2.2.1. Назначение подсистем

1. Подсистема «Учет исполнения поступающих заявок» предназначена для автоматизации учета поступающих заявок, отображения в реальном времени состояния каждой поступившей в ОМТС заявки на покупку.

2. Подсистема "Учёт оплаты и поступления сырья и материалов" предназначена для автоматиза­ции оприходования сырья и материалов, оперативной сверки поступ­лений с бухгалтерскими счетами, подготовке информации для п./с "Учёт и организация расхода сырья и материалов".

3. Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов" предназначена для автоматизации ежедневного учёта движения материалов внутри завода и отпуска материалов на сторону, своевременного оформления текущей документации и формирования необходимой отчетности и другой информации для бухгалтерии.

4. Подсистема "Формирование отчётной документации" предназначена для выполнения информационной функции поиска и выдачи информации по базам данных АСУ ОМТС.

2.2.2. Состав автоматизируемых функций

Подсистема «Учет исполнения поступающих заявок»

1. Организация ведения информационной базы по поступающим заявкам;

2. Своевременное занесение новой информации по каждой заявке и изменение ее состояния;

3. Возможность сортировки заявок по ответственным инженерам, по стадии исполнения, по материалу, по периоду поступления.

Подсистема «Учёт оплаты и поступления сырья и материалов»

1. Организация ведения информационной базы по выписанным счетам;

2. Учет оплаты счетов бухгалтерией и отметка каждого счета о его оплате с занесением номера и даты платежного поручения;

3. Организация ведения информационной базы по поступающим материалам.

4. Формирование "Приходного ордера".

Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов"

1. Учёт внутризаводского движения сырья и материалов.

2. Учёт движения сырья и материалов "на сторону".

Подсистема "Формирование отчётной документации"

1. Формирование "Справка о поступлении материалов на склады".

2. Формирование "Справка о расходе материалов в цеха".

3. Формирование "Справка об отработанных заявках".

4. Формирование формы М-19 (Месячных остатков сырья на складе).

5. Формирование информации по запросу пользователя (по стадии исполнения определенного количества заявок, по выбранному материалу, по периоду поступления заявок, материалов)

2.2.3. Описание общей структуры системы управления объектом

После получения заявки техник или начальник сектора закупок регистрирует заявку в подсистеме «Учет исполнения поступающих заявок», номер заявки присваивается автоматически полем со счетчиком, после этого она закрепляется в системе за определенным инженером, занимающимся данной группой материалов. Он выписывает счет в организации из своего реестра поставщиков, заносит номер счета и дату выписки счета в подсистему "Учёт оплаты и поступления сырья и материалов", с помощью системы подготавливает служебную записку в планово-экономический отдел на передачу счета и регистрирует изменение состояния заявки на «На оплате». После оплаты бухгалтерия ЛМЗ передает в ОМТС с/з с информацией об оплаченных счетах и номерами платежным поручений. Состояние заявки меняется на «Оплачено», регистрируется номер платежного поручения и дата платежа. Инженер ОМТС подготавливает с помощью системы с/з в транспортный отдел на заказ автомашины и передает ее с помощью внутренней электронной почты предприятия. После поступления необходимого материала он приходуется на складе, состояние заявки меняется на «Приобретено», подготавливается с/з в цех на получение заказанного ими материала. Цех оформляет расходный ордер на данный материал, инженер оформляет необходимые для расхода документы с помощью подсистемы «Учёт и организация расхода сырья и материалов», кладовщик отпускает данный товар на складе, а состояние заявки меняется на «Исполнено».

Раз в неделю инженеры ОМТС предоставляет отчет в отдел подготовки производства и в бухгалтерию о поступивших материалах, выданных материалах в цеха с помощью подсистемы «Формирование отчётной документации». Раз в квартал инженеры подготавливают отчеты об отработанных ими заявках: о количестве исполненных, о неисполненных с указанием стадии и причин неисполнения.

2.2.4. Взаимосвязи создаваемой АСУ с системами управления других уровней

Кроме разрабатываемой АСУ на предприятии установлена бухгалтерская система «Парус», конструкторская система создания, согласования и хранения конструкторской документации «Team Center Engineering». С ними данная система связываться не будет, т.к. прав на изменение и дополнение у предприятия нет.

2.2.5. Перспективы развития АСУ

В перспективе разрабатываемая АСУ может быть дополнена функциями обмена информации с бухгалтерией, если в бухгалтерии установить ПК с данной системой и ввести в штатное расписание бухгалтерии дополнительную ставку.

2.3. Характеристики объекта автоматизации

Объектом автоматизации является учет материально-технического снабжения предприятия, объединенный со складским учетом. Данный учет регламентирован методологическими инструкциями завода «Закупки. Общие положения по организации работ» МИ4.06-350-01-03 и «Организация работ по выбору и оценке поставщиков. Порядок ведения реестров классифицированных поставщиков» МИ4.06-545-02-10».

2.4. Требования к системе

2.4.1. Требования к системе в целом

Ввод в действие АСУ должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам, например:

• снижению численности управленческого персонала;

• повышению качества функционирования объекта управления;

• повышению качества управления и др.

АСУ в необходимых объемах должна выполнять:

• сбор, обработку и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т.п.) о состоянии объекта управления;

• выработку управляющих воздействий (программ, планов и т.п.);

• передачу управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и ее контроль;

• реализацию и контроль выполнения управляющих воздействий;

• обмен информацией (документами, сообщениями и т.п.) с взаимосвязанными автоматизированными системами.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

• функциональная достаточность (полнота);

• надежность (в том числе восстанавливаемость, наличие средств выявления ошибок);

• адаптируемость;

• модифицируемость;

• модульность построения и удобство эксплуатации.