Промежуточные итоги

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.

Список – набор строк листа, содержащий однородные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов.

Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

Фильтрация – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Microsoft Excel предоставляет две команды для фильтрации списков: Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора; Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Автофильтр. При использовании команды Автофильтр справа от подписей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки автофильтра. Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом.

Пользовательский автофильтр. Используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца.

Цель работы

Получение практических навыков выполнения сортировки, анализа данных , различных способов фильтрации списков в Microsoft Excel.

Постановка задачи

1. Создайте списки данных «Остатки товаров на складах магазина» в соответствии с данными таблицы.

2. Посчитайте цену товаров в гривнах и их общую стоимость в гривнах и у.е.

3. Установите денежные форматы полей.

4. Отсортируйте информацию в таблице.

5. Добавьте промежуточные итоги по полям: Цена (грн.), Стоимость (у.е.), Стоимость (грн.) .

6. Используя форму, отберите записи соответствующие критериям: Категория – Молочные продукты, Цена (у.е.) меньше 15. Используя автофильтр, отберите данные, в которых поставщиком является Линда, выберите те товары, Цена (у.е.) которых находится в пределах от 10 до 20.

Пошаговое выполнение работы

1. Запустите программу Microsoft Excel.

2. Создайте новый документ.

3. Создайте списки данных «Остатки товаров на складах магазина» в соответствии с данными таблицы.

   Остатки товаров на складах
   № склада	Поставщик	Категория	Наименование	Цена (у.е.)	Цена (грн.)	Кол-во	Стои-мость (у.е.)	Стои-мость (грн.)
   3	Интеграл	Кондитерские изделия	Зефир	25,2		24
   2	Интеграл	Кондитерские изделия	Конфеты	17,45		29
   2	Люкс	Кондитерские изделия	Печенье	9,5		36
   3	Бриз	Кондитерские изделия	Шоколад	12,75		15
   2	Бриз	Кондитерские изделия	Крем	14		76
   2	Оазис	Кондитерские изделия	Вафли	10,00		3
   2	Кронос	Молочные продукты	Испанский сыр	21		22
   2	Кронос	Молочные продукты	Швейцарский сыр	32		9
   1	Линда	Молочные продукты	Творог	12,5		0
   1	Линда	Молочные продукты	Йогурт	24,8		14
   1	Кронос	Молочные продукты	Сыр	34		19
   3	Роза	Напитки	Какао	18		39
   2	Роза	Напитки	Кофе	46		17
   4	Линда	Напитки	Сыр	18		69
   4	Лотос	Напитки	Пиво	14		52
   4	Лотос	Напитки	Чешское пиво	15		15
   4	Интеп	Приправы	Зеленый соус	13		32
   2	Интеграл	Приправы	Ткемали	28,5		113
   4	Интеп	Приправы	Кетчуп острый	21,05		76
   5	Интеп	Приправы	Томатная паста	22		53
   5	Интеп	Рыбопродукты	Икра	31		31
   5	Линда	Рыбопродукты	Крабы	9,5		5
   5	Интеп	Рыбопродукты	Крабы	18,4		123
   5	Интеп	Рыбопродукты	Печень трески	26		11
   5	Линда	Рыбопродукты	Сельдь	25,99		10
   5	Линда	Рыбопродукты	Шпроты	12		95
   2	Люкс	Хлебобулочные изделия	Булочки	19,5		36

4. Установите денежные форматы полей:

• Выделите числовые значения полей «Цена (у.е.)» и «Стоимость (у.е.)». Для выделения несмежных строк или столбцов выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделите остальные строки или столбцы.

• Выполните команду меню ФорматЯчейки…, откройте закладку Число, установите Формат – Денежный, Число десятичных знаков – 2, выберите из списка Обозначение – $ Английский США.

• Аналогично описанному выше, выделите числовые значения полей «Цена (грн.)» и «Стоимость (грн.)» и установите Обозначение денежного формата – грн. Украинский.

