3.Требования к оформлению первичных документов

Первичные документы, которые используются для отражения операций по кассе, утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. №88.

Поступление денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером и кассиром. При проведении расчётов в случае продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг выдаётся чек ККТ и может одновременно оформляться приходный кассовый ордер, в случаях, установленных законодательством, выдаются бланки строгой отчётности.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром. В обязательном порядке должна быть подпись лица, получившего деньги. Выдача заработной платы производится по платёжной или расчётно – платёжной ведомости или платёжной ведомости. Денежные средства могут быть получены по доверенности. Доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение денег и других имущественных ценностей должна быть подписана главным бухгалтером. Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет. Если срок не указан, то доверенность действительна в течение года. Доверенность, в которой не указан срок её совершения, ничтожна. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает.

Приходные и расходные кассовые ордера нумеруются в порядке номеров (нумерация с начала календарного года), регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, должны быть составлены в момент совершения операции. Кассовые документы должны быть погашены штампом «Получено» или «Оплачено», что исключает возможность их повторного использования. Никакие исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (п.22 Порядка ведения кассовых операций). Каждое предприятие ведёт только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью (п.23 Порядка ведения кассовых операций). Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчётом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговорённые исправления не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию в качестве отчёта кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Проблемы ведения кассовой книги возникают у организаций, имеющих обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации или находятся в другом городе. Специалисты предлагают несколько вариантов ведения кассовой книги:

1)ведение отдельных разделов кассовой книги в обособленных подразделениях. Данный порядок документооборота должен быть предусмотрен в приказе «Об учётной политике». В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел кассовой книги, и кассир подразделения самостоятельно выписывает приходные и расходные кассовые ордера со своей специфической нумерацией. Приказом руководителя необходимо установить периодичность передачи отдельных разделов единой кассовой книги, кассовых отчётов с приходными и расходными документами, а также других первичных кассовых документов из обособленных подразделений в бухгалтерию головной организации. В случае, когда подразделение не выделено на отдельный баланс, в бухгалтерию головной организации передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделов кассовой книги. Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и имеет отдельный расчётный счёт, то в бухгалтерию головной организации передаются копии первичных документов и разделов кассовой книги, заверенные печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения;

2)ведение отдельной кассовой книги обособленными подразделениями. Первичные документы по кассовым операциям оформляются обособленными подразделениями отдельно от документов головной организации и имеют собственную нумерацию. Используется такой способ, как правило, в отношении обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчётный счёт;

3)ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых ордеров. При указанном способе ведения кассовых операций головная организация заполняет кассовую книгу, заранее резервируя диапазоны приходных и расходных кассовых ордеров. Подобный способ могут применять организации, когда возможно достаточно точно определить количество используемых бланков. Существует риск применения штрафных санкций за несвоевременную сдачу неиспользованных наличных денег в кассу, а также возможна ситуация, когда номер кассового ордере на раннюю дату может оказаться больше номера кассового ордера другого подразделения на позднюю дату;

4)ведение в обособленных подразделениях операционной кассы. В этом случае в учётной политике можно предусмотреть, что основная касса расположена по месту нахождения головной организации, а в территориально удалённых обособленных подразделениях открываются операционные кассы, установить периодичность передачи остатков денежной наличности из операционных касс в кассу головной организации.

Подобная организация кассовых операций всегда будет сопряжена с риском предъявления претензий со стороны контролирующих органов – банков и налоговых органов. Их позиция однозначна – нельзя изменить положение пункта 23 Порядка ведения кассовых операций. ФНС даёт следующие рекомендации: документооборот между головной организацией и филиалом следует организовать таким образом, чтобы данные о кассовых операциях поступали в головную организацию в момент их совершения, что позволяют сделать современные средства связи.