие формы, типы и режимы создания.

Вводити інформацію в Access можна або безпосередньо в таблицю, або в форму. Вибір того чи іншого способу залежить від того, як часто будуть змінюватись дані в майбутньому. Якщо передбачається, що дані будуть змінюватись рідко, а також якщо необхідно одержати найбільш повний огляд даних, то рекомендується використовувати перший спосіб. Але якщо дані будуть змінюватись досить часто, краще помістити їх в форму, оскільки цей режим дозволяє зосередити увагу на даних, які належать до певного запису, наприклад, на інформації стосовно конкретного клієнта.

Будь-яка форма створюється на основі Access-таблиці або запиту.

Імена полів вибираються із специфікації таблиці, а розташувати їх у формі можна за бажанням, для зручності об’єднавши логічно пов’язані поля в групи.

Форму можна створити трьома способами:

- за допомогою майстра форм;

- за допомогою конструктора форм;

- використовуючи автоформу.

Використання майстрів форм

Майстри форм генерують форми на основі заданих користувачем описів. В результаті діалогу користувача і майстра форм з’являється готова форма. Існують чотири типи форм, які можна створити в такому режимі:

В один стовпець. Форма відображає один запис у вертикальному форматі - надпис для кожного поля та його значення розміщені в окремому рядку.

Таблична форма. Відображає одночасно декілька записів у форматі стовпець-рядок.

Підпорядкована форма. Комбінує в одній формі просту форму та табличну. Використовується для одночасного відображення даних з двох таблиць, які мають зв’язок “один-ко-многим”.

Діаграма. Відображає дані у вигляді графіка.

Для запуску майстра форм у вікні діалогу “Новая форма” виберіть опцію “Мастер форм“ та натисніть кнопку “ОК“.

Після запуску майстра форм відкривається вікно діалогу (рис. 2), в якому необхідно визначити поля форми.

У вікні діалогу натисніть кнопку “Таблицы/Запрос“ та з переліку таблиць бази даних виберіть необхідну таблицю, а з переліку “Доступные поля“ перенесіть до переліку “Выбранные поля“ ті поля, які розміщуються у формі.

Наступні вікна майстра форм дозволяють створити зовнішній вигляд форми та задати стиль форми. В останньому вікні діалогу введіть ім’я форми та варіант подальшої роботи.

Рис. 2. Вікно майстра форм

Після встановлення необхідних опцій натисніть кнопку “Готово“ для завершення створення форми (рис.3).

Рис. 3. Екранна форма, створена за допомогою майстра форм

Використання автоформи

Автоформа на основі обраної таблиці автоматично створює форму одного з таких типів:

- у стовпець;

- стрічкову;

- табличну.

Для створення простої форми в MS Access виконайте такі дії:

- відкрийте вікно бази даних;

- у вікні бази даних перейдіть на вкладинку “Таблицы“ та виберіть ту, для якої створюється форма.

- виконайте команду “Вставка/Автоформа“ або натисніть на кнопку “Создать”; з розгорнутого переліку виберіть “Автоформа“. На екрані з’явиться готова до використання форма (рис.4).

Рис. 4. Зовнішній вигляд простої форми

Створення форми в режимі конструктора

Режим конструктора форми призначений для створення та зміни вигляду форми.

Для відкриття вікна конструктора форм виконайте наступне:

1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку “Формы”.

2. Натисніть кнопку “Создать”.

3. У вікні діалогу “Новая форма” виберіть опцію “Конструктор“ та натисніть кнопку ОК. Вікно конструктора має одну область – область даних (рис.5).

Форма може мати додаткові області:

- “Заголовок формы“

- “Верхний/Нижний колонтитулы“

- “Примечание формы“.

Рис. 5. Область даних конструктора форм

Для додавання таких областей виконайте команди

“Вид/Заголовок/Примечание формы“ та “Вид/Колонтитулы“. Робоча область конструктора форм набуває вигляду, зображеного на (рис.6).

Рис. 6. Робочі області конструктора форм

Панель елементів конструктора форм

Панель елементів конструктора форм має необхідні елементи - поля, текст, прямокутні командні кнопки, які можна використовувати у формі. Елементи, які розміщують у формі, називають елементами управління. Кожний елемент управління призначений для виконання визначених функцій, які мають такі призначення.

Оформлення. Для того, щоб надрукувати текст у формі, використовується елемент “Подпись“. Для малювання ліній, прямокутників використовується елемент “Линия“, “Прямоугольник“. Елемент “Конец страницы“ дозволяє створювати багатосторінкові форми.

