4. Деловой этикет

Деловой этикет – форма делового общения, которая по­могает ориентироваться в повторяющихся ситуациях. Знание делового этикета способствует овладению мастерством взаимных отношений, исходящих из принципов и норм деловой этики.

Этикет бизнесмена включает целый ряд правил, состав­ляющих основу кодекса поведения, принятого для хорошо воспи­танных людей. Рассмотрим некоторые из них:

1. Правила приветствия. Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по воз­расту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, цивилизованному бизнесмену не следует дожидаться, пока с ним поздоровается младший по возрасту или занимаемому положе­нию партнер. Надо поприветствовать своего собеседника первым.

Мужчина должен рассматривать как знак особого уважения к нему, если женщина первой поздоровалась с ним. Приветствуя женщину на улице, мужчина снимает головной убор и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе. Если сидит, то перед при­ветствием встает. В момент приветствия во рту не должно быть сигареты и нельзя держать руку в кармане. Женщины слегка на­клоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать рук из карманов и не снимать перчаток.

Приветствие путем обмена рукопожатиями мужчинам ре­комендуется делать всегда, женщинам – по обоюдному согла­сию. Когда мужчину представляют женщине, руку первой пред­лагает женщина. Тот же приоритет принадлежит и более пожи­лым людям, и старшим по иерархии, так, первыми протягивают руку: старшая по возрасту женщина младшей, женщина – муж­чине, руководитель – подчиненному. Пожимая руку, мужчины обычно произносят краткое при­ветствие типа «Рад встретиться с вами (видеть вас)», «Добрый день». Приветствуя мужчину, по правилам вежливости следует спросить: «Как здоровье супруги?», «Как дела у ваших детей?», «Как поживает ваша мама?» и т. п.

2. Правила обращения. Стиль обращения к деловым партнерам или подчиненным определяется общим стилем отношений, принятым в любом коллективе.

Обращение «вы» прежде всего свидетельствует о высо­кой культуре того, кто обращается к своему партнеру или колле­ге. Оно подчеркивает уважение к ним. Обращение на «ты» в деловой обстановке нежелательно. Оно допустимо лишь тогда, когда мо­жет быть взаимным либо обусловлено неформальными отноше­ниями. К деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по фамилии с добавлением слов «господин», «коллега», «товарищ». Не следует злоупотреблять обращением только по имени. По имени можно обращаться к ближайшим коллегам, если они молоды и не возражают против такого обращения.

К незнакомому человеку можно обратиться со словами: «гражданин», «господин», «девушка», «молодой человек» и т. д. В сегодняшней России нет устоявшейся формы такого обраще­ния. И надо признать, что некоторые из названных слов в кон­кретных случаях не совсем удачны. Потому мы часто обращаемся к незнакомым людям просто со словами: «Извините...», «Позвольте...», «Будьте добры...».

3. Правила представления. Этикетом предусмотрены определенные нормы, указывающие, когда и как необходимо представлять и быть пред­ставленным. Так, принято представлять младшего по возрасту старше­му, холостого – женатому, низшего по иерархии – высшему, мужчину – женщине, молодую женщину – более старшей и т. д. Только что прибывшие на встречу или прием не представляются лицам, которые уже покидают его. Если возникла необходимость быть представленным, а во­круг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко назвать себя.

4. Обязанности мужчин по этикету. По этикету (в том числе и деловому) на мужчину возлага­ются некоторые обязанности. На улице он, как правило, должен идти слева от женщины (т. е. со стороны тротуара), т. к. место справа принято считать более почетным и безопасным. Мужчина, сопровождая женщину, не должен курить.

