3.Расчёты с подотчётными лицами, получившими средства под отчёт на командировочные расходы

Вторая категория подотчётных лиц – работники, получающие аванс на командировочные расходы. При проведении расчётов с данной категорией подотчётных лиц следует руководствоваться Трудовым кодексом и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 «Об особенности направления работников в служебные командировки». В организации должен быть определён порядок возмещения командировочных расходов – либо в коллективном договоре, либо в локальном акте.

Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места основной работы. Поездка работника по распоряжению руководителя в обособленное подразделение, находящееся вне места основной работы, признаётся командировкой. В командировку направляются лица, состоящие в трудовых отношениях с организацией. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер, не считается командировками.

Срок командировки определяется руководителем организации с учётом объёма и сложности задания. Ограничений по продолжительности командировки нет. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Направление работника в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения, подтверждающего срок его пребывания в командировке. Направление в командировку за пределы РФ производится без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командировки в государства СНГ, при въезде и выезде из которых на основании межправительственных соглашений не делаются отметки в паспорте. При этом должны быть решены вопросы о целесообразности ежедневного возвращения из командировки и явки на работу в день отъезда и день возвращения из командировки.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные пункты, то отметки делаются в каждом пункте. Отметки заверяются печатью, которой обычно пользуется организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Днём выезда в командировку считается день отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днём приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населённого пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Решение о выходе на работу в день приезда и день отъезда принимает руководитель.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, куда они направляются. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. В случае, когда работник выезжает в командировку в выходной день или возвращается из командировки в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (либо производится оплата в двойном размере).

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. При этом следует отметить, что работник выезжает в командировку из того места, где он работает. В локальном акте организации можно установить случаи, когда отъезд в командировку может быть из иного населённого пункта. Кроме того, работнику выплачиваются суточные. Порядок и размер выплаты суточных определяет работодатель. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздничные дни, а также дни нахождения в пути. При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель. Если командировка за границу на один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы.

В целях НДФЛ суточные относятся к нормируемым расходам. Норматив установлен Налоговым кодексом РФ (ст.217) и составляет при командировках на территории РФ – 700 рублей в сутки, при командировке за границу – 2500 рублей в сутки.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Дата пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в 2 и более иностранных государств суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются следующие расходы:

а)на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;

б)обязательные консульские и аэродромные сборы;

в)сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г)расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д)иные обязательные платежи и сборы.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находился на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае пересылки работнику его заработной платы (по просьбе работника) расходы по пересылке несёт работодатель.

Командированную работнику выдаётся аванс на командировку и в течение трёх дней после возвращения из командировки он обязан представить авансовый отчёт. Произведённые расходы должны быть подтверждены оправдательными документами (за исключением суточных). Представляется также отчёт о выполнении служебного задания.

При направлении работника в командировку следующая последовательность операций:

1)оформление служебного задания и командировочного удостоверения;

2)регистрация командировочного удостоверения в журнале учёта работников, выбывших в командировку. Порядок и формы учёта работников, выбывающих в командировки из командирующей организации (и прибывших в командировку) определяется Министерством здравоохранения и социального развития РФ;

3)расчёт и выдача аванса на командировочные расходы;

4)оформление авансового отчёта;

5)окончательный расчёт с подотчётным лицом: возмещение расходов сверх аванса или возврат подотчётным лицом остатка неиспользованного аванса.