ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

НА БАЗЕ EXCEL

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ПРАКТИЧЕСКИМ РАБОТАМ ПО КУРСУ «АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ»

ДЛЯ СТУДЕНТОВ СПЕЦИАЛЬНОСТИ 230103 «Автоматизированные системы обработки информации и управления (по отрослям)»

Организация и методические указания по выполнению практических работ

Практические работы по курсу «Автоматизированные информационные системы обработки экономической информации» состоят из пяти практических работ.

В качестве программной среды используются средства MS Excel. Техническим обеспечением являются персональные компьютеры современной конфигурации.

Этапы выполнения лабораторных работ:

1. Изучение теоретических положений.

2. Выполнение работы.

На основе усвоенных теоретических положений студент самостоятельно на компьютере выполняет задания. Выполненная работа проверяется преподавателем, после чего студент получает индивидуальное задание и приступает к его выполнению. Полученный результат проверяется преподавателем.

3. Сохранение результатов выполненной работы.

Результат выполненной работы необходимо сохранить на жестком диске в папке «Мои документы/ АИСОЭИ» под именем «ФИО_Работа№_Вариант№» либо на съемном носителе информации.

4. Составление отчета о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе оформляется на отдельных листах формата А4 с обязательным указанием номера группы, ФИО исполнителя, номера и названия практической работы. Отчет должен содержать: цель работы, основной теоретический материал, условия задачи, ход ее решения. В отчет необходимо включить все полученные таблицы и графики.

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файла на съемном носителе) для проверки.

6. Защита выполненной работы.

Практическое занятие №1

Тема: Создание и обработка баз данных (БД) в табличном процессоре MS EXCEL.

Цель: Познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных, научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям, научиться производить сортировку информации.

Задачи:

• создание базы данных средствами MS Exсel;

• обработка базы данных средствами MS Exсel;

• поиск, сортировка, фильтрация данных.

Оборудование: персональный компьютер, ОС Windows XP, MS Exсel.

Вид работы: групповой

Время выполнения: 2 часа

Теоретическое введение:

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины

Существует множество других определений понятия «база данных», так или иначе сводящихся к понятию «совокупность хранимых данных». Однако большинство из этих определений не позволяет отличить базу данных от объектов, которые базой данных заведомо не являются, например, от архивов документов, картотек, библиотек и т.п. Таким образом, база данных есть не просто совокупность хранимых данных (записей, документов, фактов и т.п.), но такая совокупность, которая обладает, по меньшей мере, тремя важными свойствами (признаками):

1. База данных хранится и обрабатывается в вычислительной системе. Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки и т. п.) базами данных не являются.

2. Данные в базе данных хорошо структурированы (систематизированы). Под структурированностью в данном случае понимается явное выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также типизация элементов и связей, при которой с каждым типом элемента или связи соотносится определённая семантика и допустимые операции.

3. Структура базы данных обеспечивает эффективный поиск и обработку данных. Эффективность здесь главным образом определяется тем, как соотносятся гибкость и мощность возможностей (поиска и обработки) с затратами усилий и ресурсов.

Базой данных часто ошибочно называют систему управления базами данных. Необходимо различать хранимые данные (собственно БД) и программное обеспечение, предназначенное для организации и ведения базы данных (СУБД).

Рассмотрим работу табличного процессора MS Exсel в режиме Базы данных (БД). Строки таблицы в терминологии БД называются записями, а столбцы - полями записей. Переход от одного поля к другому осуществляется клавишей TAB. Для создания базы данных используется встроенная форма данных, которая вызывается командой Данные, Форма. Созданную базу данных можно сортировать, производить поиск и выборку нужных записей. Для сортировки БД выбирается команда Данные, Сортировать, где задаются диапазоны сортировки. БД может использоваться как справочная система для поиска нужной информации. Результатом поиска может быть выделение в таблице записей, удовлетворяющих некоторому условию. Это можно сделать с помощью команды Данные, Форма, Критерии. Результатом поиска в БД может быть получение отдельной таблицы, в которой собраны все записи, удовлетворяющие условию поиска. Такие таблицы называются выборкой из БД. Это делается с помощью команды Данные, Фильтр, Автофильтр, где в раскрывающемся окне Пользовательский автофильтр задаются условия выборки.

Вопросы для допуска к практическому занятию:

1. Что является Базой данных? Что является СУБД? Примеры.

