Вопрос 4. Определение объема и стоимости план-х работ

Когда определена общая стоимость работ, не трудно составить смету расходов, требуемую для проведения работ по созданию конечного продукта. Именно сама работа, а не сроки ее исполнения определяет стоимость работ. Для многих организаций сделать это затруднительно, т.к. персонал получает зарплату ежемесячно, а менеджер не планирует и не отслеживает расходы на зарплату. Однако если представить работу в единицах времени (час), то можно будет провести сравнительный анализ самих проектов, и решить, какой из проектов заслуживает продолжения. Сравнение запланированных и реальных затрат на оплату труда помогает нам понять, на сколько мы близки или далеки от существующего плана. Существует целый ряд затрат, которые следует принимать во внимание при планировании бюджета проекта.

Виды затрат. *Прямые затраты относятся непосредственно к проекту. Это расходы, которые несет организация в связи с тем, что она реализует проект. Чтобы проверить, является ли предполагаемые расходы прямыми затратами, представьте, что проект более не существует в вашей организации. Если соответственно отпадет надобность в этих расходах, то их можно считать прямыми. *Косвенные затраты. Существует ряд затрат, которые несет организация, вне зависимости от количества проектов, реализуемых организацией в данный период времени. Затраты, не связанные напрямую с проектами, называют косвенными. Это оплата за пользование инфраструктурой, поддержку персонала и т.д. К примеру, следует производить оплату за отопление, не зависимо от того, ведет ли организация пять или десять проектов, а может и вовсе не ведет. Затраты на оплату труда относятся к прямым затратам. Оплачивается труд людей, которые непосредственно работают в рамках ИСР, а также тех сотрудников проекта, которые оказывают им поддержку.  Нетрудовые затраты могут производиться на материалы, инструменты, приобретенные или взятые в лизинг, расходы на проезд к заказчику и т.д. Характер нетрудовых затрат впрямую зависит от проекта. Строительный проект, например, несет значительные нетрудовые затраты в виде затрат на оборудование, необходимого для процесса строительства. *Фиксированные затраты не меняют своей величины. К примеру, если было взято оборудование для испытаний в аренду на один день, а испытания были проведены за 4 часа, то оплата аренды взимается за целый день. *Накладные расходы (overhead) или другими словами косвенные расходы. Они также называются «общими и административными» (G&A), или SADA – (sales, advertising, distribution, administration). Подобные затраты существуют постоянно и не связаны впрямую с каким-либо отдельным проектом. Информация о типах затрат приведена здесь для того, чтобы подчеркнуть степень влияния менеджера проекта на объем затрат. Что касается косвенных затрат, например оплата отопления или света, сократить их невозможно. Более вероятно повлиять на прямые затраты, например приглашать не самых высокооплачиваемых консультантов. Итак, степень влияния на затраты варьируется в зависимости от статьи расходов.  Принципы разработки проектной сметы. *Принцип «сверху – вниз». Если приступить к составлению сметы, ориентируясь на самый высокий уровень планируемых результатов, то следует сказать, что этот метод требует меньше времени, однако точность расчетов будет недостаточной. Специалист, имеющий опыт составления проектной сметы возможно и сможет выполнить эту работу с большой точностью, однако есть риск того, что будут упущены некоторые из планируемых результатов. Принцип оценки стоимости «сверху вниз» (top down estimate) используется для оценки затрат на более ранних стадиях проекта, а именно в тот момент, когда информация о проекте еще очень ограниченна. Смысл такой обобщенной экспертной оценки в том, что она производится в общих чертах, и проект оценивается практически по одному показателю. Оценка удобна тем, что не требует больших усилий и времени. Недостатком же является не очень высокая точность оцениваемых затрат, чего можно добиться при использовании принципа «снизу – вверх». *Принцип «снизу – вверх». Руководствуясь принципом «снизу-вверх», следует начинать с самого нижнего уровня планируемых результатов, определить объем работ и стоимость по каждому из них. Данный принцип имеет ряд преимуществ. *Точность оценки выше, т.к. подсчитываются небольшие компоненты проекта. Использование данного принципа позволяет найти компромисс между требуемыми сроками, ресурсами и содержанием проекта, т.