
Домашнее задание: представить (в письменной форме) к ПЗ 5 ответы на тренировочный тест № 3.
ПЗ 5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА – 27.02.13
1. Разделение труда как основа организационных отношений.
2. Департментализация и ее виды в организации.
3. Типы власти и характер ее осуществления.
Домашнее задание: представить (в письменной форме) к ПЗ 6 ответы на тренировочный тест № 4.
Введение
На предыдущих занятиях мы выяснили, что цель планирования — разрешение неопределенности. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование — это только начало процесса управления, в котором готовится сценарий, а организация — это уже действие по воплощению в жизнь данного сценария.
Фирма, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит базу для реализации целей фирмы, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой выступают люди. Не зря ее называют организовыванием.
Цель занятия – проанализировать и выявить сущность организационной функции.
Глоссарий:
- разделение труда в организации - закрепление данной работы за специалистами, т. е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого;
- департментализация - процесс организационного обособления специализированных работ в организации;
- распределение власти между людьми и производственными единицами внутри организации - исходит от менеджера к его подчиненным. Это распределение власти от менеджера к подчиненному обычно называется делегированием. Власть также распределена между производственными единицами или отделами на различных уровнях внутри организации. Распределение власти между организационными уровнями часто называется децентрализацией;
- координирование - обеспечение согласованности работы всех звеньев системы управления на предприятии.
1.1. Разделение труда как основа организационных отношений
Еще в древние времена люди понимали, что их шансы выжить повышались, когда они разделяли свой труд:
- охотники — собиратели - изготовители инструментов и оружия.
Во время Неолитической революции - новый каменный век, период (ок. 8 — 3-го тыс. до н. э.) - переход от присваивающего хозяйства (собирательство, охота) к производящему (земледелие, скотоводство). В эпоху неолита орудия из камня шлифовались, сверлились, появились глиняная посуда, прядение, ткачество.
Неолитическая революция приводит к регулярному появлению прибавочного продукта.
Функция создания продукта и функция его присвоения расчленяются - возникают реальные условия для имущественной и социальной дифференциации - разные формы эксплуатации внутри родового строя.
Все эти явления порождены общественным разделением труда.
Общественное разделение труда:
- «взорвало» родовой строй,
- привело к расколу общества на классы,
- привело к появлению государственно организованного общества.
Первое крупное общественное разделение труда – это отделение скотоводства от земледелия. Возникает регулярный обмен, который, являясь главным средством обособления индивидов, делает стадное существование ненужным.
Второе крупное общественное разделение труда - отделение ремесла от скотоводства и земледелия:
- происходит значительное имущественное расслоение. Среди соплеменников появляются богатые и бедные;
- расширяется регулярный обмен.
Расширение регулярного обмена привело к появлению людей, специально занимающихся обменом продуктов между общинами. Это приводит к третьему крупному общественному разделению труда - появлению класса купцов, которые уже не участвуют непосредственно в процессе производства.
Таким образом, крупные обшественные разделения труда происходили как внутри племен, так и между ними.
Специализация общественного производства вело к увеличению результатов труда и обмена продуктов между ними.
Крупные общественные разделения труда, специализация общественного производства помогали выживать людям.
Современные организации также должны осуществлять эффективное разделение труда для того, чтобы выжить в конкурентном окружении.
Они должны разделять работу организации на специфические задачи.
Преимущества специализации - в знаменитом исследовании Адама Смита («Исследование о природе и причинах богатства народов» — основная работа шотландского экономиста Адама Смита, опубликованная 9 марта 1776 г.). Производство булавок. Один рабочий тянул проволоку, другой — выпрямлял ее, третий — обрезал и так далее. Такая специализация позволила десяти работникам производить 48.000 булавок ежедневно (1 работник – 4800), тогда как один человек, выполняя все операции самостоятельно, мог производить только 20 булавок в день (т.е. в 240 раз меньше).
