Ситуационные задачи по дисциплине «Делопроизводство»

1. Циркулирующие в организации документы регистрируются в одном месте и одним работником.

О какой форме регистрации документов идёт речь? При какой форме регистрации документов достигается наибольшая эффективность работы с ними?

2. В ЛПУ города из Министерства здравоохранения поступил документ, который содержал распоряжение с пометкой «срочно». Сотрудник службы делопроизводства передал этот документ руководителю одного из структурных подразделений. К конкретному исполнителю данный документ поступил только через два дня и исполнен был в течение 10 дней.

Был ли исполнен документ в срок, обозначенный в нём? Обоснуйте свой ответ.

3. В терапевтическое отделение поступил распорядительный документ от главного врача ЛПУ. Заведующий отделением направил документ непосредственному исполнителю – врачу - ординатору. Врач - ординатор не успел исполнить поручение в срок, указанный в документе. Заведующий отделением решил продлить срок исполнения документа на несколько дней. По истечению первоначального срока главный врач потребовал результат исполнения документа, но не получил такового.

Имел ли заведующий отделением право изменять срок исполнения документа? Какой должна была быть его тактика?

4. Старшей медицинской сестре хирургического отделения ЛПУ работником службы делопроизводства был передан документ, который содержал информацию о необходимости прохождения заведующим отделением и врачами-ординаторами цикла обучения по внедрению в работу новых методов диагностики и лечения. Документ поступил в отделение с опозданием на 10 дней.

Как в данной ситуации должна поступить старшая медицинская сестра?

5. В организации подготовлен исходящий документ, оформленный на бланке с изображением герба субъекта РФ. Бланк отпечатан на принтере. Адресатом документ признан недействительным.

По какой причине данный документ мог быть признан недействительным?

6. Главным врачом в одно из структурных подразделений ЛПУ отправлен документ, содержащий информацию, необходимую для его работы. В процессе работы руководитель структурного подразделения констатировал, что для реализации плана имеющейся информации недостаточно, и был составлен ответный документ, запрашивающий недостающую информацию.

Какое требование, предъявляемое к текстам документов, могло быть не соблюдено при составлении первоначального документа?

7. Старшая медицинская сестра терапевтического отделения получила доверенность от руководителя ЛПУ на получение товароматериальных ценностей. В доверенности было указано, что выдана она на неопределённый срок, но при этом отсутствовала дата ее совершения. При получении медикаментов данный документ был признан недействительным.

По какой причине доверенность была признана недействительной? Составьте макет доверенности.

8. К какому виду документов относится представленный ниже документ? Правильно ли он составлен

Справка

«Настоящая справка выдана Ивановой Т.П. в том, что она действительно работает на КМИЗе в должности бухгалтера. Справка выдана по месту требования».

9. Палатная медицинская сестра отделения по запросу старшей медицинской сестры составила документ, информирующий руководителя о результатах выполненного медицинской сестрой поручения.

Как называется документ, составленный медицинской сестрой? К какому виду документов он относится?

10. В ЛПУ несколькими лицами составлен документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Какой документ составлен в ЛПУ? К какому виду документов он относится, и какие ещё документы относятся к данному виду?

11. Правильно ли составлен представленный ниже документ?

Главному врачу городской

больницы № 2 г. Казани

старшей медицинской сестры

диагностического отделения

Петровой Е.П.

заявление.

Прошу Вас командировать меня в г. Москву с 01.02.2010 г. по 12.02.2010 г. с целью участия в конференции, посвящённой проблемам дальнейшего развития и совершенствования сестринского дела в стране.

Петрова Е.П. Подпись

25.01.2010 г.

12. Руководитель ЛПУ составил документ на бланке, содержащем герб субъекта РФ, эмблему и наименование учреждения, наименование вышестоящего учреждения.

Какой вид банков документов использовал руководитель? Какие виды бланков существуют еще?

13. В терапевтическом отделении городской больницы № 21 03.04.10 г. проведена проверка на наличие в отделении лекарственных препаратов с прошедшим сроком годности. В процедурном кабинете обнаружен дорогостоящий лекарственный препарат с просроченным сроком годности. Комиссией во главе с главной медицинской сестрой составлен акт. Дата подписания акта - 04.04.10 г.

Правильно ли поставлена дата подписания на данном документе, и каковы требования к его оформлению?

14. В связи с предстоящей проверкой работы среднего медицинского персонала была создана комиссия в составе старших медицинских сестер терапевтического, хирургического, неврологического отделений, а также главной медицинской сестры ЛПУ. Председателем комиссии единогласно была выбрана старшая медицинская сестра хирургического отделения.

В каком порядке должны располагаться подписи представителей комиссии в акте проверки работы среднего медицинского персонала?

15. В одном из отделений ЛПУ комиссией в составе главного врача, заместителя главного врача по организационно-методической работе, главной медицинской сестры ЛПУ, заведующего хирургическим отделением, старшей медицинской сестры терапевтического отделения, медицинской сестры пульмонологического отделения проведена проверка состояния противопожарной безопасности. Составлен документ, подтверждающий наличие в отделении всех средств пожаротушения и соблюдение правил противопожарной безопасности сотрудниками отделения.

О каком документе идет речь и каковы требования к его оформлению?

16. Старшей медицинской сестрой одного из структурных подразделений лечебно-профилактического учреждения был составлен документ, содержащий следующие разделы:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения и взаимозаменяемость.

О каком документе идёт речь, и каковы требования к его оформлению?

17. Сотрудник службы делопроизводства при подготовке решения:

- изучил существо вопроса;

• подготовил проект документа;

• согласовал документ с заинтересованными лицами.