Отправляясь на такси на деловую встречу, мужчина подхо­дит к автомашине и открывает правую заднюю дверцу. Женщина садится первой. Мужчине не следует садиться рядом с водите­лем, т. к. это будет выглядеть невежливо по отношению к его спутнице. Мужчина несколько опережает женщину, когда открывает для нее дверь в помещение, и входит вслед за ней. Спускаясь по лестнице, мужчина идет на одну - две ступень­ки впереди женщины, а поднимаясь, – на одну ступеньку сзади. Этикет предусматривает такой порядок следования, руководству­ясь основным правилом: мужчина должен быть готов в любой момент прийти на помощь женщине. Она может оступиться или поскользнуться, и тогда мужчина поддержит ее.

5. Денежные отношения. Если у вас имеются перед кем-либо денежные обязательства, они должны быть выполнены и срок. Если по какой-либо весьма уважительной причине вы не можете так сделать, обязательно сообщите об этом и уточните, возможно или невозможно перенести срок. В последнем случае вы обязаны сдержать свое слово. Противное считалось и считает­ся беспечным и безнравственным.

6. Организация деловых контактов. В деловом общении серьезное внимание уделяется прави­лам организации деловых контактов.

Так, излишняя доступность руководителя не способствует созданию нормальной деловой обстановки и часто приводит к панибратству. Поэтому целесооб­разно максимально ограничить число лиц, имеющих право вхо­дить в кабинет старшего по должности без уведомления. Излишняя недоступность руководителя также нежелательна, т. к. она ведет к потере информации.

В планировании служебных контактов основная роль отводится секретарю. Он должен решать вопрос о неотложности ви­зита, пересматривать время служебных контактов, уведомлять со­трудников о случае непредвиденных ситуаций и давать справки. Нельзя входить в кабинет, если там уже кто-то находится. Особенно важно соблюдать этот порядок в часы приема. Желательно, что­бы все лица, которым необходим прямой контакт с руководителем, имели четко фиксированное время визита и были уверены в том, что он состоится. В помещении, отведенном для посетителей, следует созда­вать для них максимальные удобства. Вся обстановка должна свидетельствовать о внимании к людям.

Беседы целесообразно про­водить в кабинете подчиненного, т. к. все материалы под рукой и телефонные звонки не отвлекают. Иногда беседы можно прово­дить в общей комнате, чтобы их слышали другие сотрудники. Вне служебного помещения деловые беседы неже­лательны: они создают впечатление избранности и секретности.

7. Деловая субординация. Вопросы субординации в деловом этикете имеют важное значение, поскольку управленческие отношения носят иерархи­ческий характер.

Не следует забывать о соподчиненности и отдавать без особой необходимости распоряжения «через голову» нижестоящего ру­ководителя, подрывая этим его авторитет. В случае нарушения субординации нужно поставить в известность подчиненного ру­ководителя, стараясь сделать это таким образом, чтобы у него не возникло ощущение, будто его «обходят», не хотят с ним счи­таться.

При общении с подчиненными целесообразно применять так называемый принцип эмоциональной нейтральности, требую­щий ко всем сотрудникам относиться ровно и выдержанно, вне зависимости от личных симпатий и антипатий. Особенно щепе­тильным следует быть с подчиненными во внеслужебных отно­шениях, не злоупотреблять личными просьбами, поскольку последние ведут к фамильярности во взаимоотношениях и могут рано или поздно поставить руководителя в двусмысленное поло­жение.

8. Визитные карточки. Визитные карточки активно применяются на Западе. Еще несколько лет назад визитные карточки у нас были редко­стью.

Основное назначение визитных карточек – представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. Их можно использовать и для информирования о своем существовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы. Это своего рода заочное представительство, мягкая, ненавязчивая форма проявления вашего интереса к адресату. Визитные карточ­ки используют также для поддержания контактов (поздравления с праздником или иным событием, выражения соболезнования, признательности, благодарности, сопровождения подарка, суве­нира, цветов).

