МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
КОЛОМЕНСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)
федерального государственного бюджетного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
имени В.С.Черномырдина»
УТВЕРЖДЕНО:
Учебно-методическим
Советом КИ МГОУ
Председатель Совета
к.т.н. проф. А.М. Липатов
___________________
«___» _________ 2013 г.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к выполнению лабораторной работы по учебной дисциплине «ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ»
Лабораторной работы № 1:
Тема: «Презентация в деловых коммуникациях»
Для студентов очной и очно-заочной форм обучения по направлениям:
080200.62 – Менеджмент;
080201.62 – Производственный менеджмент;
080202.62 – Финансовый менеджмент;
081100.62 – Государственное и муниципальное управление
Коломна – 2013 г.
УДК 658.8
И
Методические указания по выполнению лабораторных работ по учебной дисциплине «Деловые коммуникации» / Сост. Н. Д. Изергин; КИ МГОУ - Коломна., 2013. - 19 с.
Составитель: доктор технических наук, профессор Н. Д. Изергин
Обсуждены и одобрены на заседании кафедры «Менеджмент» КИ МГОУ, протокол №__ от «___» января 2013 г.
Рецензент:
профессор кафедрой экономики и менеджмента доктор экономических наук, профессор А.Н. Хижняк
© Н. Д. Изергин, 2013
Лабораторная работа №1
Тема: «Презентация в деловых коммуникациях»
Продолжительность занятия: 4 часа.
Цель работы: 1) изучить теоретические основы организации презентации, 2) разработать доклад и его электронно-слайдовое обеспечение, 3) осуществить публичное выступление с демонстрацией.
1. Презентация как средство представления идей
1.1. Презентации в широком смысле слова. У термина презентация два значения – широкое и узкое. В широком смысле слова презентация – это выступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения, эскизного или рабочего проекта, готового товара и услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое другое. В этом смысле защита курсовой или дипломной работы также является презентацией. Ее цель – убедить экзаменационную комиссию в том, что докладчик получил за время подготовки необходимый уровень знаний, владеет терминами, понятиями, методами и приемами в той научной области, в пределах которой он претендует на получение квалификации.
С экономической точки зрения хорошо организованные презентации являются очень сложным и дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров международного автомобильного концерна может стоить акционерам больше, чем выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может дать значительно больше, чем выпуск сотен и тысяч изделий. Поэтому презентации должны быть эффективными и при оптимальных затратах привлекаемых ресурсов они должны обеспечивать максимальную результативность.
Использование технических средств. Наиболее очевидными техническими средствами сопровождения презентаций являются наглядные пособия (плакаты с графиками, диаграммами, фотоматериалами). Если технические условия позволяют и это уместно по характеру презентации, то в ней могут использоваться проекторы различных типов (кино-, видео- и диапозитивные), средства воспроизведения звукового ряда, а также средства дистанционного управления.
Чисто функционально компьютер способен заменить любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет их свойства интерактивностью и автоматизацией. Поэтому применение вычислительной техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций постоянно возрастает. Широкое внедрение компьютеров в этой сфере началось с 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие мультимедийные функции. Хотя, до этого времени компьютеры тоже использовали при проведении презентаций, например на выставках презентаций аппаратных и программных средств самой вычислительной техники. Но начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведении произвольных презентаций.
Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий проведения презентаций. Расширение происходило в основном в двух направлениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презентаций и способствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в 1997-1998 гг. и активно продолжаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их создатели не разъезжают по миру, готовя доклады и выступая перед большими аудиториями, т.к. современные технологии позволяют без их участия круглосуточно и бесперебойно в автоматическом режиме доносит авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.
1.2. Презентации в узком смысле слова. В узком смысле слова презентации – это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением. Воспроизведение может быть автоматическим или интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью специальных программных средств, но при этом широко используют и традиционные универсальные средства, такие, как текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, средства обработки звуковой и видеоинформации и другие.
В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс между содержанием и средствами его представления. В этом комплексе выбор темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не автоматизируются. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения авторских идей в готовый продукт и процессы его публичного воспроизведения.
1.3. Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций. Одним из таких средств автоматизации служит входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office приложение Microsoft PowerPoint – это универсальное средство, предназначенное для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить вниманию определенной категории лиц результаты работы исполнителя (группы исполнителей) в некоторой области. В качестве таких результатов может выступать и огромный бизнес-проект с десятками и сотнями участников разработки, и индивидуально выполненная студенческая курсовая или дипломная работа.
Причем с помощью инструментов PowerPoint можно представить работу на любом из ее этапов: от концепции до итогов практической реализации. Для этого в программе имеются все необходимые средства, которые позволяют эффективно продемонстрировать как вполне материальные объекты (например, машины и механизмы), так и нематериальные идеи, мысли, концепции и прочее.
Одним из полезных особенностей PowerPoint является необходимость в процессе подготовки презентации четко структурировать свои мысли и подводить промежуточные итоги этапов проделанной работы. Часто это помогает своевременно увидеть проблемы и недостатки, и определить более рациональные направления в проводимой работе или развитии проекта.
Поэтому практический опыт показывает, что основное содержание работы с PowerPoint составляет вовсе не освоение интерфейса и инструментария программы, а осмысление и доведение целей презентации до определенной аудитории, выявление и представление преимуществ своего проекта и других действий творческого характера. Но, при этом не стоить преуменьшать и значения полного овладения средствами PowerPoint.
Применение нестандартных эффектов, оригинальных элементов, созданных своими руками, воспринимается аудиторией как признак уважения к ее вниманию, как свидетельство значимости проделанной работы. Такой подход существенно повышает шансы на успех проекта, будь то просто авторская Web-страница или стратегический план предприятия.