13. Учет расчетных операций при компьютерной форме учета

Содержание учета в условиях автоматизации учета на базе ПЭВМ

По всем счетам учета расчетных операций обычно в бухгал­терии создается АРМ бухгалтера по расчетам. Рассмотрим содержание учетной работы на данном участке на примере опе­раций по счету 71.

По данному счету в ЭВМ формируются три массива: массив подотчетных лиц, массив бухгалтерских операций и массив ито­гов. При создании массива подотчетных лиц вначале вводятся фамилии подотчетных лиц и вся информация, относящаяся к работам с ними: выдача аванса, указание назначения подотчет­ных сумм и т. д. После создания этого массива вводятся необхо­димые данные в массив бухгалтерских операций, а затем фор­мируется массив итогов.

Программа может предусматривать на данном участке вы­полнение до 24 видов работ: первичная организация указанных массивов, ввод информации по подотчетным лицам (со стира­нием старых записей), дозапись информации (например, при возвращении подотчетного лица из командировки), корректи­ровка информации, формирование бухгалтерских записей, Под­ведение итогов по подотчетным лицам, выборочный просмотр или печать информации по любому подотчетному лицу, про­смотр итогов по всем аналитическим счетам счета 71, печатание машинограммы аналитического учета по счету, печатание пла­тежной ведомости или выписки аванса в счет подотчетных сумм, выполнение бухгалтерских операций после получения ра­ботниками подотчетных сумм либо при возврате аванса или долга, перезапись информации о подотчетных суммах в конце месяца с выведением развернутого сальдо по дебету и кредиту счета 71 и др.

Применительно к традиционным документам и регистрам бухгалтерского учета по счету 71 на данном участке ЭВМ выпол­няет следующие операции:

выписывает платежные ведомости для получения авансов в счет подотчетных сумм и платежные ведомости по итогам рас­четов с подотчетными лицами;

194

13*

195

составляет необходимые бухгалтерские операции по дебету и кредиту счетов после получения работниками подотчетных

сумм;

составляет необходимые бухгалтерские операции по счетам после отчета подотчетных лиц об использовании подотчетных

сумм;

печатает машинограммы аналитического учета по счету 71.

Все необходимые операции по учету расчетов с подотчетны­ми лицами выполняются в автоматизированном режиме.

Работа на компьютерах осуществляется примерно в следую­щем порядке. После включения компьютера и ввода даты на эк­ране высвечивается предложение с указанием вида работ, кото­рый будет выполняться: ввод переменной информации, работа с НСИ и т. д. Например, при наборе числа, означающего работу с НСИ, на экране высвечивается перечень массивов НСИ и их порядковые номера. После выбора необходимого массива путем набора порядкового номера этого массива на экране появляется перечень наименований работ по данному массиву, например: "ввод данных — 1", "корректировка массива - 2", "просмотр массива — 3" и т. д. После набора номера предусматриваемой ра­боты на экране появляется выбранный массив и работа выпол­няется, например ввод данных в массив.

Диалог бухгалтера с ПЭВМ может осуществляться по-разно­му. Можно выделить два наиболее распространенных способа: в виде так называемого "меню" и в виде запросов и подсказки. При диалоге по первому способу программа предлагает виды ра­бот ("меню"), а бухгалтер отвечает, какой вид работ он будет вы­полнять (т. е. как это рассмотрено выше). При диалоге типа за­проса и подсказки бухгалтер запрашивает систему с целью про­извести определенные бухгалтерские операции. Система под­сказывает бухгалтеру, что и в каком виде надо ввести в машину. И тот и другой варианты в чистом виде и с модификациями ши­роко применяются в учете расчетных операций.

Организация аналитического учета

По учету расчетных операций на компьютере широко ис­пользуются два варианта организации аналитического учета.

Первый вариант — применение многоуровневой системы субсчетов. Например, по счету 68 "Расчеты по налогам и сбо-

196

рам" могут быть открыты субсчета первого уровня 68-1, 68-2 и другие по видам уплачиваемых налогов. В свою очередь к каж­дому открытому субсчету первого уровня могут быть открыты субсчета (аналитические счета) второго уровня — для разделе­ния уплачиваемых налогов в федеральный бюджет, бюджеты субъектов федерации, местные бюджеты. К субсчетам (аналити­ческим счетам) второго уровня могут быть открыты счета треть­его уровня — по конкретным составляющим номенклатур нало­гов и т. д. Число уровней лимитируется только длиной кода сче­та, так как каждая составляющая уровня аналитического учета, включается в общий код счета.

Второй вариант. Если при первом варианте итоги по каждо­му уровню аналитики дают общий итог счета вышестоящего уровня, к которому они, по существу, являются расшифровка­ми, то при данном варианте применяется система независимых друг от друга аналитических разрезов система "субконто". Од­нотипные субконто могут объединяться в вид субконто или в совокупность однотипных объектов аналитического учета. На­пример, счет 71 можно вести в разрезе нескольких видов суб­конто: "Виды подотчетных операций", "Подотчетные лица и суммы", "Командировочные расходы" и т. д. При таком вариан­те ведения аналитического учета обеспечивается несколько не­зависимых разрезов представления информации при выводе итогов, т. е. обеспечивается многовариантность системы анали­тического учета и большие возможности получения информа­ции в различных, требуемых системой учета разрезах.