Другой пример: Макдо́налдс, в разговорной речи Макдо́нальдс) — американская корпорация, крупнейшая в мире сеть ресторанов быстрого питания. В Макдо́нальдсе работа по приготовлению и подаче еды клиентам разбивается между 12 работниками. Это позволяет обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.
Под разделением труда на производстве понимается разграничение деятельности людей в процессе совместного труда, а под кооперацией труда — совместное участие людей в одном или нескольких, связанных между собой процессах труда.
Разделение и кооперация труда — взаимосвязанные и дополняющие друг друга стороны трудовой деятельности людей.
Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Например, организация из двух человек – цель - пройти на судне до определенного места - может разделить работу: один управляет парусами, а другой рулит. Один из них должен взять на себя обязанности капитана, чтобы движения руля были согласованы с маневрами парусов. Если не будет капитана-координатора – судно, скорее всего, не доберется до порта назначения.
Исследование схем формальных организаций показывает, что существует уровень вертикального и горизонтального разделения труда. Схема вертикального разделения труда представлена на рисунке 1.
Рис. 1 - Вертикальное разделение труда
Руководитель верхнего уровня управляет деятельностью руководителей среднего и низшего уровней. Он формально обладает большей властью и высоким статусом.
Вертикальная дифференциация связана с иерархией управления в организации. Чем больше ступеней иерархической лестницы между высшим уровнем управления и исполнителями, тем более сложной является данная организация. Полномочия распределяются по должностям и руководителям, занимающим эти должности. Цель организации рассматривается как ориентир направлений потоков связей и полномочий.
Горизонтальная дифференциация отражает степень разделения труда между отдельными структурными единицами. Чем больше в организации различных сфер, требующих специализированных знаний и навыков, тем более сложной она является.
Горизонтальная специализация направлена на дифференциацию функций. Она охватывает:
- определение работы (соединение различных отдельных заданий) и
- определение взаимосвязи между различными видами работ, которые могут выполняться одним или многими работниками.
Схема горизонтального разделения труда представлена на рисунке 2, где отражены подходы к охвату контролем и функционализации.
Рис. 2 - Горизонтальное разделение труда
В организации вся работа делится на отдельные участки, в рамках которых человек должен начинать и завершать определенный цикл действий, образующих ту или иную работу. Так, например, работа сотрудника бухгалтерии может быть охарактеризована как проведение определенных расчетов по учету поступающих и расходуемых ресурсов предприятия. В то же время внутри бухгалтерии сотрудник может специализироваться на расчетах заработной платы работников предприятия. Это означает, что работы могут специализироваться как по функциям, так и по конкретному приложению этих функций к решению отдельных задач.
В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Большие и сложные
организации состоят из нескольких
специально созданных для конкретных
целей взаимосвязанных организаций и
многочисленных неформальных групп,
возникающих спонтанно. На
рис. 3. показано, как типичное отделение
маркетинга (само являющееся подразделением)
в свою очередь подразделяется на более
мелкие горизонтальные группы, которые
выполняют конкретные задания.
Организации имеют также большое
количество неформальных, спонтанно
возникающих групп. Например, поток
студентов, изучающих менеджмент, является
подразделением колледжа бизнеса. Уже
после нескольких совместных занятий
обычно создается несколько сплоченных
группировок, неформальных групп,
ф
ормирующихся
самостоятельно внутри потока.
Рис. 3. Подразделения колледжа бизнеса
Если факультет управления, являющийся сам по себе подразделением организации, не достигает своей цели, то и весь колледж, т.е. организация в целом, не достигнет своей цели.
Разделение труда в организации происходит по двум направлениям:
- первое направление разделения труда - постадийное разделение работ в организации, начиная с поступления в нее ресурсов и кончая выходом из нее продукции или услуги (снабжение, планирование, производство, сбыт). Такое разделение работ называется горизонтальной специализацией;
- второе направление разделения труда - разделение работ по уровням иерархии в организации как в целом, так и в ее отдельных частях. Этот путь специализации имеет вертикальную природу.
Определение направленности и глубины специализации является первым шагом в проектировании организации. Хорошо известно, что специализация дает ряд преимуществ.
Преимущества специализации:
1. Могут быть использованы менее квалифицированные рабочие. Поскольку сложная задача разделена на более простые и мелкие виды деятельности, рабочие, которые ими занимаются, не обязательно должны обладать высокой квалификацией. Кроме того, рабочие с невысокой квалификацией оплачиваются ниже.
2. Отбор и обучение упрощаются. Поскольку мастерство, требуемое для особого вида деятельности, минимально, то проще найти людей, которые уже обладают уровнем мастерства. Обучение новых рабочих в этом случае требует меньше времени и не столь сложно.
3. Быстрее приобретается необходимый опыт. Поскольку задания при специализации повторяются, рабочий получает большую практику и становится экспертом довольно быстро.
4. Возрастает эффективность. Рабочие не теряют времени, перемещаясь с одного вида деятельности на другой. Также есть возможность более эффективно использовать рабочих в тех видах деятельности, где их мастерство выше.
5. В распоряжении имеется большее число работников. Больше потенциальных рабочих имеется вследствие того, что при специализации возникает меньше сложных видов работ.
6. Повышается скорость выполнения работы. Каждый рабочий выполняет больший объем работ, поэтому задание выполняется быстрее.
7. Возможно одновременное выполнение операций. Поскольку одному рабочему не поручают более, чем одно задание, то нет необходимости задерживать второе задание до завершения первого.
8. Специализация увеличивает выбор. Имеется большее разнообразие для выбора заданий, поэтому рабочий может выбирать или ему поручат задание в соответствии с его желанием или квалификацией.
Специализация была основным принципом, которым руководствовалась американская промышленность в последние 150 лет.
Оценивание возможностей специализации осуществляется по двум путям.
Первый путь: для определения уровня соответствия специализации менеджеры оценивают деятельность в двух измерениях, - глубина деятельности и размах деятельности.
Глубина деятельности — это уровень контроля, который рабочий осуществляет над своей деятельностью. Глубина связана со свободой планировать и организовывать свою работу, работать на своем собственном месте, перемещаться вокруг своего рабочего места и взаимодействовать с другими. Там, где правила строгие, работа в основном осуществляется в соответствии с установившейся практикой и за рабочими тщательно наблюдают, но, с другой стороны, глубина деятельности небольшая.
Размах деятельности определяется протяженностью во времени цикла деятельности и числом включенных в него операций.
Работа, которая содержит меньше повторений и больше операций, имеет более высокий размах. Работа портного, включающая снятие мерок, моделирование, раскрой ткани, шитье и примерку готовой одежды, шире по своему размаху, чем работа оператора по шитью на машине, который сшивает швы на мужских костюмах. Время для сшивания швов на костюме намного короче, чем время, требуемое для создания и шитья целого костюма. Кроме того, перед портным стоят гораздо более разнообразные задачи, чем перед оператором по шитью.
Различные части деятельности могут меняться по своей глубине и размаху. Например, глубина деятельности более значительна, когда портной изобретает модель, а не когда он занимается раскроем ткани. Насколько деятельность специализирована, зависит от ее глубины и размаха.
Чем меньше глубина и меньше размах, тем более работа специализирована, или может быть специализирована.
Менеджеры, желающие применять принцип специализации в своем стремлении обеспечить лучшее разделение труда, могут исследовать размах и глубину деятельности, с которой они имеют дело, и использовать результаты такого исследования в качестве базиса для определения подходящего уровня специализации. Где деятельность глубока и масштабна, там, вероятно, имеется возможность для реорганизации работы с целью использования большей специализации,
Второй, более исчерпывающий путь, следуя которому менеджеры могут оценить возможность для получения пользы от специализации, состоит в изучении характеристик рабочих заданий.
Характеристика заданий. Некоторые исследователи предприняли попытки описать характеристики заданий или принципы измерений различных видов деятельности, чтобы направлять менеджеров в процессе определения содержания индивидуальных заданий. Они определили пять таких характеристик: разнообразие мастерства, определенность, существенность и самостоятельность заданий, а также обратная связь.
1. Разнообразие мастерства — это спектр талантов, требуемых для работы. Виды деятельности, требующие больше творчества и интеллекта, содержат большее разнообразие мастерства.
2. Степень, в которой работа включает производство законченной продукции, отражает определенность ее задания. Профессии, которые включают осуществление всех аспектов деятельности, от начала до конца, и производство материального продукта, имеют более высокую степень определенности заданий, чем виды деятельности, которые представляют малые части всеохватывающего стремления произвести продукцию или услуги.
3. Существенность задания определяется мерой воздействия данного вида деятельности на других. Виды деятельности, которые влияют на благополучие, безопасность или выживаемость людей внутри или вне организации, характеризуются большей существенностью заданий, чем виды деятельности, не имеющие такого воздействия.
4. Самостоятельность (или автономность), присущая деятельности — это мера свободы, с которой человек планирует и организует работу, которую он должен выполнить. Чем больше ответственности принимает на себя человек за успех или провал работы, тем большей автономностью она характеризуется.
5. Обратная связь отражает меру получаемой человеком информации о действенности его работы. Чем более специфична оценка исполнения работы, тем больше обратная связь.
В табл. 1 приводятся эти пять характеристик заданий, а также даются примеры деятельности с высокими и низкими уровнями каждой характеристики.
Таблица 1
Характеристика заданий
Характеристика |
Высокий уровень |
Низкий уровень |
1 |
2 |
3 |
1. Разнообразие мастерства — набор различных навыков и талантов, требуемых для выполнения задания |
Инженер |
Швейцар (сторож) |
2. Определенность задания — выражает степень завершенности выполняемой работы |
Модельер-парикмахер |
Рабочий на конвейере |
3. Существенность задания — степень, в которой деятельность влияет на благополучие или работу других людей как внутри, так и вне организации |
Врач |
Клерк (служащий) в розничном магазине |
4. Самостоятельность — степень свободы, с которой работник может выполнять свою деятельность |
Менеджер по маркетингу |
Клерк (служащий) по оплате счетов |
5. Обратная связь — уровень специфической информации об успешности выполнения задания, поступающей к исполняющему его работнику |
Аналитик по безопас-ности |
Горничная в отеле (работница, убирающая комнаты) |
Менеджеры анализируют характеристики заданий по двум причинам.
Первая причина — когда они могут осуществлять специализацию в работе таким образом, чтобы достигнуть высоких уровней всех пяти характеристик заданий, они могут ожидать благоприятных результатов.
Вторая причина — там, где специализация снижает уровень одной или более из этих характеристик (что, конечно, встречается более часто), менеджеры должны это учесть, чтобы смягчить возможные негативные явления.
Хотя специализация может обладать как негативными, так и позитивными эффектами, некоторый уровень специализации является основополагающим в деятельности менеджеров по организации работы. Следовательно, выбор, с которым менеджеры сталкиваются в процессе принятия организационных решений, состоит в том, чтобы внедрить специализацию и извлекать из нее пользу, но при этом соблюдать осторожность, чтобы избежать чрезмерной специализации и сопутствующих ей негативных последствий.
Специализация может способствовать большей производительности, но сверхспециализация может привести к недовольству служащих. Помогают менеджерам организовывать эффективную работу по специализации методы увеличения видов работ и обогащение деятельности.
Идея расширения видов работ, которая была развита промышленными инженерами, состоит в том, чтобы увеличить число видов работ, которые выполняет рабочий. Этим достигается увеличение размаха деятельности. Одна из разновидностей увеличения видов работ называется чередованием деятельности, когда рабочий двигается по кругу от одного вида работы к другому. В обоих случаях чувство выбора усиливается и рабочий получает некоторые облегчения от скуки и однообразия. Примером может служить компания «Вольво».
Когда компания «Вольво» построила в Швеции новый сборочный завод, ее управляющие попытались создать новую систему увеличения видов работ вместо традиционной сборочной линии по типу «Детройт». Она представляет собой традиционную сборочную схему, в которой семь специалистов собирают машину каждые 12,6 минуты. За восьмичасовой рабочий день каждый рабочий сталкивается с новой автомобильной частью сотни раз. Инженеры «Вольво» считали, что, если каждому рабочему позволить собирать машины от начала до конца, работа могла бы быть более интересной и эффективность также могла бы повыситься. Эффективность на «Вольво» действительно значительно повысилась после осуществления этих изменений.
В то время, как расширение видов работ является по сути увеличением размаха деятельности, обогащение деятельности включает в себя увеличение глубины деятельности.
Обогащение деятельности представляет собой попытку увеличить глубину деятельности путем предоставления большей самостоятельности. На служащих возлагается большая ответственность за решение вопроса о том, как их работа будет сделана, а также им разрешается принимать участие в выработке решений, касающихся работы их подразделений. Часто усилия по обогащению деятельности включают в себя процесс организации рабочих команд, которым поручена какая-либо групповая производственная задача. Такой команде предоставляется некоторая самостоятельность в определении того, каким образом следует достигнуть поставленной перед ними задачи.
Для принятия решений о специализации менеджерам, вероятно, будет полезно подумать о видах деятельности в связи со следующей матрицей (рис. 4).
Рис. 4. Матрица специализации деятельности
Горизонтальная ось матрицы — это глубина деятельности, степень контроля, которую человек осуществляет над своей деятельностью.
Вертикальная ось матрицы — размах деятельности, количество вариантов и повторений, включенных в деятельность. Каждая ось разделена на категории высокого и низкого уровней.
Ячейка 1. Там, где и глубина деятельности, и размах деятельности высокие, менеджеру следует изыскивать пути для увеличения специализации — сокращения разнообразия и/или степени контроля деятельности или увеличения количества повторений.
Ячейка 2, Там, где размах деятельности высокий, но глубина деятельности низкая (небольшая), менеджер должен сократить размах деятельности путем исключения некоторых операций, включенных в задание так, чтобы оставшиеся повторялись более часто. Кроме того, должна быть начата программа обогащения деятельности для того, чтобы нейтрализовать дисфункциональные эффекты малого уровня глубины деятельности.
Дисфу́нкция — социологическое понятие, означающее некорректное выполнение определённой функции. Другими словами, «социальная деятельность или институт имеет дисфункции тогда, когда некоторые из её или его последствий препятствуют другой деятельности или другому институту». Противоположностью дисфункции выступает «функция».
Ячейка 3, Там, где размах деятельности низкий, а уровень глубины деятельности высокий, следует выполнять программу расширения видов работ, что позволит увеличить разнообразие требуемых заданий и сократить повторяемость рабочего цикла. Следует добиваться большей конкретности в стандартах и видах на будущее, чтобы сократить неопределенность, сопровождающую деятельность с высоким уровнем глубины.
Ячейка 4. Там, где и глубина и размах деятельности низкие, менеджер должен вводить программу, включающую как обогащение деятельности, так и расширение видов работ. Когда перестройка деятельности невозможна, менеджеры должны внимательно наблюдать за подобными видами деятельности, чтобы обнаруживать и исправлять такие нежелательные последствия, как частые прогулы и плохая исполнительность. Особое внимание также следует уделять тому, чтобы поручать эти специализированные виды деятельности тем рабочим, которые справляются с ними лучше.
Предложенный ниже список представляет некоторые указания по обогащению деятельности. Однако менеджеры, которые решили обогатить и расширить виды деятельности, должны помнить о двух предостережениях. Первое — хотя производительность может быть увеличена путем устранения многих тягостных моментов сверхспециализации, ни обогащение деятельности, ни расширение видов работ не предполагают увеличения производительности. Менеджерам не следует ожидать слишком многого от этих методов. Второе — разработка и осуществление этих программ может оказаться дорогостоящим делом. Особо внимательно следует изучить, оправдывают ли ожидаемые результаты вложенные средства. Для преодоления негативных последствий разделения труда в западных пособиях по менеджменту рекомендуются следующие действия.
1. Создавайте естественные рабочие единицы. Распределяйте задания на основе (1) квалификации и опыта рабочего и (2) значительности и важности деятельности для рабочих.
2. Комбинируйте задания. Поощряйте развитие нескольких видов мастерства путем сочетания нескольких специализированных функций в одно целое задание.
3. Устанавливайте взаимосвязи с клиентом. Предоставляйте рабочим возможности (1) иметь непосредственную обратную связь о результатах своей деятельности, (2) развивать межличностные виды мастерства и уверенность в себе и (3) брать на себя ответственность за управление связями путем взаимодействия с клиентами (пользующимися продукцией или услугами фирмы),
4. Увеличивайте автономию (т.е. расширяйте самостоятельность) служащих. Предоставьте рабочим, большую ответственность и контроль, разрешите им (1) определять, какие методы работы они будут использовать, (2) консультировать и обучать менее опытных рабочих, (3) намечать сверхурочное время, (4) назначать первостепенные дела, (5) справляться со своими трудностями самим, а не полагаться на инспектора, (6) контролировать бюджетные аспекты своих собственных планов.
5. Открывайте каналы обратной связи. Обеспечивайте рабочих обратной связью, когда они исполняют свои задания, а не после случившегося факта. Такая обратная связь может быть извлечена из (1) прямых связей с клиентами, (2) ответственности рабочего за инспектирование качества, и (3) частых и стандартных отчетов об исполнении индивидуальных заданий.
Определение уровня специализации, соответствующего замыслу эффективной деятельности, является центральным вопросом, с которым сталкивается менеджер.
Вместе с тем специализация порождает и негативные результаты. Негативного проявления сверхспециализации:
- во-первых, сверхспециализация уводит общую цель организации от работника и служит причиной известной организационной болезни — функционализма.
- во-вторых, она приводит к усилению координационной деятельности.
- в-третьих, сверхспециализация развивает внутриличностную ориентацию и порождает различия в микрокультуре выполнения работы.
- в-четвертых, сверхспециализация может приводить к снижению уровня морали и удовлетворенности работой и, как следствие этого, порождать уклонение от работы и текучесть кадров.
В определенных обстоятельствах положительная сторона специализации — повышение производительности — может нивелировать ее отрицательную сторону — снижение морали. Однако в процессе проектирования организации всегда необходимо помнить и о той, и о другой стороне специализации.
Организационная болезнь — функционализм. Вырастает из сверхспециализации, которая создает непроницаемые организационные перегородки между сгруппироваными работами из-за чего ослабляются горизонтальные связи. Происходит размывание общей организационной цели и ее растаскивание по функциональным квартирам. Создается замкнутость в рамках отделов и становится меньше людей, думающих об организации в целом. В подразделениях организации начинает развиваться инстинкт самосохранения, ведущий к консерватизму, складывается ситуация, при которой ненужную работу невозможно удалить из организации. Все это приводит к возникновению противоречий, конфликтов между функциональными участками, к так называемому «эффекту бутылочного горла». Суть «эффекта бутылочного горла» состоит в том, что развитие преимущественно вертикальных связей в рамках функционального подхода поднимает решение проблем, возникающих на различных уровнях организации, до ее главного руководителя. В результате попытки руководителей сконцентрироваться на решении стратегических задач тонут в оперативной работе, в текучке. И это является не виной руководителя, а виной используемой организационной системы. То есть, фактически происходит перегруженность руководителя рутинными задачами и в связи с этим возможная потеря контроля над подчиненными.
Организуя производственный процесс, эффективно работающий менеджер пытается установить баланс между эффектами специализации и человеческими представлениями, часто связанными с уменьшением или расширением размаха деятельности и глубины. Из горизонтального и вертикального разделения труда вытекает структура организации, которая придает ей целостность, способность выполнить цели. Элементы структуры организации получили название департаментов, цехов, отделов, участков, бригад и т. п.
После того, как менеджеры разделили индивидуальную работу в соответствии с возможностями специализации, деятельность отдельных людей нуждается в организации. Основополагающий элемент процесса организации, позволяющий сделать это, — департментализация.