Тема:	Створення навчальної документації.
Мета:	Повторити правила оформлення навчальної та професійної документації, опрацювати алгоритми створення елементів документа колонтитулами та оформлення змісту, виробити навички оформлення пояснювальної записки до курсових та дипломних проектів (робіт).
Технічне забезпечення:	Персональний комп'ютер (ПК).
Програмне забезпечення:	Windows **, Microsoft Word.
Основні поняття:	Пояснювальна записка (ПЗ), поділ тексту ПЗ, зміст ПЗ, бібліографічний запис.

Правила оформлення навчальної документації

Пояснювальна записка (ПЗ) - текстовий конструкторський документ, який містить опис будови та принципу дії розроблюваного виробу, обґрунтування прийнятих на стадії його розроблення технічних і техніко-економічних рішень (ДСТУ 3321).

На титульному аркуші ПЗ, а також на першому (заголовному) та на наступних аркушах ПЗ в основному напису проставляють позначення пояснювальної записки згідно з ГОСТ 2.201.

Структура позначення пояснювальної записки

Код організації - розробника складається зі скороченої назви Первомайського коледжу Первомайського політехнічного інституту - КППІ.

Код класифікаційної характеристики присвоюється за класифікаторами ЄСКД (Спеціальність 5.07010602 «Обслуговування та ремонт автомобілів і двигунів», 5.05010201 «Обслуговування компю'терних систем і мереж»).

Код групи – 131 (141), 111.

Рік виконання роботи – дві останні цифри поточного року.

Порядковий реєстраційний номер - дві цифри є номером студента (або завдання) в наказі про курсове проектування або дипломне проектування. У кожному КП(Р) або ДП(Р) всі документи містять однаковий реєстраційний номер.

Код виду документа – ПЗ.

Залежно від напряму спеціальності і змісту ПЗ складають у вигляді тексту, таблиць, графічного матеріалу (рисунків, схем, діаграм) або їх поєднання.

Пояснювальна записка вміщує такі структурні елементи:

• обкладинка (до дипломного проекту);

• титульний лист;

• лист завдання;

• зміст;

• розділи пояснювальної записки;

• висновки;

- список використаних джерел;

- додатки.

Текстові документи ПЗ виконують за допомогою комп'ютерної техніки за ГОСТ 2.004 з висотою букв та цифр не менш 2,5 мм (рекомендований розмір шрифту 14 пт, міжрядковий інтервал - полуторний).

Відстань від рамки форми до границі тексту для робіт та проектів технічного напрямку ліворуч – 3 - 5 мм., праворуч – 3 мм. Відстань від верхнього або нижнього рядка тексту до верхньої або нижньої рамки форми - 10 мм.

Поля для робіт та проектів нетехнічного напрямку встановлюються таким чином: верхнє, нижнє, праве – 2 см., ліве – 3 см.

Абзацний відступ повинен бути однаковим по всьому тексту ПЗ і дорівнювати 15... 17 мм.

Сторінки ПЗ нумерують арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації впродовж усього тексту ПЗ.

Титульний лист та лист „ЗАВДАННЯ" включають до загальної нумерації сторінок ПЗ. Номери сторінок на титульному листі і листі „ЗАВДАННЯ" не проставляють.

Правила оформлення пояснювальної записки

Поділ тексту ПЗ

Текст слід поділяти на розділи. Розділи можна поділяти на пункти або підрозділи і пункти. Пункти, за необхідності, можуть поділятися на підпункти.

При поділу тексту ПЗ на пункти і підпункти необхідно, щоб кожний пункт, підпункт мав завершену інформацію.

Розділи, підрозділи, пункти, підпункти ПЗ слід: нумерувати арабськими цифрами і друкувати з абзацного відступу. Після номеру розділу, підрозділу, пункту і підпункту у тексті ПЗ крапку не ставлять.

Розділи повинні мати порядкову нумерацію у межах всього тексту ПЗ, за винятком додатків.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Приклад

2.1, 3.1, 3.2 і т. ін.

Розділи, як і підрозділи, можуть складатися з одного або декількох пунктів. Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу, підрозділу порядкового номера пункту, відокремлених крапкою.

Приклад:

2.1.1; 2.2.1; 2.3.1 і т. ін.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту його слід нумерувати.

Усередині пунктів або підпунктів можуть бути наведені переліки. Перед переліком ставлять двокрапку.

Перед кожною позицією переліку слід ставити дефіс або, за необхідності посилання у тексті ПЗ на один із переліків, малу літеру української абетки, після якої ставлять дужку. Для подальшої деталізації переліку необхідно використовувати арабські цифри, після яких ставлять дужку, а запис слід проводити з абзацного відступу.

Приклад:

а) ;

б) ;

1) ;

2) ;

в) ;

Кожен пункт, підпункт та перелік записують з абзацного відступу.

Розділи, підрозділи повинні мати заголовки.

Заголовки мають чітко і коротко відображати зміст розділів і підрозділів.

Не допускається розміщувати назву підрозділу та пункту в нижній частині сторінки, якщо після неї не розміщено текст.

