5. Фоно (аудио) документирование
Научившись с помощью письма закреплять и передавать информацию во времени и пространстве, человек с давних пор пытался зафиксировать на материальном носителе свою речь, звук. Решение этой задачи во многом было продиктовано общественными потребностями. Дело в том, что звукозапись позволяет в несколько раз ускорить процесс документирования.
Механическая звукозапись на протяжении многих десятилетий была основным способом фонодокументирования, пока не уступила место магнитной звукозаписи.
Идею о возможности использования явления остаточной намагниченности для записи звука высказал ещё в 1870 г. Смит. Первый аппарат магнитной записи, названный телеграфоном, был запатентован в 1898 г. Его изобрёл и построил датский инженер В.Поульсен, использовавший для записи звука остаточное намагничивание стальной проволоки или ленты. Однако низкое качество звука не позволяло использовать это изобретение в практических целях на протяжении трёх десятков лет. Оно оказалось востребованным лишь в первой половине 1930-х годов, после того как были изобретены порошковая магнитная лента и электронные усилители записи и воспроизведения сигналов, обусловившие появление магнитофона68. Электромагнитная запись звука дала возможность не только документировать человеческую речь, но и корректировать записи. В дальнейшем происходило непрерывное совершенствование магнитной записи, а также соответствующей аппаратуры и материальных носителей.
Кроме механического и магнитного, был изобретён также фотографический способ записи звука, до 1950-х годов использовавшийся в кинематографе. Этот способ основан на изменении яркости или ширины светового луча, направленного на движущуюся киноплёнку, в зависимости от изменения звуковых колебаний. После соответствующей обработки на киноплёнке образуется звуковая дорожка (фотографическая фонограмма).
Результатом фоно(аудио)документирования являются фонодокументы - документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи69. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.
6. Документирование с применением электронно – вычислительной техники
Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра).
С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.
С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.
С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин "электронный документ".
Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).