2. Перечислите объекты базы данных?

Ход работы:

1. Ознакомиться с темой, целью и теоретическим введением практического занятия.

2. Создать файл работ 1.xls с таблицей о планетах Солнечной системы и оформить ее в виде базы данных.

Единицы измерения, используемые в таблице

- период обращения по орбите - в земных годах;

- среднее расстояние от Солнца - в млн. км;

- экваториальный диаметр - в тыс. км;

- масса - 10^24 кг.

3. С использованием Автофильтра выполнить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600*10^24.

4. С использованием Автофильтра осущесвить:

   • поиск планет, имеющих экваториальный диаметр менее 50 тыс., массу менее 4*10^24 кг;

   • поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии не менее 100 млн.км, имеющих массу в диапазоне от 3*10^24 до 500*10^24 кг, а также не более 2 спутников.

Ответы записать.

5. Отсортируйте данные в таблице в алфавитном порядке названий планет (результат сортировки зафиксировать пр помощи Скриншот (снимок экрана, англ. screenshot) — мгновенный снимок содержимого экрана компьютера или другого электронного устройства) и занести в отчет)

6. Отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества спутников - ответ занести в отчет.

7. Отсортируйте данные в порядке возрастания их расстояния от Солнца - ответ занести в отчет. Сохранить файл под именем planeta.xls.

8. Создать базу данных - справочник отдела кадров для своей подгруппы. Таблица должна иметь следующий вид:

Фамилия, Имя, Отчество, День, Месяц , Год , Место рождения

9. Отсортировать созданную БД по следующим критериям:

• по возрастающим дням рождения;

• по убывающим годам рождения;

• по фамилиям в алфавитном порядке;

10. Выполнить поиск и выборку:

• по именам, например, выбрать тех, у кого имя Оля, Лена и Сергей;

• по отчествам Ивановна, Васильевна;

• по дням рождения: до 19-го;

• по месяцу апрель;

• по месту рождения.

11. Сохранить файл под именем работа Отдел кадров.xls.

Форма отчетности: Результат работы:

1. Предъявить преподавателю краткий конспект

2. файл planeta.xls

3. ответы по заданиям 3-7,

4. файл работа Отдел кадров.xls после выполнения команды: Данные, Фильтр, Показать все.

Контрольные вопросы:

1. Какие действия, возможно, применять к существующей БД MS Excel?

2. Назовите назначение автофильтра в БД MS Excel.

3. Как осуществляется фильтрация информации в таблице Excel?

Рекомендуемая литература:

1. Исаев Г.Н. Информационные технологии в экономике.- Омега- Л, 2008.-462с.

2. Лихтенштейн В. Е. Информационные технологии в бизнесе. Практикум: применение системы Decision в решении прикладных экономических задач..-М.:Финансы и статистика,2009.-560.

3. Чистов Д.В. Харитонов С.А. Хозяйственные операции в 1С:Бухгалтерии 8. Задачи, решения, результаты . М.:- 1С-Паблишинг,2008-463.

4. http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

Базы данных в MS EXCEL

Довольно часто возникает необходимость хранить и обрабатывать данные представленные в виде таблиц.

Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице.

Т.о., можно сказать, что База данных (БД)- это совокупность различных записей, обладающих определенными свойствами.

В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны имена полей. Максимальный размер базы данных в MS Excel определяется возможностями версии Excel (число строк и число столбцов в листе).

БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент времени может быть только одна из них.

Рассмотрим процесс построения и обработки базы данных на следующем примере.

ПРИМЕР 1.

Наименование товара	Дата	Поставщик	Город	Закупочная цена (грн.)	Отпускная цена	Транспортные расходы	Количество	Прибыль
Колбаса	02.10.03	Колбико	Макеевка	15.80	18.00	20 грн.	100
Творог	05.10.03	Ромол	Харьков	2.20	2.50	45 грн..	500

Сформируем БД на первом листе MS Excel, после чего лист переименуем (рис. 9.1).

Сформируем поле Прибыль. Для этого в ячейку I2 введем формулу:

I2=(F2-E2)*H2-G2

С помощью маркера заполнения скопируем эту формулу в ячейки I2:I18.

В результате лист примет вид изображенный на рис. 9.2.

Рис. 9.1. База данных "Поставщики товара"

Рис. 9.2. Формирование поля "Прибыль"