Тема «Организация бухгалтерского дела и внутреннего аудита в компьютерной среде»

Система управления предприятием взаимодействует с внешней средой

Взаимосвязь осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды управления от системы более высокого уровня к системам низшего звена, а по потокам обратной связи – все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса

Важнейшей составной частью управленческой информации является экономическая информация, которая отражает финансово-хозяйственную деятельность организации с помощью системы натуральных и стоимостных показателей

Все это предопределяет использование вычислительной техники

Основные причины применения вычислительной техники

в организации бухгалтерского учета

Большой объем информации

Многочисленные группировки

Жесткие сроки обработки

Высокие требования к точности и достоверности

Этапы компьютеризации:

механизированный

автоматизированный

1950-1960 гг.

Характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчетных станций

С начала 70-х гг. ХХ в.

Появление ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики

Периоды развития

-централизация обработки бухгалтерских задач на вычислительном центре, где применяется однопрограммный режим работы ЭВМ

Учетная

документация

ВЦ

Ведомости аналитического и синтетического учета

- переход к детализованной обработке бухгалтерской информации на ПЭВМ АРМ бухгалтера и передача на компьютер более высокого уровня

Несмотря на все преимущества полностью компьютеризированной бухгалтерской системы, 90% вновь создаваемых организаций начинают бизнес, ведя бухгалтерский учет вручную. Причины такого положения:

1. Хорошая, интегрированная, сложная система бухгалтерского учета предъявляет более высокие требования к скорости обработки и к памяти компьютера, что не обеспечивалось ПК, доступными на рынке, в течение первой половины десятилетней жизни промышленности ПК;

2. Многие менеджеры, впервые столкнувшись со сложной компьютерной системой, плохо представляли себе, как внедрять

Бухгалтеры развитых стран, используя компьютеризированные технологии, имели возможность создавать свой бизнес, помогали клиентам пройти через различные стадии автоматизации:

1. введение в документооборот таблиц типа пустографики, стоящей примерно из 70-ти колонок для основных категорий расходов. Это система ручной обработки;

2. в конце каждого месяца бухгалтер получает от владельца компании предыдущие таблицы для подготовки месячного финансового отчета;

3. бухгалтер рекомендует владельцу начать использовать автоматизированную систему начисления заработной платы и налогов, а также подготовки отчетов для государственных органов;

4. клиенту предлагается внедрить у себя компьютерную систему, но пока только для ввода данных. Бухгалтер корректирует ошибки;

5. клиент нанимает бухгалтера, чтобы он помог выбрать, приобрести и установить систему бухгалтерского учета. Оплата по счету

Разработки по автоматизации бухгалтерского

дела ведутся по 3 направлениям

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета для малого бизнеса

Комплексная автоматизация для крупных организаций

Автоматизация отдельных участков учета

Информационная система бухгалтерского учета

включает следующие комплексы задач:

• учет ОС

• учет труда и заработной платы

• учет финансово-расчетных операций

• учет материальных ценностей

• учет затрат на производство

• учет готовой продукции

• составление отчетности

Организация АРМ бухгалтера на базе ПЭВМ, создание локальных вычислительных сетей организации дает возможность решать следующие экономические задачи:

1. создание системы распределения баз данных

2. обмен информацией между различными пользователями

3. автоматическое формирование первичных документов в компьютере

4. межфункциональные комплексы задач управления

Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить 3 фары обработки, заложенные в основу машинных программ

1 фаза

Первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, из обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку.

Все операции выполняются на основании пакеты прикладных программ по каждому участку в единой программе бухгалтерского учета

2 фаза

составление бухгалтерских проводок и их размещение в регистрах аналитического и синтетического учета.

Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс

3 фаза

Составление оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, бухгалтерского баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Информационный обмен между предприятием и внешней средой

Получение нормативных и методических материалов

Передача бухгалтерской отчетности

Связь с банками, система «Клиент-Банк», оперативное управление расчетным счетом прямо из управления

Информационное обеспечение компьютерной обработки

данных бухгалтерского учета состоит из:

внемашинного

внутримашинного

Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются:

Включает все виды специально организованной информации, представленной в форме :

• Файлов ( массивов )

• Баз

• Банков данных

• Баз знаний, а так же их системы

Входные

документы

Выходные документы

Первичная необработанная информация – документы , заполняемые вручную, либо при помощи технических средств

Сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и подготовленные главным образом на печатающих устройствах

Информация записывается на машинном диске в памяти компьютера

По содержанию представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности

Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов

Классификация массивов

По смысловому содержанию

По способам использования

По

назначению

По методу организации

По роли машинной обработки и технологии использования

массивы классифицируются следующим образом:

Постоянные

Текущие

(переменные)

Промежуточные

Выход

ные

Хранимые

Поисковые (информа-

ционные)

Служеб

ные

Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги – оглавления диска, в которые записываются краткие сведения о файле.

База данных

- это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным

Банк данных

- автоматизированная система, составляющая совокупность информационных программ, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных

Главными составляющими данных являются базы данных и программные продукты, называемые системой управления базами данных

Главными пользователями баз и банков данных являются конечные пользователи, то есть специалисты, ведущие различные участки учетной работы

Банк и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределенными между несколькими компьютерами, которые должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей

Информационное обеспечение бухгалтерского учета

( отечественные информационно-справочные материалы )

• Консультант плюс

• Гарант

• Налоги России и т. д.

Этапы развития рынка бухгалтерских программ:

1 этап – первая половина 1980-х гг., когда поток персональных компьютеров из за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших ЭВМ и созданием «программ-самоделок»

2 этап - связан с появлением в начале 1990-х гг. большого числа коммерческих структур, что привело к созданию программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии

3 этап - конец 1990-х гг. связан с переходом от упрощенного учета к профессиональному, в том числе управленческому учету

В настоящее время рынок программных средств автоматизации бухгалтерского учета продолжает интенсивно развиваться

Наиболее распространенные

программные продукты:

• 1С: Бухгалтерия

• Турбо Бухгалтер

• БЭСТ

• Галактика

Эффективное использование экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники.

Важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выполнению, обработке и передаче первичных документов осуществлялся автоматически

ПК обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовывать автоматизированное рабочее место ( АРМ ) с использованием диалогового режима.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:

• По сбору первичных документов

• Контролю их достоверности

• Подготовке для машинной обработки

• Вводу данных в ПК и записи их на носители

• Управлению их обработкой на машине

• Получению регистров выходной информации

• Контролю, анализу и регулированию расчетов

Все вычислительные и группировочные операции, выработку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.

Использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных ПЭВМ дает возможность одновременно с детализированной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичных данных, их обработкой и выдачей итоговой информации

Объединение ПЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построение взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, затраты на производство готовой продукции, сводный учет и отчетность

АРМ главного бухгалтера

Рабочий инструмент аудитора - компьютер

Программа должна быть сетевой, а все данные храниться в единой базе, к которой пользователи системы должны иметь авторизированные доступ соответствующего уровня. В процессе работы аудитор должен автоматически отслеживать, кто , когда и какие данные вносили ( изменения). Вся информация, занесенная в базу данных, должна быть доступна одновременно всем членам аудиторской группы

Собранная в ходе проверки всеми членами группы информация должна записываться в единую базу данных. Программа может автоматически поддерживать ценность и непротиворечивость собранной в ходе аудита информации. В программе целесообразно предусмотреть формирование данных о затраченном аудиторами рабочем времени, сведение к минимуму процесса документирования и т. д.

Подготовительный этап проведения аудиторской проверки

1)Изучение и запись в базу данных информации о клиенте:

- данные Главной книги

- показатели бухгалтерской отчетности

- другая доступная информация

2) предварительный финансовый анализ, оценка уровня существенности и аудиторского риска

3) разработка общего плана аудита и распределение обязанностей между членами аудиторской группы

4) выполнение запланированных работ в соответствии с заданием:

- анализ бухгалтерских записей по Главной книге с целью выявления некорректных и нетипичных операций

- определение уровня существенности по своим разделам

- разработка программ аудита по разделам

- формирование рабочих таблиц по разделам в соответствии с базой правил