40. Кадрове діловодство. Документаційне забезпечення руху кадрів.

Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Документаційне забезпечення обліку та руху кадрів характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

Облік кадрів ведеться в усіх організаціях, які мають право самостійно здійснювати прийом та звільнення працівників. Обліку підлягають усі працівники незалежно від характеру роботи та посади.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим. Найважливішими документами є : трудові договори (угоди та контракти) , трудові книжки та особові справи працівників.

Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а керівник (власник) підприємства або уповноважений ним орган зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням керівника або уповноваженого ним органу про зачислення особи на роботу.

Трудовий контракт є документом, що фіксує згоду сторін на встановлення трудових правовідносин і регулює їх. У разі виникнення конфліктної ситуації письмова форма трудового контракту є основним документом, що визначає взаємини працівника та роботодавця. Саме тому дуже важливо скласти правильний контракт, в якому будуть враховані всі можливі неузгодження та варіанти їх рішень.

Трудова угода — це документ, що укладається між організацією й працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами.

Різниця між трудовим договором та трудовим контрактом:

-контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір – як на період виконання роботи, так і на невизначений термін;

-у контракті можуть визначатися такі підстави для розриву трудових відносин, які не передбачені законодавством про працю, а розрив трудового договору можливий тільки на підставах, що записані у законодавстві про працю;

-виконання працівником своїх обов’язків за контрактом завжди пов’язане з додержанням чітко визначеного режиму роботи, тоді як за трудовим договором працівник повинен дотримуватися правил внутрішнього розпорядку, якими передбачено й режим роботи;

-в разі роботи за контрактом порядок надання працівникові відпустки та оплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки;

-у контракті, на відміну від трудового договору, можуть застерігатися наслідки дострокового його розірвання з ініціативи однієї із сторін без поважних причин.

Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Отже, документи з обліку та руху кадрів, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках.