2

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. 3. http://www.sekretariat.ru. (27.02.2013). 14

Введение

Профессия секретаря очень важна и актуальна в наше время. Именно секретарь является незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности. В том числе и в помощи организации командировок руководителя.

В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. В толком словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь – доверенный письмовод государя». Слово секретарь происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по-французски secret – тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас.

Секретарь – это одна из самых распространённых управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвёртые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работают в приёмной (рецепции) с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой. Однако, при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что профессия секретарь незаменима в наше время. Именно на секретаре сходятся все внешние и внутренние связи предприятия. И поэтому мы должны чётко знать функции секретаря во всех областях, в том числе и в организации командировок руководителя.

Целями данной работы являются:

• Рассмотрение роли и обязанностей секретаря в организации командировок;

• Раскрытие понятия служебная командировка;

• Описание организации служебной командировки;

Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом – роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.

Роль и обязанности секретаря в организации командировок Круг обязанностей секретаря

Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:

1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или её подразделений.

2. Получение для руководителя сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приёма посетителей.

3. Организация телефонных переговоров руководителя.

4. Оформление деловой переписки руководителя.

5. Осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация).

6. Печать по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники.

7. Стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере.

8. Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.

9. Формирование дел в соответствии с утверждёнными правилами, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

10. Обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

11. Организует командировки руководителя: заказывает авиабилеты и железнодорожные билеты.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

К секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых работ.