Визитные карточки печатаются на русском языке, а на обо­роте – на английском, французском или языке страны пребыва­ния. В них надо максимально полно указать не только свою должность (не «заместитель директора», а «заместитель директо­ра по финансовым вопросам»), но и реальную сферу интересов, полномочия; обязательно должны быть указаны почтовый адрес фирмы, номер телефона, факса и телекса, а также телефон секретаря. Маленькая и вполне невинная хитрость заключается в том, что при наличии на карточке двух-трех телефонов у иностранцев создается впечатление, что они имеют дело с солидной фирмой, обладающей большим штатом сотрудников.

Существует большое количество видов визитных карточек. Назовем лишь наиболее распространенные.

Стандартная карточка. Фамилия, имя и отчество печата­ются прописным шрифтом, должность – строчными буквами. Обычно указываются адрес фирмы и телефон (в том числе и до­машний), иногда – телекс и факс. Этот вид карточки использу­ется при состоявшемся знакомстве. Карточки для специальных и представительских целей. Указываются адрес и телефон фирмы. Если вам вручат такую карточку, значит, ее владелец не настроен на продолжительные контакты. Он просто представляет себя. Не просите его написать свои координаты: если бы он хотел их дать, то вручил бы вам визитную карточку другого вида. В отдельных случаях карточку для специальных целей можно получить и от хорошо знакомого партнера, когда он посылает вам вместе с ней сувенир, имея в виду, что его координаты вам хорошо известны. Карточка фирмы. Используется для поздравления от име­ни фирмы. Можно также встретить карточки с фотографией. Бывают карточки сложенные, как книжки, с указанием того, как проехать к фирме, где производится парковка автомобилей и т. п.

При состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вру­чает карточку лицо, младшее по возрасту; если должностное по­ложение и возраст одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым. При визите за рубеж процедура обмена визитными карточками облегчается, поскольку согласно этикету первыми должны вручать свои визитные кар­точки хозяева. Этим правилам особенно строго следуют японцы и корейцы.

Визитные карточки вручают чаще всего лично. Приняв визитную карточку, нужно прочитать вслух имя партнера, уяснить его должность и положение. Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том порядке, в каком сидят партнеры. Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение, обида. Не рекомендуется, но и не исключается посылать визитную карточку по почте.

Отвечают на визитные карточки своими визитными карточками в течение суток с момента получения. Так, если вас поздравили, вы должны отреагировать и поблагодарить. Лучше не отвечать на визитные карточки по телефону.

Если во время национальных праздников (или иных праз­дников, достойных поздравления, например Нового года) вы ока­зались в другой стране, поздравлять своих партнеров вы должны первым. Ваши партнеры, находясь в вашей стране, должны по­здравить вас первыми.

На карточках в левом нижнем углу карандашом или черни­лами принято проставлять следующие надписи, которые пишутся буквами латинского алфавита (начальные буквы французских слов):

р. r. – выражение благодарности, p. f. – поздравление, p.f.N. A. – поздравление с Новым годом,

p. f. с. – выражение удовлетворения знакомством, р. р. – заочное представление,

р. р. с. – прощание в связи с окончательным отъездом из страны пребывания, когда не наносится прощальный визит, р. с. – выражение соболезнования.

Это стандартная международная символика, которая оди­наково понимается во всех цивилизованных странах. В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с адресатом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например: «Благодарит за новогод­нее поздравлением, «Поздравляет с национальным праздником», «Благодарит за внимание», «С наилучшими пожеланиями» и т. д.

9. Деловые подарки и сувениры. Делать подарки и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнерам – давняя традиция делового мира.

Согласно этикету при первой встрече подарки дарят хозяе­ва, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. (Отечественные бизнесмены почему-то считают, что подарки должны делать им «богатые иностранцы».) При последующих встречах обмен подарками становится обяза­тельным. Вручать их следует при расставании.

