8. Учет расчетов с подотчетными лицами

Общие положения

Для выполнения различных хозяйственных и других поруче­ний сельскохозяйственные предприятия выдают денежные сум­мы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, считаются подотчетными лицами.

Деньги под отчет вьщают на следующие расходы: на коман­дировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хо­зяйственные, почтовые, телеграфные и другие административ­но-хозяйственные затраты. Деньги под отчет не могут получать лица, которые не работают в данном хозяйстве. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанав­ливает руководитель организации.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том слу­чае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам: Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя хозяйства и под­пись главного бухгалтера. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса (полностью или частями) одним подотчетным лицом другому запрещается.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах — документ об использовании полу­ченного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправда­тельные документы (счета, квитанции, железнодорожные биле­ты и т. д.), подтверждающие расходы. На документах о приобре­тении материалов должны быть подписи лиц, принявших их на свою ответственность.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалте­рии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. В результате проверки устанавливается сумма рас­ходов, подлежащая утверждению. После этого авансовый отчет утверждает руководитель данного хозяйства, а бухгалтерия окончательно рассчитывается с подотчетным лицом. Если сум-

159

ма аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, то разница подлежит возврату в кассу, и наоборот, если сумма аванса меньше суммы расходов, принятых по отчету, и подот­четное лицо использовало собственные средства, то перерасход

возмещается.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасхо­дованной части аванса. Непогашенная задолженность по подот­четным суммам может быть удержана из оплаты труда.

Оплата подотчетных сумм

Основным видом операций по подотчетным суммам являет­ся оплата командировочных расходов; порядок их оплаты в настоящее время для предприятий и учреждений установлен

следующий:

• оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В стоимость возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному обязательному страхо­ванию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предвари­тельной продаже билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они нахо­дятся за чертой населенного пункта;

• для покрытия личных расходов командированного работ­ника на время нахождения в командировке ему оплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилья. В Россий­ской Федерации по состоянию на 2001 г. действовали следую­щие нормы этих расходов:

оплата найма жилого помещения — по фактическим расхо­дам, подтвержденным соответствующими документами, но не более чем 240 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающего документа расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 руб. в сутки;

оплата суточных — 55 руб. за каждый день нахождения в ко­мандировке.

160

При командировке в страны СНГ или дальнего зарубежья действуют свои нормы (индивидуальные для каждой страны).

Руководители предприятий, организаций и учреждений мо­гут разрешать производить дополнительные выплаты расходов по командировкам сверх приведенных сумм:

в бюджетных учреждениях — за счет экономии по сметам на их содержание;

в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, — в пределах имеющихся средств;

в других организациях и на предприятиях — за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих платежей в бюджет.

Учет по счету 71

Все операции с подотчетными суммами сельскохозяйствен­ные предприятия учитывают на синтетическом счете 71 "Расче­ты с подотчетными лицами". По дебету счета записывают вы­данные под отчет суммы, по кредиту — списанные долги с по­дотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также воз­врат неиспользованных сумм авансов. Приведем примеры бух­галтерских записей.

1. Выдан аванс подотчетному лицу на расходы по команди­ ровке:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса".

2. По возвращении из командировки подотчетное лицо представило авансовый отчет. На основании утвержденного авансового отчета израсходованные средства отнесены на обще­ хозяйственные расходы:

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

3. Неиспользованный остаток аванса внесен в кассу: дебет счета 50 "Касса"

161

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если подотчетное лицо не вернуло в установленном порядке подотчетные суммы в кассу, эти суммы могут быть удержаны из заработной платы (оплаты труда).

и

-1113

Отражение в регистрах

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал-ордер № 7-АПК. В нем совмещаются аналитический и синтетический учет по счету 71. Записи в данном журнале-ордере ведут позици­онным способом. По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержден­ному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода. Таким образом, все операции по одному подотчетному лицу (до тех пор, пока не представлен и не утвержден авансовый отчет) отражают лишь в одной строке. Такой порядок чрезвычайно удобен для оператив­ного контроля за движением подотчетных сумм.

С целью получения необходимых данных для синтетическо­го учета по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и воз­врат неиспользованных авансов отражают в журнале-ордере № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В конце месяца итоги кредитовых оборотов в целом и по корреспонди­рующим счетам переносят в Главную книгу.

Журнал-ордер № 7-АПК печатается с вкладными листами, поэтому он может быть использован для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

При открытии журнала-ордера № 7-АПК (в первых графах) по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения. В следующих графах указывают суммы и даты выданных под отчет денежных средств (как правило, с кредита счета 50), затем сум­мы возмещения перерасхода по сравнению с выданным авансом или дополнительных выдач при длительной командировке, а также в других случаях. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является дебетом счета 71.

В следующем разделе журнала-ордера, представляющем кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержа­ния неиспользованных подотчетных сумм, произведенных пла­тежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкрет­ном случае указывают дату, номер авансового отчета и сумму.

Причем суммы платежей отражают как в целом, так и по гра­фам — корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержа­ния неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израс­ходованные суммы записывают на основании принятых авансо­вых отчетов с приложенными документами.

В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длитель­ной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свобод­ных графах (6, 7) по той же строке, занятой на данного подот­четного лица.

При представлении одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражают пу­тем записи в одной графе по одной и той же строке.

Если подотчетное лицо является материально ответствен­ным за продажу продукции или материалов (зав. складом, про­давец магазина, ларька и т. п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90, 57 "Переводы в пути", записывают в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесенную в кассу организации, на расчетный счет или отправленную почтовым переводом, отражают в гра­фах 11—13. Суммы поступившей и сданной выручки должны со­ответствовать суммам, отраженным в соответствующих журна­лах-ордерах (№ 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 11-АПК).

Суммы, относимые на дебет счетов 08, 20, 23, 25, 26, 29, 91, 96, подлежат группировке по статьям аналитического учета в листках-расшифровках. Общий кредитовый оборот получают путем сложения итогов кредитовых оборотов по всем коррес­пондирующим счетам (графам журнала-ордера).

В последних графах журнала-ордера по каждому подотчет­ному лицу отражают сумму расходов на командировки, в том числе по категориям персонала и суточные.

Обороты счета 71 с другими регистрами сверяют следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счету 19 — с данными ведо­мости № 32-АПК; по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам — с дан-

162

п*

163

ными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов либо журнала-ордера № 10-АПК и ведомости № 46-АПК по ма­териальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяют: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1-АПК; по счету 51 — журнала-ордера № 2-АПК.

На последней странице журнала-ордера записывают оборот по кредиту счета 71 за соответствующий месяц и с начала года, определяемый путем суммирования итоговых данных по фафам 12 — 17. Здесь же приводят стоимость приобретенных матери­альных ценностей по учетным ценам, которую сверяют с дан­ными ведомости № 46-АПК.

Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его со­ставляющих по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в Главную книгу.