1.3 Облік матеріалів складі й у бухгалтерії

Задля більшої виробничої програми відповідними матеріальних ресурсів для в виробничих організаціях створюються спеціалізовані склади для зберігання окремих видів матеріалів. Кожному складу наказом з організації присвоюється постійний номер, що згодом обгрунтовується всіх документах, які стосуються операціям даного складу. Склади мають забезпечуватися справними вагами; вимірювальними приладами й мірною тарою [11, з. 541].

На складах (в комор) матеріали розміщуються за секціями, а всередині них — за групами, типам і сортів в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полицях, осередках, піддонах, що забезпечує швидку їх прийомку, відпустки і контролю над відповідністю фактичного наявності встановлених норм запасу (ліміту).

Облік матеріалів складі здійснює завідуючий складом (комірник), є матеріально відповідальним обличчям (далі МОВ). Його приймають на узгодження з головний бухгалтер організації. З комірником полягає по встановленої формі типовий договору про повної індивідуальної матеріальну відповідальність.

Кожна номенклатурний номер матеріалів комірник заповнює матеріальний ярлик, який прикріплюється доречно зберігання матеріалів. У матеріальному ярлику вказуються найменування матеріалів, номенклатурний номер, одиниця виміру, ціна, і ліміт наявності матеріалів.

Облік руху, і залишків матеріалів ведуть у картках обліку матеріалів (форма №М-17). Кожна номенклатурний номер відкривають окрему картку. Такий облік, званий сортовим, здійснюють лише у натуральному вираженні.

Картки відкривають в бухгалтерії і записують їх у них такі дані: номер складу, найменування матеріалів, їх марку, сорт, профіль, розмір, одиницю виміру, номенклатурний номер, дисконтну ціну й ліміт; потім передають складу, де комірник заповнює колонки приходу, витрати і залишку матеріалів. Запис в картках комірник робить виходячи з первинних документів (прибуткових ордерів, вимог, накладних тощо) щодня скоєння операцій, після кожного запису виводячи залишок матеріалів. Завдяки цьому склад має оперативними відомостей про змозі їх запасів. Якщо залишок матеріалів перевищить або нижчий від доведену норму запасів, завідуючий складом зобов'язаний повідомити це у службу постачання (менеджерів).

Первинні документи після запис їхніх даних в картки обліку матеріалів передають у бухгалтерію.Лимитно-заборние карти передають принаймні використання ліміту, але з пізніше першого числа наступного місяці.Сдачу документів оформляють реєстром, у якому вказують найменування і номерисдаваемих документів.

У цехах, мають комори, соціальній та підзвітних службах і підрозділах (пункти, відділення) матеріально відповідальні особи (завідувачі пунктами і відділеннями, майстра) становлять місячні звіти про залишках і рух матеріалів підзвіті і представляють їхні в бухгалтерію. У звітах містяться відомостей про залишках матеріалів початку місяці їхній надходження, витратах і залишку наприкінці місяці. Вони поруч із фактичним витратою матеріалів вказують їх витрата за нормою. Нормативний витрата матеріалів розраховують в бухгалтерії, де виробляють, ще, і таксування звіту. З використанням матеріальних звітів зайвими у складанні інших документів на витрата матеріалів. Разом про те спрощується облік матеріалів підзвіті, оскільки як регістрів аналітичного обліку використовуються звіти матеріально відповідальних осіб.

Усі первинні документи з руху матеріалів зі складів і підрозділів організації вступають у бухгалтерію. На стадії облікового процесу працівники бухгалтерії зобов'язані здійснювати дієвий контролю над законністю, доцільністю і правильністю документального оформлення операцій із руху матеріалів.

Є кілька варіантів обліку матеріалів бухгалтерії.

За першого варіанті в бухгалтерії відкривають на вид і сорт матеріалів картки аналітичного обліку, у яких записують виходячи з первинних документів операції з надходженню і витраті матеріалів. Ці картки від карток складського обліку тільки тим, що облік матеріалів них ведуть у натуральному, а й у грошах. Після закінчення місяці по підсумковим даним карток становлять сортовіколичественно-суммовие оборотні відомості аналітичного обліку, і звіряють його з оборотами і рештками на відповідних синтетичних рахунках та даними карток складського обліку.