Введення та відображення даних. Елемент “Поле“ використовується для введення або відображення даних. Для розміщення у формі перемикачів та кнопок використовується елемент групування “Группа“. Елемент “Список“ дозволяє створювати перелік значень для введення в поле.

Інструмент “Поле со списком“ має перелік, який можна доповнювати. Побудова діаграм. Елемент “Диаграмма“ запускає майстер діаграм та програму Microsoft Graph, які допомагають створити графічні елементи форми.

Вбудування форм. Для того, щоб вставити одну форму в іншу, використовується елемент “Подчиненная форма-отчет“ в головній формі. Перед цим необхідно створити підпорядковану форму. OLE (Вбудовані та зв’язані об’єкти). Для відображення вбудованих та зв’язаних об’єктів OLE використовуються елементи “Рамка объекта“ та “Связанная рамка объекта“.

Автоматизація задач. Елемент “Кнопка“ створює у формі кнопку-елемент управління. Командні кнопки використовуються для запуску макросів або виклику функцій Access Basic.

Створення нових елементів управління

Елементи управління розподіляються на три головні категорії.

- Зв’язані елементи управління. Елементи управління, які зв’язані з полем таблиці або запиту.

- Незв’язані елементи управління. Елементи управління, які не зв’язані з полем таблиці або запиту.

- Обчислювальні елементи управління. Незв’язані елементи управління, які використовують дані полів для виконання обчислень.

Усі об’єкти MS Access характеризуються властивостями, які налагоджуються відповідно до визначених вимог. Для кожного об’єкта існують вбудовані події, які виконуються разом зі зв’язаними з ними діями.

Для одержання доступу до властивостей та подій об’єкта необхідно

виділити потрібний об’єкт та виконати такі дії:

1. Виконати команду “Свойства” з меню “Вид”.

2. Натиснути кнопку “Свойства” на панелі інструментів.

Створення форми за допомогою конструктора форм починається з визначення властивостей форми - розміру, заголовка, стилю, наявності кнопок управління.

Для визначення стилю форми виконайте команду “Форма/Автоформат” та виберіть необхідний стиль. Розмір форми встановлюється за допомогою миші у правому нижньому куті форми.

Для налагодження інших параметрів форми відкрийте вікно її властивостей, виконавши команду “Вид/Свойства”. На екрані з’явиться вікно властивостей зі стандартними значеннями властивостей форм (рис. 7).

Рис.71. Вікно властивостей форм

Для зв’язування форми з таблицею використовуйте властивість “Источник записей” вкладки “Данные”. Натисніть на кнопку “Раскрытие списка” та виберіть джерело записів форми.

Розміщення тексту у формі відбувається за допомогою інструменту “Надпись” на панелі інструментів.

Для задавання типу шрифта, розміру та кольору шрифта, типу фону, текстової інформації використовуйте панель інструментів “Формат” або вікно властивостей створеного об’єкта.

Для розміщення поля введення у формі виконайте такі дії:

1. Виберіть інструмент “Поле” на панелі інструментів. Визначте мишкою місце, де буде розташовано поле. З'явиться зв’язаний об’єкт, який включає поле введення та його надпис.

2. Виділіть поле введення та відкрийте для нього вікно властивостей.

3. Для зв’язування створеного поля з полем таблиці виберіть властивість “Данные” вкладки “Данные”. В полі введення властивостей скористайтеся кнопкою “Раскрытие списка” та виберіть поле, яке переноситься з таблиці.

4. Для зв’язування поля з математичним виразом натисніть кнопку “Построить”. Відкривається вікно діалогу “Построитель выражений” (рис. 8).

5. Задайте вираз для поля, використовуючи поля, функції, кнопки арифметичних виразів та логічних операторів вікна діалогу.

6. Виділіть надпис поля введення та відкрийте для нього вікно властивостей.

7. На вкладці “Макет” виберіть властивість “Подпись” та введіть текст підпису до поля.

Рис. 8. Вікно діалогу “Построитель выражений”

Створення кнопок управління

Створення кнопок управління виконується таким чином:

1. Установіть режим використання майстра на панелі елементів.

2. Виберіть інструмент “Кнопка” на панелі елементів.

3. Установіть вказівник “миші” на місце у формі, де потрібно встановити кнопку, та натисніть кнопку для запуску майстра створення кнопки.