5. Посчитайте цену товаров в гривнах и их общую стоимость в гривнах и у.е.:

• Для того, чтобы посчитать цену товаров в грн., в ячейку F3 введите формулу расчета курса гривны: =Е3*Курс$. Остальные ячейки этого поля заполните с помощью маркера заполнения.

• Для того, чтобы посчитать стоимость товаров в у.е., в ячейку H3 введите формулу расчета стоимости товаров в у.е., зная их цену в у.е. и количество: =Е3*G3. Остальные ячейки этого поля заполните с помощью маркера заполнения.

• Для того, чтобы посчитать стоимость товаров в грн., в ячейку I3 введите формулу расчета стоимости товаров в грн., зная их цену в грн. и количество: =F3*G3. Остальные ячейки этого поля заполните с помощью маркера заполнения.

6. Сохраните новый документ с именем Ostatok.хls.

7. Отсортируйте информацию в таблице:

• Выделите любую ячейку внутри списка данных.

• Выполните команду меню ДанныеСортировка…

• Поле Сортировать по установите «№ склада», поле Затем по: «Категория», В последнюю очередь по: «Цена».

8. Добавьте промежуточные итоги по полям: «Цена (грн.)», «Стоимость (у.е.)», «Стоимость (грн.)» (для определения промежуточных итогов данные должны быть отсортированы по полю «№ склада» как указано в предыдущем пункте).

• Выполните команду меню ДанныеИтоги…

• В появившемся диалоговом окне установите следующие значения: При каждом изменении в: № склада, Операция: Сумма, отметьте галочками указанные в задании поля. Остальные опции оставьте без изменений.

9. Отберите записи соответствующие критериям: Категория – Молочные продукты, Цена (у.е.) меньше 15. Просмотрите отобранные записи в виде формы, для чего нужно:

• Выберите любую ячейку из списка и выполните команду меню ДанныеФорма…

• В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Критерии.

• В соответствии с заданием задайте параметры выборки: в поле Категория запишите текст Молочные продукты, в поле Цена (у.е.) текст <15.

• Для просмотра отобранных данных нажмите кнопку Назад или Далее.

• Чтобы изменить параметры выборки, снова нажмите кнопку Критерии и повторите действия, описанные выше.

10. Используя автофильтр, отберите данные, в которых поставщиком является Линда.

• Для того чтобы включить автофильтр, выберите любую ячейку из списка и выполните команду ДанныеФильтрАвтофильтр. При этом справа от заголовков полей появятся кнопки со стрелками, позволяющие задать условия фильтрации. Повторное выполнение этой команду приведет к выключению автофильтра.

• В столбце Поставщик нажмите кнопку со стрелкой и выберите строку, содержащую наименование Линда. Для отмены фильтрации надо выполнить щелчок по кнопке со стрелкой и выбрать строку Все.

11. Используя автофильтр, выберите те товары, Цена (у.е.) которых находится в пределах от 10 до 20.

• Если автофильтр отключен, включите его командой ДанныеФильтрАвтофильтр.

• В столбце Цена (у.е.) нажмите кнопку со стрелкой и выберите строку, содержащую наименование (Условие…).

• В появившемся диалоговом окне в верхнем поле слева выберите вариант больше, в поле справа введите значение 10. Чтобы добавить дополнительное условие, выберите вариант И и повторите предыдущий шаг, в нижнем поле слева выберите вариант меньше, в поле справа введите значение 20.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ТЕМА № 20 СОВМЕСТНАЯ РАБОТА ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Вставка данных путем создания внедренного или связанного объекта

Связанный или внедренный объект можно создать на основе любой программы, поддерживающей эти виды объектов.

Связанный объект – объект, созданный в файле-источнике и вставленный в файл назначения с поддержанием связи между этими двумя файлами. Связанный объект в файле назначения может быть обновлен при обновлении файла-источника.

Внедренный объект – данные (объект), содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются в файле назначения.