При другому варіанті все прибуткові витратні документи групують по номенклатурним номерам, і наприкінці місяці підраховані у документах підсумкові даних про вступі і витратах кожного виду матеріалів записують їх у оборотні відомості,составляемие в натуральному і грошах в кожному складу окремо у межах відповідних синтетичних рахунку також субрахунків. Цього варіанта менш трудомісткий, оскільки зайвими ведення карток аналітичного обліку. Але облік й у разі залишається громіздким, що у зворотний відомість доводиться записувати сотні, котрий іноді тисячі номенклатурних номерів матеріалів.

Більше прогресивним є оперативно-бухгалтерський, чи сальдовий, метод обліку матеріалів. Присальдовом методі бухгалтерія не дублює складської сортовий облік ні з окремих картках аналітичного обліку, ні з оборотних відомостях, а використовують у ролі регістрів аналітичного обліку картки обліку матеріалів, які проводяться на яких складах. Щодня чи інші встановлених термінів (зазвичай, не менше рази на тиждень) працівник бухгалтерії перевіряє правильність записів комірника в картках обліку матеріалів й неоднозначно підтверджує їх підписом самих картках. Наприкінці місяці завідуючий складом, а окремих випадках працівник бухгалтерії переносить кількісні дані про залишках першу число місяці в кожному номенклатурного номера матеріалів з карток обліку матеріалів відомість обліку залишків матеріалів складі (без оборотів приходу і витрати). Після перевірки і візування працівником бухгалтерії відомість залишків передають у бухгалтерію, де залишки матеріалівтаксируют за обліковими цінами та виводять їх підсумки щодо окремих облікованим групам матеріалів у цілому за складом.

Присальдовом методі обліку матеріалів що надійшли в бухгалтерію первинні документи з руху матеріалів після перевірки ітаксировки розкладаються у контрольній картотеці окремо по приходу і витраті у межах складів і номенклатурних груп матеріалів. Після закінчення місяці картотеку використовують із складання групових оборотних відомостей всуммовом вираженні в кожному складу окремо. Таких груп у випадку великих фундацій буває кілька десятків. Дані цих відомостей звіряють зі вартісними даними відомості залишків і із результатами записів в регістрах синтетичного обліку.

>Сальдовий метод обліку матеріалів одна із найефективніших, особливо за умов ручний обробки дисконтних даних, і малої механізації обліку.

З використанням комп'ютерів всі необхідні регістри присальдовом методі обліку матеріалів (групові оборотні відомості, відомості залишків,сальдово-сличительние відомості) складаються автоматично.

Аналітичний облік матеріалів бухгалтерії із застосуванням комп'ютерів можна проводити і з допомогою складання сортових оборотних відомостей по номенклатурним номерам виходячи з вступників первинних документів. Звірка зі складським урахуванням у разі здійснюється вручну. При перенесення даних із карток складського обліку в комп'ютер з їхньої основі розробляється сортоваоборотно-сличительная відомість, у якійсопоставляются вихідний залишок матеріалів (кількісним ісуммовом вираженні) по первинним документам, за картками складського обліку, і виявляються відхилення між тими даними.

Викладені варіанти аналітичного обліку матеріалів із застосуванням комп'ютерів мають істотними недоліками, оскільки засальдовом методі трудомісткою є розробка групових ісальдово-сличительних відомостей для звіряння даних бухгалтерського і складського обліку безпосередньо з допомогою машин. Під час упорядкування лише сальдової відомості звіряння з картками складського обліку виробляється вручну, значно утрудняє пошук і освоєння виявлення помилок.

Нині розроблено кілька варіантів програм обліку виробничих запасів із застосуванням комп'ютерів, де ці проблеми успішно вирішені.

Глава 2. Документальне оформлення обліку руху матеріалів для підприємства ТОВ ">Монострой"