1.Категории подотчётных лиц в организации

Подотчётными лицами признаются работники организации, которые получили авансом денежные средства на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, т.е. в организации две категории подотчётных лиц:

• получившие средства на хозяйственные нужды, например, на приобретение канцелярских товаров, моющих средств, методической литературы и т.п.;

• получившие аванс на командировочные расходы.

Само понятие «подотчётное лицо» предполагает, что сначала должны быть получены средства под отчёт, а потом произведены расходы.

В установленные сроки подотчётные лица должны представить отчёт об использовании подотчётных сумм, который называется авансовым отчётом. Все произведённые расходы должны быть подтверждены оправдательными документами. Подотчётное лицо может получить новую сумму под отчёт только после сдачи отчёта об использовании ранее полученной суммы. Передавать подотчётные суммы другим лицам запрещается. Остаток неиспользованной подотчётной суммы должен быть внесён в кассу предприятия. Если сумма вовремя не возвращена работодатель имеет право её удержать из прочих выплат подотчётным лицам.

2.Расчёты с подотчётными лицами, получившими средства под отчёт на хозяйственные нужды

В организации должен быть приказ руководителя (или иной локальный акт), в котором определён перечень работников, имеющих право получать денежные средства под отчёт; срок, на который выдаются денежные средства и срок представления авансового отчёта. Как правило, денежные средства выдаются на срок, не превышающий один месяц. Исключение может быть для организаций, которые осуществляют торгово-закупочную деятельность, например, осуществляют закупку сельскохозяйственной продукции у населения. В таких организациях средства под отчёт могут выдаваться и на более длительный период времени. Последовательность операций следующая:

1)подотчётное лицо оформляет заявление на получение подотчётной суммы. В заявлении указывается целевое назначение средств, предполагаемая сумма расходов;

2)на основании заявления подотчётное лицо получает аванс в кассе организации;

3)производит необходимые расходы;

4)в установленные сроки представляет авансовый отчёт;

5)в случае перерасхода подотчётному лицу должен быть погашен долг; если у подотчётного лица образовался остаток подотчётной суммы, то он должен быть внесён в кассу организации.

На имя подотчётного лица может быть оформлена доверенность и в этом случае работник будет совершать сделки от имени организации. Это повлияет на форму документов, которые будет оформлять продавец. Например, если у работника доверенность отсутствует, то продавец ему выдаёт чек ККТ и товарный чек. Чек ККТ подтверждает факт оплаты стоимости приобретённых товаров, в товарном чеке указывается, какие материальные ценности приобретены. Может только чек ККТ, если в нём расшифрован перечень приобретённых товаров. Если у работника имеется доверенность, то продавец будет оформлять накладную, счёт-фактуру, чек ККТ.

В организациях нередки случаи, когда работник приобретает материальные ценности на личные средства без получения аванса. Налоговые органы такую сделку могут квалифицировать следующим образом – операций с подотчётным лицом не было, а должен быть оформлен акт закупки товаров у физического лица. В этом случае работник должен вести учёт доходов, полученных от продажи имущества и по окончании года заполнить налоговую декларацию по НДФЛ по месту своей регистрации.