Тема урока «Сортировка и фильтрация в электронных таблицах»

Электронные таблицы часто используют для ведения баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но их бывает достаточно. Таблица состоит из столбцов и строк. Если таблица является базой данных, то столбцы являются полями, а строки записями. Программа электронных таблиц позволяет производить сортировку и фильтрацию данных. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию, при этом количество записей не изменяется. Фильтрация – это отбор и отображение записей, обладающих определенными свойствами, при этом количество записей изменяется в соответствии с заданными параметрами.

Сортировка

Можно отсортировать данные в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем полям.

Для каждого столбца можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.

Возрастающий порядок сортировки:

- Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

- Значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего значения.

- Текст будет отсортирован по алфавиту. При этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.

- При сортировке в возрастающем порядке логических значений сначала будет отображено значение ЛОЖЬ, а затем – значение ИСТИНА.

- Значения ошибки будут отсортированы в том порядке, в котором они были обнаружены (с точки зрения сортировки все они равны).

- Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

Убывающий порядок сортировки:

В случае убывающего порядка сортировки программа сортирует записи в обратном описанному выше порядке. Только пустые ячейки по-прежнему будут отображены в конце списка.

Пользовательский порядок сортировки:

Определяется заданным пользовательским списком (созданным пользователем). Для сортировки необходимо:

1. Выделить диапазон (таблицу), данные которого (ой) необходимо отсортировать.

2. Выбрать команду Данные ► Сортировка ►Диалоговое окно Сортировка диапазона.

3. Из раскрывающегося списка Сортировать по выбирается название столбца таблицы, данные которого будут использованы в качестве первого уровня сортировки.

4. В поле Затем по аналогичным образом указывается второй уровень сортировки.

5. В поле В последнюю очередь по — третий, последний уровень.

Например, если требуется отсортировать список сотрудников, то в качестве первого уровня сортировки можно указать фамилию, в качестве второго — имя, а третьего — отчество. Необязательно включать все уровни сортировки — можно настроить только один или два из них. Тогда в незадействованных полях нужно указать Не сортировать. Справа от каждого из перечисленных полей расположен переключатель, с помощью которого устанавливается необходимое направление сортировки. Возможен выбор одного из двух вариантов: по возрастанию или по убыванию. Направление сортировки можно указывать отдельно для каждого уровня независимо от всех остальных.

В нижней части диалогового окна Сортировка диапазона расположен переключатель Идентифицировать поля по. Если он установлен в положение Подписям (первая строка диапазона), то при сортировке данных первая строка таблицы будет не учитываться. Это необходимо, когда в первой строке диапазона содержатся не данные, а названия столбцов. Если же строки с именами столбцов в таблице нет, а сразу идут данные, то этот переключатель нужно установить в положение Обозначениям столбцов листа.

С помощью кнопки Параметры выполняется переход в режим настройки дополнительных параметров сортировки. При ее нажатии открывается окно Параметры сортировки. Из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу можно выбрать нестандартный порядок сортировки. Такая сортировка может учитывать, например, названия дней недели или месяцев. При установленном флажке Учитывать регистр в процессе сортировки будет учитываться регистр символов (прописные или строчные). Если необходимо отсортировать строки по значениям одного или нескольких столбцов таблицы, нужно установить переключатель Сортировать в положение Строки диапазона. Если же нужно отсортировать столбцы по значениям одной или нескольких строк таблицы, то данный переключатель следует установить в положение Столбцы диапазона.