Для вставки в екранну форму графічного зображення використовуйте інструмент “Рисунок” панелі інструментів. Вказівником “миші” окресліть на формі рамку. У вікні діалогу “Выбор рисунка” виберіть файл з розширенням .bmp та натисніть кнопку ОК.

Кнопкою “Поле” на панелі елементів розташуйте у формі всі необхідні поля таблиці. Виконайте оздоблення форми за допомогою панелі елементів. Створення підпорядкованих (ієрархічних) форм для зв’язаних таблиць виконується так:

1. Відкрийте базу даних та перейдіть на вкладку “Формы”.

2. У вікні діалогу “Новая форма” виберіть опцію “Мастер форм”.

3. У вікні діалогу “Создание форм” виберіть з переліку “Таблицы-запросы” підпорядковану таблицю та необхідні поля.

4. Виберіть у вікні діалогу “Создание формы” з переліку “Таблицы-запросы” головну таблицю.

5. Для підпорядкованої таблиці виберіть табличний зовнішній вигляд.

6. Задайте стиль, імена форм, режим відкриття.

Для створення багатосторінкових форм використовується інструмент “Набор вкладок” на панелі елементів. Натисніть кнопку “Список полей” на панелі інструментів та перетягніть на першу вкладинку поля головну інформацію. Натисність “мишою” корінець другої вкладинки та перемістіть на неї поля, які необхідні для відображення всіх інших даних.

Послідовність виконання лабораторної роботи:

1.Розпочати роботу з програмою MS Access.

2.Перейти на сторінку Формы вікна бази даних, створеної під час виконання першої лабораторної роботи, і створити нову форму для введення і редагування даних таблиці Клієнти. Для цього вибрати команду Создать і за

допомогою Майстра форм, використавши як джерело даних таблицю Клієнти, вибрати для форми обидва поля. Встановити зовнішній вигляд форми В один столбец і довільний стиль оформлення. Присвоїти формі ім’я Клієнти.

3.Перевірити в роботі створену форму. Переглянути за її допомогою всі рядки таблиці. Змінити зміст одного або декількох полів.

4.Створити нову форму з найменуванням Операції в режимі Автоформат: ленточная для введення і редагування вмісту таблиці Операції.

5.Використовуючи форму Операції, заповнити декілька рядків таблиці Операції короткими і повними назвами операцій (фінансових, торговельних).

6.Створити нову форму з назвою Валюти в режимі Автоформат: табличная для введення і редагування вмісту таблиці Валюти.

7.Для створення форми введення і редагування записів таблиці Журнал викликати на сторінці Форми вікна бази даних команду Создать і перейти в режим Конструктор, попередньо встановивши як джерело даних таблицю Журнал.

8.Перенести на вікно форми в область даних з Панелі елементів елемент Поле, розмістивши його довільно.

9.Настроїти елемент шляхом зміни властивостей його складових частин: Надписи і Поля. Для доступу до властивостей Надписи слід виділити їх за допомогою миші, викликати контекстне меню і вибрати команду Свойства. У вікні, яке з’явилося, знайти на одній із закладок властивість з ім’ям Подпись і ввести нове його значення, надрукувавши слова Дата операції. Після закриття вікна властивостей переконатися, що підпис поля на формі змінився. За допомогою миші змінити розміри і місцезнаходження підпису так, щоб він був показаний повністю. Аналогічним чином доступитися до властивостей Поля і вибрати значення Дата властивості Данные.

10.Перенести на вікно форми з Панелі елементів ще один елемент Поле, надавши йому підпис Сума, і зв’язати його з полем Сума таблиці Журнал.

11.Перенести на вікно форми елемент Поле со списком. Підтвердити, що поле використовує значення із таблиці. Вказати, що цією таблицею буде таблиця Клієнти, і вибрати обидва доступні поля. Зняти прапорець Скрыть ключевой столбец і в наступному вікні переконатися, що буде використано поле Клієнт. У наступному вікні вказати, що вибраний зміст буде збережено в полі Клієнт таблиці Журнал. Як підпис до поля зі списком на формі ввести текст З ким проведена операція. Змінити розміщення і розміри підпису і Поля со списком за власним бажанням.

12.Зберегти зроблені зміни (інструмент Сохранить на лінійці інструментів), закрити вікно конструктора і перевірте функціонування Форми командою Открыть. Знову повернутися в режим Конструктор і внесіть виправлення у форму, якщо це необхідно.

13.Аналогічно додайте на форму і зробити настроювання елемента Поле со списком для введення коротких найменувань операцій.

