Служебная командировка

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Примечание.

Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в журнал регистрации телефонных переговоров.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать.

Название организации должно быть точно выверено, указываются её адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остаётся у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров и необходимые справки.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолётов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжён необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

Организация командировок

Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчёта о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для того чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договорённости или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Согласно новым учётным формам бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а).

После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утверждённой постановлением Госкомстата России.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.

Примечание.

Днём выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днём приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.

Бланк командировочного удостоверения выдаётся сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном

экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учёта работников, выбывших в командировки.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.