Тема 5. Современные тенденции организации и проведения деловых совещаний

1. Сущность и виды деловых совещаний.

2. Преимущества и недостатки деловых совещаний.

3. Организация и проведение делового совещания.

4. Роль председателя (ведущего) делового совещания.

5. Правила поведения на совещании.

1. Сущность и виды деловых совещаний

Деловое совещание — собрание заинтересованных лиц с целью обсуждения заранее определенных вопросов, обмена информацией, либо выработки совместного решения по конкретным проблемам.

Рассмотрим типологию деловых совещаний, в рамках которой выделяют следующие классификации совещаний: по назначению, по сфере применения, по тематике, по стилю проведения.

По назначению выделяют следующие виды совещаний.

Информативное собеседование. Каждый участник кратко док­ладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать по­дачи письменных отчетов и дает возможность всем получить пред­ставление о состоянии дел в учреждении.

Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения орга­низации, для принятия решения по конкретной проблеме.

Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

Существует и ряд дру­гих классификаций совещаний, в том числе по сфере применения:

в науке — конференции, семинары, симпозиумы, заседания уче­ных советов;

в политике — съезды партий, пленумы, митинги.

По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые.

По стилю проведения выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организа­ции. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание — разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслуши­вает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мне­ния относительно позиций других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация — от лат. «отделение», «уда­ление») состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председа­тельствующего.

Дискуссионное совещание имеет демократический характер. Происходит свободный обмен мнениями, после кото­рого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений.

Сво­бодное совещание проводятся без четко сформулированной повес­тки дня.

2. Преимущества и недостатки деловых совещаний

Совещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки. Преимущества совещания:

• Совещание позволяет добиться согласованного решения принципиальной пробле­мы, получить одобрение тех или иных действий;

• Принятие коллективного решения значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.

• Позволяет проинструктировать группу людей по методам и процедуре вы­полнения предстоящей работы.

• Коллективное решение учитывает различные точки зрения и по­зиции, имеющиеся среди сотрудников.

Недостатки совещания таковы.

• На совещании появляется реальная опасность «заговорить» ре­шение.

• Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на под­держание функционирования фирмы и редко направлено на прин­ципиальное изменение ее деятельности и развитие.

• Требуют значительных затрат времени и средств;

• Отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не все­гда обусловлены производственной необходимостью.