Книги для подготовки к экзамену по ИТ (по специальности Экономика и организация производства в АПК) / Информационные системы и технологии в экономике 2-е издание - под редакцией проффесора В.И.Лойко

8.3. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

Предприятие, управляемое с помощью информационной технологии, связано информационными потоками с внешним миром, и принять оптимальное решение без их учета невозможно. Поэтому информационный (смысловой) обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно.

На современный офис (так называют службу управления предприятием) обрушивается колоссальный поток информации. Причем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений — электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения обеих проблем крайне желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы — будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями (unified messaging), при которой вся входящая информация — голосовые и факсимильные сообщения и электронные письма (возможно, с вложениями) — попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настольный компьютер, телефон или переносной компьютер. С помощью компьютера пользователь может рассмотреть список полученных сообщений и краткие аннотации. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно просмотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно поступило. С другой стороны, с помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся поблизости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.

315

Еще раз подчеркнем главное: во-первых, при работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма оказывается почти полностью скрытой от пользователя, что дает ему возможность полностью сосредоточиться на содержании сообщения; вовторых, пользователь всегда может ознакомиться с любыми поступившими на его имя сообщениями независимо от формы сообщений, своего местонахождения и времени суток, причем для этого требуются минимальные технические средства.

В своем развитии офисная информационная технология уже прошла три этапа.

Сначала офисные системы обмена сообщениями разных видов существовали независимо друг от друга: факсы приходили на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатывались почтовой программой, а для работы с голосовой почтой использовался обычный телефонный аппарат (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Схема раздельной обработки сообщений

•

Затем людям надоел не слишком дружественный телефонный интерфейс, и для взаимодействия с системой голосовой почты был приспособлен компьютер. Пользователи получили возможность

316

видеть на экране список голосовых сообщений, прослушивать избранные сообщения, тут же надиктовывать ответ и т.д. — в общем, с голосовыми сообщениями работать стало так же удобно, как и с электронными письмами. И все же относительно структуры системы обмена сообщениями разных типов оставались разъединенными. В частности, при работе с такими программами оказалось невозможным выдавать на экран единый список сообщений, отсутствовали также какие бы то ни было "мостики" между сообщениями разных типов.

Первые попытки объединить сообщения разных форм были основаны на том, что оцифрованное голосовое сообщение, хранимое в системе голосовой почты, в принципе ничем не отличается от оцифрованного факсимильного сообщения или электронного письма, поэтому, несколько видоизменив клиентское программное обеспечение для работы с системой электронной почты, можно заставить его выдавать на экран единый список сообщений независимо от того, в какой форме они были получены. При этом сами хранилища сообщений никак не затрагиваются, они продолжают оставаться разделенными.

При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в базе данных электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям; при этом сами сообщения хранятся отдельно и управление соответствующими базами данных осуществляется независимо от почтовой базы. Так возникает задача синхронизации баз, в процессе решения которой могут возникнуть дополнительные трудности. Кроме того, системному администратору приходится управлять несколькими базами по отдельности. Наконец, даже при этом, более совершенном подходе, "мостики" между сообщениями разных типов оказываются "за кадром" (рис. 8.11).

В 1997 г. появились системы, в которых все сообщения независимо от их формы хранятся в единой базе данных (рис. 8.12). Обычно такие системы представляют собой надстройку над программой электронной почты или системой поддержки коллективной работы (groupware), обеспечивающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систему обмена сообщениями. В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется

317