К выбору сувениров необходимо относиться очень серьез­но. Они должны соответствовать роду занятий, специфике фирмы или месту, где она расположена. Лучше дарить то, что отвечает желанию и стилю партнера. Если вы дарите сувенир уже знако­мым людям, следует принять во внимание, что именно им будет приятно получить. Не рекомендуется дарить матрешки и самова­ры – они есть почти у всех иностранцев. Следует избегать повторения подарков (кроме спиртных напитков). Это считается серьезным нарушением этикета.

На официальных встречах подарки должны еще иметь и оттенок личного отношения. Особое внимание следует уделить упаковке. Практически полное отсутствие красивых коробок, привлекательной оберточ­ной бумаги, ленточек и т. д. может свести на нет усилия наших бизнесменов. Известны случаи, когда иностранцы явно не осозна­вали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в непрезентабельную бумагу и напоминал нечто купленное по де­шевке. А ведь в качестве подарка может быть и палехская брошь, и гжельская керамика.

При деловом визите в другую страну уместно дарить худо­жественно оформленные изделия: небольшие скульптуры, гра­вюры, памятные медали, настенные тарелки, книги, грампла­стинки, т. е. все, что связано с нашей страной. При достаточно хорошем знакомстве возможны и такие подарки, как националь­ные напитки, сладости, курительные принадлежности, изделия из кожи, стекла, керамики и металла. Очень весомый подарок (для высшего лица в компании) авторская картина или оригинальная чеканка, т. к. за границей наши художники сейчас в моде.

Личные вещи: рубашки, шля­пы, парфюмерию, носки и т. п. дарить не принято. Исключение из этого списка составляет только галстук, который входит в число допустимых сувениров. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключе­нием антиквариата, раритетов, драгоценностей, которые препод­носятся очень крупными фирмами в особых случаях (например, на юбилеи).

Выбор подарка должен определяться также характером ваших отношений с теми, кому вы собираетесь его преподнести. Даже если средства позво­ляют, не принято дарить слишком дорогие вещи, чтобы не поставить ваших партнеров в неловкое положение. Дело не в цели подарка, а в намерениях, с которыми вы его вручаете, в искрен­ности ваших чувств.

Если вас пригласили домой, то в этом случае лучшим по­дарком являются живые цветы, которые, в отличие от всех ос­тальных подарков, вручают без упаковки. Если у вас нет времени посетить вашего коллегу дома, пошлите ему цветы по адресу, который указывается на вложенной в пакет визитной карточке.

Важно уметь не только тактично дарить, но и принимать подарок.

Многие люди почему-то считают, что не­удобно выражать радость, получив подарок: не разворачивая, они относят его в дальний угол. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок. Куда лучше в таком случае поблагодарить, развернув пакет, посмотреть, что в нем, и, оценив внимание и вкус дарителя, еще раз его поблагода­рить. Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковым вниманием. За присланный или переданный через третье лицо подарок надо сразу поблагодарить по телефону или коротким письмом.

Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или подарок настолько ценен, что выну­ждает вас чувствовать себя должником. Но и при отказе принять подарок необходима тактичность. Следует подчеркнуть призна­тельность за внимание и мотивировать свой отказ как можно мягче. Будьте последовательны, не принимайте подарок после долгих уговоров.

10. Чаевые. Чаевые даются не везде и не всегда. Об этом надо знать.

Чаевые обязательны, когда вам по вашей просьбе оказывают услуги, не предусмотренные обычным порядком обслуживания или программой. В таких случаях это обычная плата за услуги (например, швейцару, вызвавшему для вас такси). Другой вид чаевых – это дополнительная плата за услуги. Коридорному в гостинице, который приносит вам газеты, вы оплачиваете их стоимость, а также даете чаевые в размере 10 – 20 % от нее. Или еще пример. Допустим, к вам пришли поздние гости. По вашей просьбе официант приносит в номер напитки. В этом случае ему также полагается дать чаевые в размере 10– 20 % от суммы счета. Рекомендуется давать чаевые официантам в ресторанах и барах, водителям такси, гардеробщикам и но­сильщикам.