к. каждый планируемый результат нижнего уровня в ИСР имеет соответствующую стоимость и сроки выполнения. Руководствуясь принципом «снизу-вверх» мы можем планировать и управлять проектом с большей точностью и эффективностью. Сам процесс построения сметы приводит к росту заинтересованности к результатам проекта у членов команды. Заинтересованность может возрасти еще больше, если сотрудников попросить самостоятельно поработать над сметой. В ходе работы над сметой становятся более понятными некоторые моменты, вызывающие вопросы и опасения. Мы стремимся понять, какие из планируемых результатов были пропущены, а также правильно представить себе конечные результаты проекта и оценить их. Принятие согласованной со всеми заинтересованными сторонами проекта сметы, по какому-либо из планируемых результатов содержит некоторую степень риска, однако, лучше разрешить все вопросы на этапе составления сметы, чем решать их в ходе реализации проекта. Сметные методики. Существует ряд сметных методик, которыми можно воспользоваться на этапе оценки проекта. Методики применимы в обоих подходах к составлению сметы (сверху вниз и снизу вверх). Каждая методика имеет свои достоинства и недостатки, и менеджер проекта должен сделать выбор в зависимости от обстоятельств. Функциональная методика При использовании данной методики следует в первую очередь определить профессиональные знания и умения, необходимые для реализации проекта, а также оценить ставки и стоимость работ. Необходимо определить количество требуемых специалистов, а также решить, как долго они должны работать в проекте. Умножая количество специалистов на предполагаемые ставки и время работы в проекте, мы получим сумму предполагаемых затрат на оплату специалистов проекта. Методика функционального подхода достаточно прямолинейна и не очень точна. Данный подход не ориентируется на планируемые результаты проекта и не учитывает данные ИСР. Это чисто функциональный подход, определяющий области знаний, необходимые для выполнения работ по проекту. В процессе составления сметы есть риск упустить детали, т.к. данный подход не учитывает все содержание проекта. Мы также лишены возможности увязывать такие величины, как содержание - стоимость – сроки работ. Функциональная методика является основой для составления сметы по принципу «сверху-вниз» и имеет характерные ей достоинства и недостатки.  Параметрическая методика Способ параметрической оценки также является разновидностью метода «сверху вниз». Степень точности данного способа, как правило, сопоставим со степенью точности, получаемой при использовании метода оценки «по аналогу». В основе методики параметрической оценки лежит определение того параметра или параметров проекта, изменение которых приводит к пропорциональному изменению стоимости проекта. В математическом плане параметрическая модель оценки строится на основе одного или нескольких параметров. Значения заданных параметров вводятся в модель расчета, в результате чего получают оценку стоимости проекта. В тех случаях, когда параметрические модели различных проектов совпадают, и величину затрат и значения самих параметров легко подсчитать, мы можем повысить степень точности параметрической оценки. Например, в случае, когда у нас имеются два законченных проекта, причем стоимость одного из них больше стоимости оцениваемого проекта, а стоимость другого – меньше, и параметрическая модель справедлива для обоих выполненных проектов, то точность параметрической оценки стоимости предстоящего проекта и надежность использования параметра будут достаточно высокими. Оценку можно производить также с использованием более чем одного параметра. В этом случае может возникнуть необходимость приписать каждому из параметров, в зависимости от его значимости, определенный весовой коэффициент, что дает возможность получить наиболее вероятную оценку стоимости. Методика оценки «по аналогу» Методика оценки «по аналогу» является одной из разновидностей способов оценки «сверху вниз». Суть ее заключается в том, что для предсказания стоимости оцениваемого проекта используются фактические данные о стоимости ранее выполненных проектов. В основе этого метода лежит утверждение, что все проекты в чем-то схожи между собой. Чем больше сходство между проектом-аналогом и оцениваемым проектом, тем больше вероятность получения точной оценки. При сравнении двух аналогичных проектов необходимо составить перечень сходных элементов и различий, что позволит нам правильно определить сроки исполнения и стоимость нового проекта. Следует учесть, что в реальной жизни не бывает двух одинаковых проектов. Даже, если при сравнении, проекты действительно окажутся идентичными, то отличие их будет состоять во времени их реализации, а это уже подразумевает отличия. Менеджеры, не желающие учитывать эти различия, могут столкнуться с большими проблемами в ходе реализации проекта.