¹ ГЛАВ А IV

Учет материально-производственных

запасов

1. Экономическое содержание

материально-производственных запасов

и основные задачи их учета

Общие положения

Необходимым условием поддержания непрерывности кру­гооборота является постоянное наличие оборотных средств в материальной форме. Так, чтобы осуществлялся процесс произ­водства, хозяйство должно иметь в нужных размерах запасы се­мян, кормов, нефтепродуктов, минеральных удобрений и т. п. При их расходовании возрастают затраты на производство. Ре­зультатом процесса производства является создание готовой продукции. В данном случае оборотные средства из формы про­изводственных затрат переходят в форму готовой продукции (материальную форму).

Таким образом, оборотные средства принимают форму ма­териально-производственных запасов на двух стадиях кругообо­рота. На первой стадии (Д - Т) результатом процесса снабжения является приобретение необходимых для производства предме­тов труда (нефтепродуктов, минеральных удобрений, запасных частей и т. п.). Часть предметов труда восполняется непосредст­венно за счет созданной в предыдущем цикле собственной про­дукции (семена, корма и др.). На второй стадии кругооборота (П .... Т') в результате процесса производства создается готовая продукция.

Если в первом случае оборотные средства выступают в каче­стве предметов труда, то во втором — они являются продуктом

¹ В главе рассматривается учет товарно-материальных ценностей, вклю­чая производственные запасы и готовую продукцию

198

труда. Однако и в том, и другом случае характер оборота у них единый: они совершают полный оборот в течение одного произ­водственного цикла, переходя из одной формы оборотных средств в другую.

Следовательно, к материально-производственным запасам на сельскохозяйственных предприятиях относятся две группы средств: производственные запасы (предметы труда) и сельско­хозяйственная продукция (продукты труда). Между этими груп-нами нет резкой границы. Если на второй стадии кругооборота (П ... Т') вся полученная продукция является продуктом труда, то для следующего цикла кругооборота значительная часть ее (выделенная на семена, корма) уже является предметом труда и переходит, следовательно, в группу производственных запасов. Именно поэтому эти две группы запасов объединяют в единую группу материально-производственных запасов.

Группа материально-производственных запасов включает довольно большое количество различных видов товарно-мате­риальных ценностей. На сельскохозяйственных предприятиях в нее входят следующие виды продукции и материалов: товар­ная продукция растениеводства, животноводства, промыш­ленных, вспомогательных и обслуживающих производств; се­мена и посадочный материал; фураж и подстилка; несельско­хозяйственное сырье для промышленных предприятий; мине­ральные удобрения; твердое топливо; биопрепараты, медика­менты и химикаты; тара и тарные материалы, прочие материа­лы; топливо; запасные части; строительные материалы; обору­дование и установке (оборудование к установке и часть строи­тельных материалов относятся к средствам капитальных вло­жений).

иМатериально-производственные запасы в зависимости от источников поступления в хозяйство подразделяются на по­купные и собственного производства. Для учета материально-производственных запасов выделяются следующие балансо­вые счета: 43 "Готовая продукция", 10 "Материалы" и 41 "То­вары".

Все счета этой группы относятся к активным инвентарным счетам. На их дебете в начале года отражаются остаток учиты­ваемых средств и все дальнейшие поступления, а на кредите — выбытие, списание средств. Остаток на конец отчетного пери-

199

ода указывается по дебету счета и отражается в активе ба­ланса. _)

Задачи учета

Перед бухгалтерским учетом материально-производствен­ных запасов стоят следующие задачи:

своевременное и правильное оформление документами по­ступления и расходования материальных ценностей;

систематический контроль за сохранностью материальных ценностей путем учета их по местам хранения и материально от­ветственным лицам;

постоянный контроль за использованием средств строго по назначению и в соответствии с установленными нормами;

контроль за наличием материальных запасов согласно ут­вержденным нормативам;

периодическая сверка данных бухгалтерского учета с факти­ческим наличием продукции и производственных запасов в ме­стах их хранения.

Для успешного решения этих задач сельскохозяйственные предприятия должны правильно организовать складское хо­зяйство, располагать рациональной системой первичных и сводных документов и хорошо налаженным документооборо­том; обеспечить подбор и подготовку кадров материально от­ветственных лиц и лиц, связанных с учетом; рационально вес­ти аналитический и синтетический учет товарно-материальных ценностей.

Нормативное регулирование учета

Нормативное регулирование учета материально-производ­ственных запасов осуществляется на базе ПБУ 5/98 "Учет мате­риально-производственных запасов", утвержденного Минфи­ном РФ приказом № 25н от 15.07.98 г.

В ПБУ четко определено, что относится к материально-про­изводственным запасам, порядок отпуска материальных ценно­стей с применением разных методов оценки (ФИФО, ЛИФО и др.), отражение информации о материально-производственных запасах в учете и бухгалтерской отчетности.

200