Тема 3. Технология разработки и принятия управленческих решений.
Основные вопросы темы
Этапы и процедуры процесса принятия решения.
Организация выполнения принятого решения.
Система контроля, учета и мотивации реализации УР. Контроль и ответственность руководителей за УР.
Анализ внешней среды и ее влияние на реализацию альтернативных решений.
Этапы и процедуры процесса принятия решения.
Говоря, о понятии «технология разработки и принятия решения» следует искать ответ на следующие вопросы: что делать, с какими затратами, как делать, кому делать, когда делать, для кого делать, где делать, что это дает. Если есть ответ на все эти вопросы и количественно увязаны элементы в пространстве, во времени, по ресурсам и исполнителям, значит вы разработали технологию принятия решения.
Процесс принятия решения требует структуризации в виде разработки этапов и процедур, направленных на решение проблемы в тех случаях, когда проблемная ситуация не очевидна, а ее решение не однозначно.
Схема 3
Этапы процесса принятия решений
Самая простая схема этапов процесса принятия решения предполагает, что процесс представляет собой прямоточное движение от одного этапа к другому. После выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений, из которых выбирается лучшее. Количество разрабатываемых вариантов зависти от многих факторов, прежде всего от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и информации. Главным ограничителем является время, в течении которого должно быть принято решение. Поэтому параллельно с разработкой вариантов решений производится их оценка, а окончательное решение принимается путем выбора лучшего из тех, которые были подготовлены и рассмотрены в запланированный период времени.
Более детальная структуризация процесса разработки и принятия решения представлена в табл.
Таблица 2
Этапы и процедуры процесса принятия решения
Этапы |
Процедуры |
1. Постановка проблемы |
|
2. Разработка вариантов решения. |
|
3. Выбор решения |
|
4. Организация выполнения решения и его оценка |
|
Обязательными элементами этого процесса является наличие поэтапного плана и методов решения, а так же их информационное обеспечение, работа по сбору и обработке информации проводится на всех этапах разработки и принятия решений, но имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий и решаемых задач.
Необходимым элементом процесса принятия решения является оценка тех действий, которые предпринимаются на его различных этапах. На этапе постановки проблемы – это оценка границ, масштабов, уровня распространения проблемы и проблемной ситуации. На этапе решения – оценка различных вариантов решений с помощью критериев. На этапе принятия решений – оценка последствий его реализации. Для оценки тех или иных действий используются критерии. На первом этапе в качестве критерия распознавания проблемы чаще всего используется целевая установка, по отклонениям от которой, судят о возникновении проблемы. Отсюда можно сделать вывод о том, что руководители всех уровней должны иметь четко сформулированные цели и задачи своей деятельности. Наиболее полно система критериев оценки решений разработана для структурированных проблем, позволяющих применять экономико-математические методы. С их помощью определяются лучшие решения, по таким параметрам, как сроки окупаемости капиталовложений, прирост доходов или прибыли, минимизация текущих издержек или максимизация производительности труда.
Следует отметить, что в практике менеджмента часто возникает необходимость решения слабоструктурированных проблем, не дающих оценивать варианты решений с помощью математического аппарата. В этом случае для оценки решения применяется система взвешанных критериев. Таким образом, выбор окончательного решения из множества допустимых, осуществляется на основе взвешивания важности цели, и учитывает как плюсы так и минусы последствия его реализации.
Организация выполнения принятого решения.
Решение должно быть доведено до исполнителей, которые получают четкую информацию о том, кто, где, когда, и какими методами выполняет действия, связанные с ним. Важнейшая задача руководителя на этом этапе – преодоление объективных и субъективных препятствий и создание условий для реализации решения. Наряду с методами прямого воздействия, используются методы материального стимулирования работника, воздействия путем авторитета, убеждений и.т.д.
Система контроля, учета и мотивации реализации УР. Контроль и ответственность руководителя.
Контроль УР как на стадии разработки, так и на стадии реализации является важнейшей функцией управления. Контроль может осуществляться в двух вариантах: по результатам, и п о упреждению.
Контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах. Данный вариант контроля эффективен для циклических процессов с малым временем цикла, при небольшой стоимости разработки и реализации УР. Путем корректировок УР можно постепенно, «цикл за циклом» совершенствовать УР, анализируя предыдущий результат разработки или реализации УР
Схема 4
Процесс контроля по результатам
Контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки или реализации УР.
Отсюда, различают три вида контроля:
предварительный контроль, который осуществляется до начала реализации целей и программ организации. Основная его задача – разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля;
текущий контроль – осуществляется в ходе разработки и реализации УР по разработанному регламенту;
заключительный контроль – выполняется после завершения работ и достижения целей.
Приоритет контроля над другими средствами и методами РУР имеет «технология управления по результатам».
Контроль должен быть своевремен, понятен, прост и экономичен. Контрольную функцию следует осуществлять на всех этапах процесса реализации и принятия решения. И если выявится отклонение от плана или несовершенство УР в результате контроля происходит обратная связь и повторное рассмотрение процедур.
Ответственность – это необходимость, обязанность отдавать кому-либо отчет в своих действиях, поступках. Ответственность может быть официальная и личная.
Многообразие сфер деятельности компаний сформулировало следующий набор ответственностей:
профессиональная ответственность и обязанность руководителей отражаются в должностных инструкциях компании;
юридическая ответственность – касается тех видов ответственности, в которых закреплены регламенты, входящие в состав государственных законов и норм государственного регулирования;
дисциплинарная ответственность- наступает за совершение административного правонарушения, нарушения прав и свобод граждан;
экономическая ответственность – призвана компенсировать полный или частичный ущерб от УР, нанесенный руководителем в материальной или денежной форме.
Различают этическую, политическую, партийную, материальную, социальную ответственность.
Анализ внешней среды и ее влияние на реализацию альтернативных решений.
Обычно внешняя среда рассматриваетя как набор реально существующих явлений или процессов, прямо или косвенно влияющих на деятельность компании, на уровень неопределенностей и рисков при разработке и реализации УР. Внешние факторы в меньшей степени поддаются воздействию со стороны менеджеров, так как формируют среду, в которой работает организация. Учет факторов внешней среды затруднен сложностью, динамичностью и неопределенностью среды организации.
Внешняя среда для компаний состоит из двух колец окружения: ближнего и дальнего. К ближнему относятся те элементы, отношения с которыми регламентируются двусторонними договорами и отношениями: клиенты, контролирующие организации, партнеры по бизнесу, финансово-кредитные учреждения, заинтересованные внешние физические и юридические лица, конкуренты, общественность, законодательная база в соответствующей области деятельности.
К дальнему окружению компании относятся элементы, которые находятся вне сферы ее непосредственного влияния: система ценностей и их приоритеты в обществе; обычаи местного и международного делового оборота; политическая обстановка в стране и мире; экономическая обстановка в отрасли, стране, и мире; социальная и экологическая ответственность; налоговая система; институциональная структура; природные катаклизмы; народные волнения; криминализация внешних связей.
Схема 5
Основные свойства внешней среды ;
-объемность – определяется числом элементов внешней среды, которые в первую очередь должна учитывать компания при разработке и реализации управленческих решений;
сложность – определяется трудозатратами материальных и интеллектуальных ресурсов на обработку требуемого количества элементов внешней среды;
неопределенность –характеризуется неполнотой или неточностью информации о текущем и перспективном состоянии элементов внешней среды, например, информации о времени принятия новых законов и их содержании. Неопределенность связана прежде всего с возможностью возникновения в ходе реализации проекта компании неблагоприятных для нее ситуаций и последствий;
коммуникабельность – характеризуется уровнем отношений между компанией и внешней средой.
Литература
Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебное пособие – М.; ЗАО «Бизнесс-школа», 1997. –208 с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента: М., «Дело», 1992-702 с.
Управление организацией; Учебник Под. Ред. Поршнева А.Г., Румянцевой З.П., Соломатина Н.А., 2-е изд. – М.: Инфра-М, 1999-669 с.
Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений. Учебник.- М.: Юнити, 2001-271с.