14.Для введення коду валюти додати на форму і зробити настроювання ще одного елемента Поле со списком. Досягти відображення в списку тільки найменувань валют і занесення в таблицю Журнал тільки коду валюти, а не її найменування.

15.Перенести на форму елемент Кнопка і виконати його настроювання на дію Закрытие формы.

16.Випробувати форму в роботі.

17.За власним бажанням довільно додати на форму елементи, які нададуть майбутньому користувачеві бази даних додаткові можливості і зручності в роботі.

Задание №3 Создание и использование запросов в MS Access. Понятие запроса, типы и режимы создания.

Данная лабораторная работа посвящена созданию запросов. Запросы в Access используются для выбора, просмотра, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц, выполнения вычисления над группами записей, удаления групп записей, создания таблиц и т.д. существует несколько типов запросов.

1. Запрос на выборку;

2. Запрос с параметром;

3. Перекрестный запрос;

4. Запрос на изменение;

5. Управляющий запрос;

6. Подчиненный запрос.

В базе данных запросы хранятся в виде строк на языке Jet SQL. Это используемый Access диалект языка обращений к реляционным базам данных SQL.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям. При этом возвращаемые запросам данные не подвергаются преобразованию. На этой лабораторной основное внимание будет уделено именно данному типу запросов.

Кроме непосредственно написания запросов на SQL Access предоставляет возможность использовать инструменты с графическим интерфейсом – конструктор и мастер.

Мастер позволяет очень быстро создавать запросы, но его возможности достаточно ограничены. Работа с мастером запросов практически не отличается от работы с мастером форм.

Задание. С помощью мастера создайте запрос на выборку данных с двух разных таблиц в соответствии с тематикой вашей базы данных. Конструктор позволяет создавать более сложные запросы, в частности, включающие условия отбора данных.

Например, построим запрос,  который выводит список изданий, выпущенных после 1997 года. Для этого на вкладке запросы выберем Создание запроса в режиме конструктора, в появившемся окне со списком объектов БД выберем таблицу Book и закроем окно выбора объектов. После этого в конструкторе надо перетащить мышью названия используемых в запросе полей в таблицу, расположенную в нижней половине окна конструктора, и установить для поля год условие отбора (рис.9).

Условия могут быть самые разнообразные – язык Jet SQL позволяет использовать в запросах доступные в Access функции и операторы. В табл.3 и 4 перечислены основные группы операторов и даны краткие пояснения.

Табл. 3. Группы операторов

Группа операторов	Список операторов группы ( в скобках - пояснения)
Арифметические операторы.	+, -, - (унарный оператор), *, /, \ (целочисленное деление), MOD (остаток при целочисленном делении), ^ (возведение в степень)
Операторы сравнения.	<,<=, =, >=, >, <> (не равно)
Логические операторы.	And, Or, Not, Xor, Eqv (эквивалентность), Imp (импликация).
Операторы слияния строк	+, & (они действуют одинаково, но рекомендуется использовать &, чтобы не получить неприятностей с автоматическим преобразованием типов) "Visual " & "Basic"
Операторы идентификации	"!" – используется в качестве разделителя в ссылках на объект (Например : Заказы![Код клиента] ) "." – используется в ссылках на методы и свойства объекта (Например : MyTextBox.Caption = "Внимание !"

Табл.4 Операторы сравнения с образцом.

Оператор	Пример	Описание
Between	Between (-100) And (100)	Находится ли значение в заданном интервале.
Is	Is Null Is Not Null	Проверка, значения на равенство (неравенство) Null
In	In ("Москва", "Киев", "С-Петербург")	Проверка на принадлежность ко множеству перечисленному в скобках
Like	Like "C*" Like "db?"	Определяет, начинается ли строковое значение с указанных символов. Используется вместе с символами шаблона "*" (обозначает любое число произвольных символов) или "?" (обозначает один символ).

Рис.9. Создание запроса в конструкторе.

Задание. Создайте в конструкторе SQL 5 запросов, выводящих определенную информацию о вашей базе данных согласно определенному условию.

Запросы могут включать в себя и вычисляемые поля. Для этого в окне конструктора вместо имени очередного столбца надо подставить выражение (вручную или используя построитель выражений, запускаемый кнопкой Построить на панели инструментов). Не забудьте отметить галочкой check-box Вывод на экран. На рисунке 2 показано создание столбца  выводящего фамилии автора и текущий год. Правда, в таком запросе заголовок столбца - «Выражение 1» - не слишком информативен. Поэтому надо в свойствах столбца задать подпись, например «Год».