Заголовки розділів слід писати з абзацного відступу великими літерами без крапки у кінці.

Заголовки підрозділів і пунктів слід писати з абзацного відступу з великої літери без крапки у кінці, не підкреслюючи.

Переноси слів у заголовку не дозволяються.

Якщо заголовок складається з двох речень, їх відокремлюють крапкою.

Відстань між заголовками розділу, підрозділу, попереднім і наступним текстом при виконанні машинним способом - три інтервали.

Відстань між заголовками розділу та підрозділу при виконанні машинним способом - два інтервали.

Кожен розділ ПЗ слід починати з нової сторінки.

Зміст ПЗ

Зміст ПЗ розташовують безпосередньо після листа "Завдання", починаючи з нової сторінки.

Слово "Зміст" друкують посередині сторінки великими літерами.

До змісту включають: послідовно перелічені номери і назви всіх розділів, підрозділів ПЗ: висновки; список використаних джерел; додатки з їх позначеннями та назвами із зазначенням номерів сторінок, які містять початок матеріалу.

Зміст включає загальну кількість аркушів ПЗ. В основному напису першого (заголовного) аркушу змісту ДП (Р) в графі "Аркуш" проставляють четвертий номер сторінки, а при виконанні КП(Р) в графі "Аркуш" проставляють третій номер сторінки.

Ілюстрації

Ілюстрації (креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми, копії, фотознімки) варто розташовувати в ПЗ безпосередньо після тексту, в якому вони згадуються вперше або на наступній сторінці (за необхідності у додатку). На всі ілюстрації повинні бути дані посилання в ПЗ.

Ілюстрації повинні мати назву, що розміщують під ілюстрацією і вирівнюють по центру.

Ілюстративний матеріал вирівнюється по центру разом з назвою.

Ілюстрації необхідно нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком ілюстрацій, які наводяться у додатках. Номер ілюстрації складається з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, відокремлених крапкою, наприклад: Рисунок 2.1 - перший рисунок другого розділу. Якщо в ПЗ одна ілюстрація, то вона позначається "Рисунок 1".

Таблиці

Цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць.

Таблицю варто розташовувати безпосередньо після тексту, в якому вона згадується вперше або на наступній сторінці, а за необхідністю в додатку до ПЗ. На всі таблиці повинні бути посилання в тексті ПЗ.

Таблиці необхідно нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком таблиць, які наводяться у додатках.

Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера у таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, таблиця 2.1 - перша таблиця другого розділу.

Якщо в тексті ПЗ складена тільки одна таблиця, то вона позначається "Таблиця 1" або "Таблиця А.1", якщо таблиця наведена у додатку А.

Таблиця повинна мати назву, що друкують прописними літерами (крім першої великої) і вміщують над таблицею з вирівнюванням зліва. Назва повинна бути стислою і відбивати зміст таблиці.

Слово "Таблиця …" вказують один раз зліва над першою частиною таблиці, над іншими частинами таблиці пишуть: "Продовження таблиці …" із зазначенням номера таблиці. Якщо в кінці сторінки таблиця переривається і її продовження буде на наступній сторінці, то у першій частині таблиці нижню горизонтальну лінію, що обмежує таблицю не наводять.

Не допускається розміщувати позначення таблиці та її назву у нижній частині сторінки, якщо після неї не розміщено головку та хоча б один рядок таблиці.

Графу "Номер за порядком" до таблиці включати не допускається.

Формули

Формули і рівняння розташовують безпосередньо після тексту, у якому вони згадуються, посередині сторінки.

Вище і нижче кожної формули або рівняння повинно бути залишено не менше одного вільного рядка.

Формули і рівняння в ПЗ слід нумерувати порядковою нумерацією у межах розділу.

Номер формули або рівняння складається з номера розділу і порядкового номера формули або рівняння, відокремлених крапкою, наприклад формула (2.3) - третя формула другого розділу.

Номер формули або рівняння вказується у дужках у крайньому правому положенні на рядку. Пояснення значень символів і числових коефіцієнтів, що входить до формули або рівняння, якщо вони не пояснені раніше у тексті, варто приводити безпосередньо під формулою в тій послідовності, в якій вони наведені у формулі або рівнянні.

Пояснення значення кожного символу і числового коефіцієнта слід давати з нового рядка в тій послідовності, в якій символи наведені у формулі або рівнянні. Перший рядок пояснення починають з абзацу словом "де" без двокрапки.

Приклад:

(2.6)

де – обсяги (вартісні або натуральні) окремих видів робіт відповідно за звітом і планом (або за базовий період);

t_i – питома трудомісткість одиниці окремих видів робіт;

V_ф, V_п – обсяги будівельно-монтажних робіт відповідно за звітом і планом (або за базовий період).

Приклад: Система описується рівнянням

х = Ах + bх, (6.1)

де А - матриця розмірності (n×n);

b - вектор;

Приклад: Густина кожного зразка ρ в кілограмах на кубічний метр обчислюється за формулою:

, (6.2)

де т - маса зразка, кг;

v - об'єм зразка, м³.