Методика

1. Выполните "Определение процесса (М8) для высшего уровня управления или

основного процесса.

2. Проведите "Мозговой штурм"(М2) и выявите все подпроцессы, входящие в основной

процесс.

3. Сгруппируйте подпроцессы так, чтобы на одной диаграмме было не более 5-6 из них.

4. Сформулируйте выразительные названия процессов для полученных групп.

Старайтесь избегать абстракций, используя знакомые всем термины.

5. Составьте диаграмму для уровня 1, показывающую взаимодействие главных

подпроцессов внутри основного процесса. При этом соблюдайте следующие правила:

любой подпроцесс должен иметь хотя бы один вход, выход, ресурс и управление;

все составляющие подпроцесса должны исходить из подпроцесса более высокого

уровня или быть внутренними для этой диаграммы.

б. Продолжите декомпозицию диаграмм, чтобы установить, если необходимо, новые

уровни.

7. Регулярно проверяйте соответствие между уровнями получаемой модели.

8. Когда участники команды по улучшению удовлетворены полученной моделью,

обсудите ее с другими группами влияния и внесите необходимые уточнения.

Указания

Модель процесса можно создавать с помощью групповой работы или индивидуальной

работы отдельным "автором", разрабатывающим первоначальные диаграммы для

последующего обсуждения. Групповая работа, хотя и более трудна, повышает ответственность

и более эффективно помогает в нахождении объективного общего мнения.

Использование бумажных карточек с нанесенным клеевым составом (известных под

торговым знаком Post-it Notes™) помогает быстрой группировке высказываемых мнений в

процессе мозгового штурма. Большие настенные доски идеальны для изображения диаграмм

на разных уровнях.

Разработку модели процесса обычно применяют для основных процессов всей

организации или комплексных процессов, затрагивающих несколько организаций. Для менее

сложных процессов может быть вполне достаточно блок-схемы процесса. Блок-схема

содержит меньше информации, но людям ее легче понимать.

Пример: модель общеобразовательной школы Hengrove

Далее на рисунках приведен пример деятельности общеобразовательной школы Hengrove. Декомпозиция проводится только на один уровень, хотя нет причин ограничения дальнейшего разложения подпроцессов, например разработки учебного плана на их главные подпроцессы.

Модель процесса уровня 1 для школы Hengrove

М10. Блок-схема процесса Назначение

Блок-схема процесса*) применяется для показа последовательности шагов, точек ключевых решений, альтернативных путей выполнения отдельных этапов и обратную связь, используемую в процессе. Блок-схема — простой путь моделирования используемого, нового или модернизируемого процесса, этому инструменту присущи многие преимущества, характерные для "Модели про//есса" (M9).

Принципы

Существует множество специальных символов, используемых при построении блоксхемы процесса. Однако примерно 80 % блок-схем процессов можно построить, применяя лишь 20 % имеющихся символов. Среди наиболее употребительных символов используют пять следующих:

Существует несколько различных типов блок-схем процессов.

Простая блок-схема использует только первые три символа: начало/конец, процесс и решение.

Блок-схема вход/выход показывает, как формируются и движутся основные документы в организации. Определение входов и выходов соответствует указаниям, данным при описании инструментального средства "Определение процесса" (МЗ). Входы изображаются слева блок-схемы, а выходы - справа. Кроме того, данная блок-схема может показывать процесс сбора и накопления данных, следовательно, использует все 5 символов, приведенных выше. Данные могут накапливаться в базе данных компьютера, картотеке или регистрироваться в книге записей.

Блок-схема рассредоточения используется для показа участия различных подразделений предприятия (или групп влияния) в разных этапах выполнения процесса. Лист бумаги делят на столбцы, в каждом из которых записывается наименование подразделения. Если оно участвует в действии или решении, это указывается в его столбце. Если участвует более одного подразделения, соответствующий символ ставится в нужных столбцах. Таким образом, в блок-схеме рассредоточения процесс представляется сверху вниз и проходит по всем подразделениям, выполняющим в нем определенные этапы. Разбивка блок-схемы рассредоточения может быть сложной, поэтому необходимо минимизировать число символов, пересекающих многие столбцы.

Во всех блок-схемах этапы показываются последовательно. Если после процесса А показан процесс В, то это значит, что процесс В выполняется вслед за процессом А, следовательно, А должен быть закончен до начала В. Наоборот, если действия А и В показаны параллельно, то А и В могут выполняться в одно время. Если же параллельным действиям предшествует символ решения, то в зависимости от его исхода выполняется действие А или действие В.

В блок-схемах допускается обратная связь. Если в результате сравнения фактического результата с запланированным значением выявлено несоответствие, требующее корректировки предыдущего процесса, то это может потребовать возврата к предыдущему процессу. Данное действие показывается стрелкой обратной связи.