Какие стадии подготовки решения последуют далее, и каково их содержание?

18. В городской поликлинике процесс приёма и обработки поступающих документов состоит из следующих этапов (стадий):

• первичная обработка документа;

• предварительное рассмотрение документа;

• регистрация документа;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документа;

• подшивка документа в дело.

Все ли этапы (стадии) охватывает процесс приёма и обработки поступающих документов в городской поликлинике? Раскройте содержание этих этапов.

19. Сотрудник службы делопроизводства работу по обработке исходящих документов строит следующим образом:

• организует составление проекта документа исполнителем;

• проверяет правильность оформление документа;

• согласует проект документа с соответствующими должностными лицами;

• регистрирует документ;

• отправляет документ адресату;

• подшивает второй экземпляр в дело.

Все ли стадии обработки исходящих документов охвачены работником службы делопроизводства?

20. Руководитель ЛПУ с целью дальнейшего создания распорядительного документа собирает необходимую информацию по существу вопроса.

На каком этапе создания распорядительного документа находится руководитель, и какие этапы ему предстоит ещё пройти?

21. В состав одного из реквизитов заявления входит:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись и её расшифровка.

Составляющие какого из реквизитов перечислены? Какие ещё реквизиты должно содержать заявление?

22. Документ содержит:

• подпись руководителя подразделения;

• расшифровку подписи;

• должность руководителя;

• дату подписания.

Какой из реквизитов включает вышеперечисленные составляющие?

23. Бланк документа содержит следующие реквизиты:

• государственный герб РФ (герб субъекта или города);

• эмблема организации или товарный знак;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование предприятия.

К какому виду бланков относится данный бланк? Какие виды бланков существуют ещё?

24. Реквизит документа содержит:

• почтовый адрес организации;

• телефон организации;

• номер факса;

• адрес электронной почты.

Составляющие какого из реквизитов перечислены выше?

25. Руководитель ЛПУ при составлении распорядительного документа разъяснил необходимость его составления, описал произошедшие события, изложил цели и задачи предписываемых действий.

Какую часть распорядительного документа составил руководитель? На каком этапе составления распорядительного документа он находится?

26. Работник службы делопроизводства при формировании дел сложил вместе документы, составленные в 2009 и 2010 гг.

Правильно ли сформировано дело? Обоснуйте свой ответ.

27. На заявлении, составленном заведующим терапевтическим отделением ЛПУ, реквизиты расположены вдоль верхней части листа с равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Какой вид расположения реквизитов использовался при составлении данного документа? Какие виды расположения реквизитов существуют ещё?

28. Главным врачом ЛПУ создано распоряжение, которое поступило для исполнения в отделение ЛПУ.

К какому виду документов относится вышеуказанный документ? Какие ещё документы этого вида вы знаете?

29. При работе с внутренними документами делопроизводитель проверял правильность оформления документов.

Какие ещё стадии работы с внутренними документами необходимо пройти делопроизводителю?

30. Секретарь главного врача ЛПУ при регистрации входящего документа проставил на нём:

• порядковый номер документа;

• условное обозначение структурного подразделения, в котором будет исполнен документ.

Все ли регистрационные номера имеет данный документ?

31. Секретарь главного врача ЛПУ предоставил для утверждения главному врачу следующие документы:

• договор о материально-техническом снабжении;

• инструкции по технике безопасности и внутреннему трудовому распорядку;

• отчёты о производственной деятельности учреждения.

Входят ли вышеперечисленные документы в перечень документов, подлежащих утверждению? Какие документы относятся к данной категории?

32. Сотрудник службы делопроизводства городской поликлиники проставил гербовую печать на следующих документах:

• доверенности на получение материально-технических ценностей;

• заявке на приобретении оборудования в ЛПУ;

• командировочных удостоверениях;

• справке о выплате страховых сумм.

Входят ли вышеуказанные документы в примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать?

33. К какому виду документов относится представленный ниже документ? Правильно ли он составлен?

Главному врачу городской

больницы №1 Петрову А.В.

Иванова В.Я., проживающего

по адресу: ул. Кирпичная, д.3, кв45.

заявление.

Прошу вас принять меня на должность врача-ординатора терапевтического отделения.

Подпись

Дата

34. Один из реквизитов распоряжения включает следующие составляющие:

• индекс дела по номенклатуре дел;

• индекс вопросов деятельности;

• индекс должностных лиц и исполнителей;

• индекс структурных подразделений;

• индекс корреспондентов.

О каком реквизите идёт речь?

35. Непосредственно на документе руководитель:

• обозначил фамилию исполнителя;

• раскрыл содержание поручения;

• поставил личную подпись и дату подписания.

О каком реквизите документа идёт речь?

36. Поля составленного руководителем ЛПУ документа составляют:

• левое – 20 мм;

• правое – 5 мм;

• верхнее – 20 мм;

• нижнее – 10 мм.

Соответствует ли размер полей требованиям, предъявляемым к бланкам документов?

37. Секретарь главного врача ЛПУ создал список нерегистрируемых документов, включающий:

• поздравительные письма;

• приглашения;

• рекламные письма;

• прайс-листы;

• печатные издания;

• письма с пометкой «лично».

Как, по-вашему, являются ли документы, перечисленные выше необязательными для регистрации?

38. Делопроизводитель ЛПУ совокупность документов, сформированных по какому-либо одному признаку, поместил в твёрдую обложку и оформил по определённым правилам.

Что создал делопроизводитель?

39. Заголовок дела состоит из следующих элементов:

• название вида документа;

• краткое содержание документа;

• период, к которому относится документ дела;

Все ли элементы заголовка перечислены?

40. Главному врачу представлен документ, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Как называется данный документ?